Blogi

3 + 30 syytä rakentaa tiedonhallintamalli ARC-ohjelmiston avulla

Julkaistu 19.11.2020 kirjoittaja Ella Lindroos

Tiedonhallintamallin rakentaminen on käytännössä prosessien ja tavan rakentaminen, jonka avulla organisaatio pystyy suunnittelemaan miten muutokset vaikuttavat sen toimintaan.

Mallin rakentamista voikin lähestyä joko yksittäisenä ja kertaluontoisena projektina tai laajempana kokonaisuutena. Suosittelemme kallistumaan viimeisimpään vaihtoehtoon, sillä sitä kautta mahdollistat mallin tuottavan hyötyä koko organisaatiolle ja sen sidsoryhmille.

Millaisia hyötyjä ja etuja ARC-ohjelmisto tuottaa tiedonhallintamalliin?

ARC-ohjelmiston avulla luot abstraktista kokonaisuudesta visuaalisen kokonaisuuden, jonka avulla ymmärrät organisaation tiedonhallintamallia, kehität toimintaa ja luot edellytykset tietopohjaiselle päätöksenteolle.

ARC-ohjelmiston avulla rakennat organisaatiollenne tiedonhallintamallin, jota pystytte päivittämään, muokkaamaan ja kehittämään eteenpäin. Ohjelmistoa voidaan hyödyntää myös tietoturvallisuudessa, strategian jalkautuksessa, kokonaisuuden hallinnassa sekä tietopohjaisen päätöksenteon tukena. ARC vastaa tiedonhallintamallin neljään keskeiseen kokonaisuuten edellä mainittujen hyödyntämiskohteiden lisäksi:

Tiedonhallintamallin sisältöjen jaottelu:

1. Toimintaprosessit = toiminnan kuvaukset,
2. Tietovarannot ja tietoaineistot = tiedon kuvaukset,
3. Tietojärjestelmät = tietojärjestelmien kuvaukset,
4. Tietoturvajärjestelyt = riskit ja tietoturvallisuustoimenpiteet.

ARC-ohjelmiston kolme keskeisintä hyötyä tiedonhallintamallin rakentamisessa

1. Mallin voi muokata tiedonhallintayksikön jo tekemän kuvauksen mukaiseksi. Mallissa voidaan ottaa huomioon myös erilaisia organisaatiolle/toimialalle uniikkeja vaatimuksia ja tavoitteita.

2. ARCissa olevasta sisällöistä on helppo viestiä organisaation jokaiselle eri kohderyhmälle sillä tasolla ja tavalla, mikä on heille ymmärrettävää, ja auttaa heitä päätöksenteossa. Sisällön kuvauksia voi tehdä useasta näkökulmasta esimerkiksi:

- tarkempi näkymä IT-osastolle,
- johdolle prosessilähtöinen hallintanäkymä,
- tietosuojalle oma hallintapaneeli ja esimerkiksi eroteltu taulukko julkaistavalle sisällölle.

3. ARCin mallisisältö ei ole ikinä kiveen hakattu, vaan uusien vaatimusten ilmaantuessa ARCin rakenteita voidaan helposti muokata ja kehittää haluttuun suuntaan.

- - - Esimerkiksi, kun turvaluokitukset muuttuvat:
      - Vaihda oman pudotuslistan sisällöt, tietojen luovutuksiin liittyen on erityisvaatimuksia ja toiveita.
      - Luo uusi malli ja päätä mihin mallilla on yhteydet. Tietoa luovutetaan integraatioilla ja luovutettava tieto dokumentoidaan tietoryhmä-tasolle.

Klikkaa kuva isommaksi.

Ymmärtämällä nykytilan, luot paremman tulevaisuuden

Jotta tiedonhallintaa voidaan kehittää, tulee ensin ymmärtää sen nykytilaa. Käytännössä tämä tarkoittaa organisaation tiedonhallinnan kuvaamista.

Julkishallintoisten, kuten muidenkin, organisaatioiden kulmasta tiedonhallintamallin avulla pystytään tunnistamaan esimerkiksi prosessien ja järjestelmien päällekkäisyydet sekä mahdolliset tietoturvariskit.

Menetelmä riskien tunnistamiseen ja kokonaisuuden hallintaan

Kun mahdolliset riskit tunnistetaan tiedonhallintamallin avulla, pystytään niitä hallitsemaan tehokkaammin ja samalla suunniteltujen muutoksien vaikutuksia voidaan etukäteen tunnistaa.

Liiketoiminnan kasvava riippuvuus IT-järjestelmistä, tuotteiden ja palveluiden monimuotoistuminen, eri valvovien tahojen vaatimukset ja kiivas kansainvälinen kilpailu vaativat organisaatiolta tehokasta menetelmää kokonaisuuksien hallintaan.

Tiedonhallintamallin ei tarvitse sijaita yhdessä ohjelmistossa tai tiedostossa

Organisaation prosessit saattavat olla jo olemassa yhdessä ohjelmistossa, riskienhallintaan käytetään jo tiettyä ohjelmistoa ja tiedonhallintamallin tiettyä osuutta varten on suunnitteilla hankkia jokin ohjelmisto.

