11 vinkkiä ketterään laadunhallintaan

Laadunhallinta vaatii pitkäjänteisyyttä ja systemaattisuutta, mutta se ei kuitenkaan tarkoita, että asioita täytyisi tehdä hankalasti ja hitaasti. Myös toiminnan kehittämisessä vauhti on valttia ja esimerkiksi ketterillä kokeiluilla voidaan saada kehitystyöhön potkua. Listaan ohessa ajatuksiani niistä asioista, joilla kokemukseni mukaan organisaatiot joko onnistuvat vauhdittamaan kehitystä tai hidastamaan sitä julmetusti.

1. Älä unohda PDCA-ympyrää

PDCA-ympyrä on työkaluna ja ajattelumallina melko yksinkertainen. Siitä huolimatta sama ajattelu on edelleen kaiken laatutyön, laatumallien ja standardien taustalla. Laatupäällikön vastuulla on usein pitää PDCA-ympyrä pyörimässä organisaation eri tasoilla. Laadunhallinnan ketteryyden voidaankin ajatella olevan se vauhti, jolla eri PDCA-syklit organisaatiossa toimivat.

2. Pidä PDCA-ympyrä tasapainossa

PDCA-ympyrän neljää vaihetta voidaan pitää myös organisaation laadunhallinnan ja toiminnan kehittämisen maturiteettitasoina. Ensin opetellaan suunnittelemaan, sitten toteuttamaan suunnitelmia. Seuraavaksi kehitetään mittaajina ja lopuksi kehittyjinä. Eri organisaatiot painottavat eri alueita eri tavalla. Osa on hyviä suunnittelemaan, kun taas toiset loistavat toteuttajina. Ketterä PDCA-sykli on tyypillisesti tasapainoinen, eikä mikään yksi alue dominoi sitä liikaa.

3. Pitäydy suunnitelmassasi

Syklin Do-vaiheen haaste on usein se, että malttaa pitäytyä alkuperäisessä suunnitelmassa. Ajan kuluessa kiusaus parantaa ja kehittää alun perin suunnitteluja asioita tekemisvaiheessa voi olla suuri. Suosittelen kuitenkin mahdollisuuksien mukaan pitäytymään alkuperäisessä suunnitelmassa, ellei sen muuttamiselle ole selkeää tarvetta. PDCA-sykli, joka hyppii liikaa edestakaisin kahden ensimmäisen vaiheen välillä, ei välttämättä koskaan pääse arviointiin ja parantamiseen. Tällöin puolet toiminnan kehittämisen kannalta hyvin tärkeästä tekemisestä jää väliin.

4. Tuo esiin laadunhallinnan tulokset

Monilla organisaatioilla ei ole selkeitä mittareita laadunhallinnalle. Erityisesti palvelu-, ja julkisella sektorilla laatutyölle ei ole asetettu selkeitä mitattavia tavoitteita. Sertifikaatti seinällä on konkreettinen tavoite, mutta se ei usein juuri kerro mitään laadunhallinnan vaikuttavuudesta. Konkreettiset mittarit, kuten prosessiparannuksien määrä, läpimenoaika tai asiakaskokemus kannattaa mahdollisuuksien mukaan linkittää laadunhallintaan. Ketterä laadunhallinta on tulosohjautunutta.

5. Dokumentoidako vai ei?

Ketterässä laadunhallinnassa ei dokumentoida mitään turhaa. Aina ei kuitenkaan ole ihan selvää, onko jonkin ohjeen tai prosessikuvauksen tekeminen turhaa vai ei. Voit käyttää seuraavia apukysymyksiä tukena, jos et ole varma vastauksesta. Yksikin kyllä-vastaus puoltaa dokumentin tekemistä. Jos yhteenkään ei tule positiivista vastausta, kannattanee dokumentointi jättää tekemättä.

• Vaatiiko jokin standardi tai asetus dokumentointia?
• Lukeeko joku dokumentin? Kuka, milloin ja missä tilanteessa?
• Onko dokumentti työyhteisön kannalta tärkeä? Aiheuttaako sen puute työyhteisössä epävarmuutta tai sähläystä?
• Onko dokumentointiin kuluva aika kohtuullinen siitä saataviin hyötyihin nähden?

6. Tee tehokkaita ohjeita

Ohjeiden kirjoittaminen on oma taitolajinsa. Seuraavilla vinkeillä teet ohjeistasi napakoita, selkeitä sekä lyhyempiä:

• Kirjoita kokonaisia lauseita.
• Vältä konditionaaleja, adjektiiveja ja passiiveja.
• Käytä oman organisaatiosi kieltä, kirjoita kollegoillesi.
• Kirjoita siten, ettei tekstiä voi pahantahtoisestikaan ymmärtää väärin.
• ”Me”-tyyli on selkeä ja helppolukuinen.
• Minimoi tekstin määrä. Hyödynnä kuvia, videoita ja taulukoita.

