Leanin arvovirtakuvauksen visuaalinen mallintaminen

Arvovirtakuvaus (VSM=Value Stream Mapping) on kehittynyt alun perin Toyotan työkalusta, jonka avulla yritys opetti alihankkijoilleen, miten arvioida oman tuotantonsa nykytilaa. Nykyisen muotonsa lean arvovirtakuvaus on saanut Mike Rotherin ja John Shookin käsissä, jotka tekivät siitä tunnetun Lean-menetelmän vuonna 1999.

Arvovirtakuvauksen tavoitteena on kuvata kaavio, josta ilmenee yhdellä silmäyksellä mm. prosessien vaiheet ja yhteydet toisiinsa, odotukset, välivarastot ja työvaiheiden kestot. Kuvauksen näkökulma on isossa kuvassa ja kokonaisuuden kehityksessä, välttäen osaoptimointia ja yksittäisen vaiheen korostusta.

Arvovirtakuvaus on yksi leanin perustekniikoista prosessien tehokkuuden arvioimiseen ja kehittämiseen, sekä erinomainen työkalu leaniin tutustujalle, koska sitä käytettäessä leanin periaatteet konkretisoituvat käytännön tasolla.

Lean arvovirtakuvaus auttaa löytämään toiminnan kehityskohteet

Arvovirtakuvaus esittää visuaalisesti tiedon, tekemisen tai materiaalin kulun esimerkiksi palveluketjussa siitä hetkestä, kun asiakas tekee päätöksen, aina siihen hetkeen kun asiakastarve täyttyy.

Arvovirtakuvaus on riippumaton toimialasta ja se sopii niin palvelu- kuin kappaletuotantoon. Kuvaus esittää visuaalisesti tiedon, tekemisen tai materiaalin kulun esimerkiksi palveluketjussa siitä hetkestä, kun asiakas tekee päätöksen, aina siihen hetkeen kun asiakastarve täyttyy.

Arvovirtakuvauksen tarkoituksena on löytää prosessista kehityskohteita, esimerkiksi tasaista virtausta estäviä pullonkauloja, joihin prosessitason kehitystoimenpiteet tulisi kohdentaa.

Mitä arvolla ja hukalla tarkoitetaan?

Yleensä suurin osa läpimenoajasta on asiakkaan kannalta arvoa tuottamatonta toimintaa, eli hukkaa. Parhaissa prosesseissa jokainen työvaihe luo arvoa, jolloin mikään vaihe ei ole asiakkaan kannalta turha ja virtausyksikkö jalostuu jollain tavalla tai sille tapahtuu jotakin.

Lean-filosofia määrittelee 7 hukkaa, joita ovat:

1.  Ylituotanto
2. Odottaminen
3. Kuljettaminen
4. Sopimaton ja yliprosessointi
5. Varastointi
6. Ylimääräinen liike ja siirtäminen
7. Virheet ja korjaaminen

Prosessi voidaan ajatella arvonluontiketjuna ja jokaista sen vaihetta tulisi tarkastella sen mukaan onko vaihe arvon tuottamisen kannalta hyödyksi.

Jako arvoa tuottaviin ja tuottamattomiin vaiheisiin

Lean-ajattelumallin mukaisesti toiminnot tunnistetaan arvoa tuottaviin ja arvoa tuottamattomiin vaiheisiin, joiden avulla saadaan selville ketjun prosessitehokkuus:

• Arvoa tuottava toiminta eli VA=Value Added, tarkoittaa prosessin työvaiheita, joiden tuloksena tuote tai palvelu saa ominaisuudet, joista asiakas on valmis maksamaan. Näitä toimintoja tulee optimoida ja standardisoida.
• Arvoa tuottamaton toiminta eli NVA=Non Value Added, on hukkaa, eli ei-arvoa-tuottavaa -toimintaa. Nämä pyritään eliminoimaan.
• Arvoa tuottamaton, mutta välttämätön toiminta eli NNVA=Necessary Non Value Added, ei luo asiakkaalle suoranaista arvoa, mutta on liiketoiminnan ja prosessin jatkuvuuden kannalta välttämätöntä kuten laitteiden huolto tai lain määrittämät toimintamallit. Näiden kohdalla pitää tarkistaa, voidaanko ne minimoida tai eliminoida.

Näin teet leanin arvovirtakuvauksen – 6 vaihetta:

• Tunnista todellinen asiakkaan arvo.
• Rajaa tarkastelu sopivaan palveluun/tuotteeseen tai niiden kokonaisuuteen.
• Lähde liikkeelle asiakkaan tarpeesta ja kulje koko ketju läpi päätyen takaisin asiakkaaseen, muista gemba-kävelyt!
  a) Kerää matkalla kaikki tiedot, joita vastaanotetaan ja lähetetään ja jotka ohjaavat ketjua.
  b) Kerää matkalla kaikki vaiheet ja roolit, jotka ”koskettavat” palveluun sen valmistumisen aikana.
• Kuvaa ketju palvelusta tai tuotteesta aloittamalla se valmiista lopputuloksesta. Alla olevan BluePrint-mallissa lähdetään liikkeelle oikeasta yläkulmasta ja kierretään vastapäivään niin, että yläosassa kulkee tieto ja alaosassa tekeminen.
• Selvitä vaihetietoja eli mittareita, joilla on vaikutusta asiakkaan palvelukokemukseen ja läpimenoaikaan muun muassa jaksoaika ja odotusaika.
• Tee kuvauksen alareunaan ajankäyttöjana, jossa jako: arvoa tuottava vs. tuottamaton. Tällöin voidaan laskea kokonaisläpimenoaika sekä kokonaistehokkuus.

Aluksi kuvaus voidaan hyvin tehdä esim. erivärisillä Post It -lapuilla ja valkotaululla. Kun hahmotelmaan ollaan tyytyväisiä, se valokuvataan ja piirretään puhtaaksi. Tähän työkaluiksi sopivat Arterin IMS tai ARC-ohjelmistot, joiden Blueprint -piirtotyökalusta löytyvät arvovirtakuvauksen VSM-symbolit. Alla kuva IMS-ohjelmiston BluePrint-työkalusta.

Viisi vinkkiä lean arvovirtakuvauksen tekemiseen

Lopuksi vielä muutama vinkki, kun lähdet kuvaamaan prosessien arvovirtoja:

• Tee aina ensin arvovirtakuvaus nykytilanteesta, mitään muuttamatta tai mitään lisäämättä.
• Valmiista kuvauksesta voit lähteä tunnistamaan potentiaalisia kehityskohteita.
• Käsin tai tietokoneelle tehtyyn kuvaukseen parannuskohteet merkitään kaizen-merkillä. Valkotaululle tai seinälle tehtyyn kuvaukseen merkitään yleensä haasteet ja potentiaaliset kehityskohteet punaisten lappujen avulla.
• Tavoitteena on, että nykytilan ja tulevan välille saadaan selkeitä toimenpiteitä, joita voidaan lähteä viemään eteenpäin. Mitä konkreettisempi agenda saadaan tehtyä, sen nopeammin ja paremmin tulevaisuuden tavoitetila saavutetaan.
• Muista, että tehtävä kuvaus on sivutuote, itse päätavoite on aina ymmärryksen lisääntyminen!