Työkalua valittaessa on järkevää pohtia tiedonhallintamallin tulevaisuutta organisaatiossa:

mitkä ovat organisaation oman tiedonhallintamallin tavoitteet,
kuinka rakennettua mallia on tarkoitus hyödyntää jatkossa,
miten mallia päivitetään tulevaisuudessa,
kuinka sen avulla arvioidaan muutosvaikutuksia ja
kenelle malli rakennetaan – organisaatiota ja sen sidosryhmiä vai Valtiovarainministeriötä varten?

+ 30 syytä rakentaa tiedonhallintamalli ARC-ohjelmistolla

ARC-ohjelmistosta löytyy valmis tiedonhallintamallipohja sekä checklist, jonka avulla organisaatio pystyy keräämään tai linkittämään tarvittavaa tietoa tiedonhallintamalliinsa.
Valmiissa pohjassa olevat osiot vastaavat tiedonhallintamallin neljään jaotteluun: toiminnan kuvauksiin, tiedon kuvauksiin, tietojärjestelmien kuvauksiin sekä riskeihin että tietoturvallisuustoimenpiteisiin.
Kunkin osion alta löytyy valmiit taulukoinnit ohjeistuksineen, jonne kyseistä tietoa organisaatiossa voidaan tuottaa tai linkittää.
Valmiit pohjat muovautuvat organisaation tarpeisiin vaikka organisaation rakenne muuttuisikin radikaalisti.
ARC-ohjelmistoon voidaan rakentaa pohjakuvauksia esimerkiksi organisaation toiminnoista tai käytössä olevista järjestelmistä. Pohjakuvaukset ovat eräänlaisia perustietoja kuvattavasta kohteesta, kuten vaikkapa tietojärjestelmistä tai prosesseista.
ARC-tarjoaa monia tulo- ja tarkastelukulmia ohjelmistoon syötetyn tiedon hyödyntämiseen:
- Kun tiedot ovat kertaalleen tallennettu ARCiin esimerkiksi tietojärjestelmistä, voidaan erilaisia näkymiä koota vaikkapa tietosuojan tai asiakirjajulkisuuskuvauksen velvoitteen mukaisesti.
- ARCin avulla erilaisten johdannaisvaikutuksien löytäminen helpottuu. Esimerkiksi miten vaikkapa jokin ohjelmistomuutos vaikuttaa organisaation toimintoihin tai tietoturvallisuuteen. Tai millaisia riskejä liittyy oppilastietojen käsittelyyn.
- ARCin yhteyskaavion avulla organisaatiossa voidaan tutkia ja ennakoida mahdollisia riskejä, joita liittyy esimerkiksi asiakastiedon käsittelyyn. Kuten mistä kyseistä tietoa löytyy, mitkä ohjelmistot hyödyntävät kyseistä tietoa, missä prosesseissa tietoa hyödynnetään ja ketkä tietoa käsittelevät työhön liittyen.
- Rakennettua tiedonhallintamallia voidaan hyödyntää:
  - asiakirjajulkisuuskuvauksissa,
  - tietoturvallisuustavoitteissa sekä
  - muutosvaikutuksien arvioinnissa.
ARCiin on mahdollista tuottaa tiedonhallintamallille tukimateriaalia:
- organisaation prosessikartta,
- tiedonhallinnan metamalli,
- tiedonhallintalautakunnan suositukset sekä
- vastuutaulukko.
Dokumentoimalla prosesseissa käytössä olevat tietojärjestelmät organisaatio pysyy:
- Pitämään tietojärjestelmien kulut aisoissa, kun järjestelmiä osataan hankkia todelliseen tarpeeseen silloin, kun vastaavanlaista järjestelmää ei yrityksestä löydy entuudestaan.
- Toimintatapojen ja työnjäljen laadun varmistaminen helpottuu, kun yhteiset toimintatavat voidaan määrittää käytössä oleville tietojärjestelmille.
- Muutostilanteissa osataan huomioida tietojärjestelmän mahdollisesta vaihdoksesta aiheutuvat muutokset eri järjestelmiin, prosesseihin ja sidosryhmiin.
- Toimintojen ja tietojärjestelmien päällekkäisyyksiä pystytään poistamaan.
Kun mahdolliset riskit tunnistetaan tiedonhallintamallin avulla, pystytään niitä hallitsemaan tehokkaammin samalla suunniteltujen muutoksien vaikutuksia voidaan etukäteen tunnistaa.
ARC tarjoaa apua myös näiden kokonaisuuksien hallintaan:
- Strategian jalkautus,
- muutosjohtaminen,
- tieto- ja kyberturvallisuus,
- toiminnan kokonaisvaltainen kehittäminen,
- tiedolla johtaminen,
- tiedon visualisoiminen,
- digitalisaatio,
- ulkopuolisiin muutoksiin vastaaminen ja mukautuminen,
- työn päällekkäisyyksien vähentäminen,
- sekä organisaation itseohjautuvuus.