7. Älä vaadi liikaa yhdenmukaisuutta

Ohjeiden ja muiden dokumenttien omistajuus on ketterässä laadunhallinnassa usein muilla henkilöille, kuin laatupäälliköllä. Mitä laajempi määrä ihmisiä organisaatiosta osallistuu ohjeiden ja kuvausten tekemiseen, sitä kirjavampi kattaus erilaisia kuvaustyylejä on myös käytössä. Asioita sopii toki jonkin verran standardoida, mutta liian tiukkaa samaan muottiin pakottamista kannattaa välttää. Mikäli omistajuus oikeasti halutaan laatuyksikön ulkopuolelle, niin tarkoittaa se käytännössä myös kuvaustyylin omistajuudesta luopumista. Yhdenmukainen ulkoasu on tyylikästä, mutta sisällön ymmärrettävyys, ajantasaisuus ja selkeys ajavat sen edelle.

8. Pura muureja kehittämisen tieltä

Mikäli organisaatiossa on käytössä kehitysprojektien hallintamalli useilla erilaisilla porteilla varustettuna, kannattaa sitä tarkastella kriittisesti. Toiminnan kehittämisen tulee toki olla hallittua ja systemaattista, mutta liika byrokratia ja jäykkyys hidastavat kehittämistä. Lisäksi se ei rohkaise henkilöstöä osallistumaan kehitystyöhön. Varsinkin pieniin prosessiparannuksiin tulisi tarvita mahdollisimman vähän lupia ja katselmointeja (toki hieman prosessin luonteen ja kriittisyyden mukaan).

9. Uskalla rajata pienen pieniä kehitysprojekteja

”Elefantti kannattaa syödä paloina” on mantra, jonka kaikki tietävät, mutta jota harva noudattaa. Kehitysprojekteista paisuu edelleen melkoisia mammutteja, jossa laitetaan kerralla kuntoon sisäinen viestintä, johtaminen tai strategiatyö. Tällaiset projektit harvoin valmistuvat, koska myös projektin päätepistettä on vaikea määrittää. Projekti päättyy, kun johtaminen on parempaa? Erittäin napakan projektin rajauksen saa aikaan siten, että valitsee yhden toimintavan, ja siitä vielä yhden PDCA-syklin vaiheen. Esimerkiksi voitaisiin kehittää sisäisen viestinnän sijaan vuotuisten tavoitekeskustelujen Do-vaihetta, tavoitteena nostaa keskustelujen käymän henkilöstön osuus 75 prosentista 90 prosenttiin. Alla on visuaalinen esimerkki kehitysprojektin rajauksesta.

10. Laatutyökaluja ja tekniikoita on paljon – käytä niitä

Erilaisia laadun työkaluja ja fasilitointitekniikoita on tarjolla pilvin pimein ja usein laatupäälliköt näitä hyvin osaavatkin. Usein ne jäävät kuitenkin käyttämättä syystä tai toisesta. Sen sijaan, että kehityspalaveri fasilitoidaan tehokkaasti työkalujen avulla, kerääntyy projektiryhmä usein vain keskustelemaan aiheesta. Työkalut eivät ole itsetarkoitus, mutta sopivien työkalujen valinnalla kehityspalavereihin ja kehitystyöhön saadaan aivan uudenlaista puhtia. Niitä kannattaa kokeilla ja hyödyntää tositilanteissa mahdollisimman paljon.

11. Rakenna systemaattinen kehitysprojektien seuranta

Monista organisaatioista puuttuu kehitysprojektien systemaattinen seuranta kokonaan. Kun kehitysprojekti on aloitettu ja projektipäällikkö nimetty, jää hän usein yksin projektinsa kanssa. Esimies saattaa silloin tällöin asiasta kysäistä. Tämä ei motivoi viemään projektia eteenpäin. Sen sijaan kannattaisi rakentaa säännöllinen katselmointikäytäntö, jossa projektipäällikkö esittelee lyhyesti projektin etenemisen esim. johtoryhmälle tai projektin sponsorille. Kerran kvartaalissa tai kuukaudessa voi olla ihan hyvä väli. Tasaisella katselmoinnilla projektipäällikkö saa tarvittaessa tukea ja apua sekä projektia uhkaavat tekijät saadaan tehokkaasti kiinni ennen kuin projekti on kriittisellä polulla. Kiinnostus luo vauhtia.

Monet laadunhallinnan haasteista ovat itse aiheutettuja. Yksinkertaisista asioista on tehty monimutkaisia mörköjä, joita kukaan ei enää ymmärrä. Jotenkin se vaan on helpompaa rakentaa monimutkaisia kokonaisuuksia, kuin yksinkertaisia toimintamalleja. Kannattaa siis tarkastella omia rakenteita kriittisesti ja kehittää niitä mahdollisimman yksinkertaiseen suuntaan. Helposti ymmärrettävä toiminta tuppaa usein olemaan myös ketterää.