5 vinkkiä laatujärjestelmän rakentajalle

Tähän blogiin olemme keränneet 5 vinkkiä laadunhallintajärjestelmän rakentajalle:

1. Aseta tavoite laatujärjestelmälle

Tavoitteenasi voi olla esimerkiksi:

• Prosessilähtöisen toiminnan hyödyntäminen.
• Dokumenttien parempi löydettävyys ja yhtenäinen hallinta.
• Toiminnan läpinäkyvyyden kasvattaminen.
• Auditointihavaintojen ja palautteiden hyödyntämistä tietopohjaisessa päätöksenteossa.
• Laatustandardien (esimerkiksi ISO 9001:2015) vaatimusten täyttäminen.

2. Resurssoi laatujärjestelmän rakentaminen

• Kuka omistaa projektin?
• Keitä projektiin osallistuu? Prosessien omistajat? Muut päätöksentekijät? Organisaation johdon rooli?
• Kuinka paljon aikaa tulee varata projektiin osallistuvilta henkilöiltä?
• Kuinka paljon projektiin osallistuvia tulee kouluttaa aiheen tiimoilta – susbstanssi ja järjestelmän käyttö?
• Mikä on projektin tavoitteellinen kesto?
• Muista myös järjestelmän ylläpito – laatujärjestelmä vaatii jatkuvaa parantamista ja systemaattista tekemistä.

3. Lähtötilanteen ymmärtäminen – pyri luomaan kuva lähtötilanteestanne ennen laatujärjestelmän rakentamista:

• Miten toimintaa mitataan tällä hetkellä?
• Onko prosesseja jo kuvattu? Jos on, niin missä kuvaukset sijaitsevat?
• Paljonko dokumentaatiota, kuten ohjeita ja muita asiakirjoja on jo olemassa?
• Onko aineisto ajantasaista? Kuinka paljon joudutaan päivittämään?
• Löytyykö sisäisten auditointien toteuttamiseen osaajia ja käytäntöjä?
• Käsitelläänkö riskejä eli uhkia ja mahdollisuuksia järjestelmällisesti?

4. Tunnistakaa ja määritelkää kuka ja millaisissa tilanteissa laatujärjestelmää käytetään

• Kuka järjestelmää käyttää? Koko organisaatio vai osa henkilöstöstä?
• Miten ja missä tilanteissa laatujärjestelmään dokumentoitua arjen työtä ohjaavaa tietoa käytetään?
• Muiden järjestelmien rooli suhteessa laatujärjestelmään? Esimerkiksi CRM ja toiminnanohjausjärjestelmä.
• Halutaanko henkilöstölle viestiä suoraan järjestelmästä?

5. Määritelkää, mitkä asiat haluatte hoitaa laatujärjestelmällä

Määritelkää, mitkä asiat toteutatte laatujärjestelmällä ja mitkä asiat hoituu toisilla järjestelmillä:

• Tietojen rajaus (asiakastiedot CRM:ssä, taloustiedot ERP:ssä…jne)
• Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen.
• Dokumenttienhallinta.
• Auditointihavainnot, reklamaatiot, aloitetoiminta, läheltä piti -tilanteet jne.
• Riskien tunnistaminen ja hallinta.

Kiinnostaako laadunhallintajärjestelmän rakentaminen? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Mitä laadunhallinta on IMS-ohjelmistolla? | blogi + webinaari
👉 Miten rakentaa organisaation laatujärjestelmä? | blogi
👉 Tavoitteena sertifioitu laatujärjestelmä | blogi