28 maaliskuun, 2022

Näin auditointi tehdään 7 askeleella

Kirjoittaja:

Miten auditointi tehdään? Laadimme 7 askeleen listauksen, sisäisen auditoinnin mallin eli auditoinnin vauhtipyörän. jonka avulla pääset alkuun auditointimatkallasi.

👉 Kaipaatko lisää tietoa sisäisten auditointien toteutuksesta tai inspiraatiota niiden kehittämiseksi: Lataa itsellesi Sisäisen auditoinnin perusteet -pikaopas täältä.

Auditoinnin vauhtipyörä, Arter Oy — Auditoinnin vauhtipyörä. KLIKKAA KUVA ISOMMAKSI.

1. Määrittele auditoinnin tarkoitus

Määrittele, miksi auditointia lähdetään tekemään. Syynä voi olla esimerkiksi viranomais- tai standardivaatimuksien täyttämisen osoittaminen tai merkittvän asiakkaan toive. Auditoinnin toteuttaminen voi olla myös keino kehittää toimintaa ja hankkia tietoa organisaation vahvuuksista ja kehityskohteista.

2. Valitse auditoijat

Kokoa auditointitiimi. Auditoijan rooli on huomattava onnistuneen auditoinnin kannalta ja onnistumisen kannalta auditoijan tärkeitä ominaisuuksia ovat haastattelu-, kuuntelu- ja havainnointitaidot sekä taito kysyä oikeita kysymyksiä. Sanotaankin, että hyvällä auditoijalla on pieni suu ja suuret korvat.

Auditointitiimiltä vaaditaan kokemusta, toimialatuntemusta sekä auditoinnin teknistä osaamista. Auditoijilla on oltava pätevyys tehtävän suorittamiseen ja etenkin pääauditoijalla on suositeltavaa olla koulutus aiheesta. Tiimiä valittaessa on varmistettava auditoinnin riippumattomuus. Nyrkkisääntönä on, että kukaan ei auditoi omaa työtään.

3. Tee vuosisuunnitelma

Auditointeja suunnitellaan sekä vuositasolla että yksittäisten auditointien tasolla. Tee ensin vuosisuunnitelma, joka perustuu yrityksen strategisiin tavoitteisiin: mitä asioita tulee siis kehittää, jotta yritys pääsisi tavoitteisiinsa. Strategisiin tavoitteisiin peilaten voidaan tehdä esimerkiksi tuote-, prosessi- tai toimintoauditointeja. Laadi auditointien aikataulusta vuosikello sekä aseta auditoinneille teema.

4. Valmistaudu auditointiin

Valitse lähestymistapa auditointiin – lähdetäänkö siis tekemään tuoteauditointia, prosessiauditointia vai esimerkiksi järjestelmäauditointia. Päätä, ketä auditointiin osallistuu ja mitä tehtäviä siihen liittyy. Selvitä, mistä tarvittava materiaali löytyy. Suunnittele aikataulu, laadi auditointikysymykset ja jaa vastuut. Muista informoida kaikkia osapuolia perusteellisesti etukäteen.

5. Toteuta auditointi

Auditointiprosessi pysyy hyppysissä, kun sen jakaa selkeisiin osiin. Pidä mielessä neljä tärkeintä osa-aluetta auditoinnin toteuttamisen kannalta:

Avauspalaveri. Osallista palaveriin auditoitavan alueen vastuuhenkilöitä ja tee tarvittaessa päivityksiä auditointisuunnitelmaan.
Kenttäkierros, keskustelut ja havainnot. Tämä on auditoinnin ydintä ja merkittävä keino saada kohteesta arvokasta tietoa.
Muistiinpanot. Muistiinpanot, valokuvat ja kopiot asiakirjoista ovat auditoinnin kannalta kriittistä todistusaineistoa.
Johtopäätökset. Kehityskohteiden tunnistaminen on auditoinnin tärkein tehtävä, joiden avulla organisaation toiminnan kehitys mahdollistuu.

👉 Onnistu auditoinnin toteutuksessa – ota vinkkimme talteen tästä.

6. Tee yhteenveto ja raportoi

Järjestä päätöskokous ja raportoi auditoinnissa esiin tulleet asiat selkeästi ja ytimekkäästi, jotta niiden pohjalta olisi mahdollisimman helppo lähteä tekemään kehitystoimenpiteitä.

Raporttiin tulee kirjata auditoidun kohteen vahvuudet, kehityskohteet ja poikkeamat. Syyllisiä ei etsitä eikä auditoinnissa arvioida yksittäisten henkilöiden toimintaa, vaan tarkastellaan prosessien ja toimintatapojen oikeellisuutta.

👉 Lataa itsellesi sisäisen auditoinnin malliraporttipohja tästä.

7. Suunnittele kehitystoimenpiteet

Auditointi on paljastanut kehityspotentiaalin, joten suunnittele löydöksiin sopivat kehitystoimenpiteet. Ennen auditointiprosessin sulkemista löydökset tulee korjata ja parantamispotentiaalit käsitellä. Laadi siis kehitystoimenpiteille selkeä aikataulu, varmista resurssit sekä jaa vastuut. Seuraa toteutusta ja varmista auditoinnille onnistunut päätös.