ARC Roadmap – Työkalu strategian toteuttamiseen

Miten tehdä strategia näkyväksi ja ymmärrettäväksi kaikille sen toteuttamiseen osallistuville? Kuinka kokonaisarkkitehtuurin tavoitteet kytketään tähän kokonaisuuteen? Tähän haasteeseen Arterilla on selkeä ratkaisu: ARC-ohjelmiston Roadmap-osio.

Mikä siis on Roadmap-osio?

Roadmap on ARCin sisältä löytyvä kesällä julkaistu työkalu, joka on tehty tukemaan kokonaisarkkitehtuurin tulevaisuuden tavoitetilojen suunnittelua hankkeiden avulla.

Roadmapin avulla tehdään näkyväksi muutosten hallinta nykytilasta tavoitetilaan sekä muutosten hyväksyminen. Samalla voidaan helposti kuvata strategiasta johdettujen hankkeiden ja projektien yhteydet organisaation muihin osiin ja päivittäisiin prosesseihin. ARCin roadmap-osio poikkeaakin perinteisistä projektinhallintatyökaluista siinä, että se on suunniteltu kiinteäksi osaksi kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyötä.

Perinteiset projektinhallintatyökalut tukevat projektityöskentelyä ainoastaan resurssien suunnittelun näkökulmasta, niissä hallitaan aikatauluja ja henkilöresursseja. Näissä malleissa projekteja myös mitataan resurssienkäytöllä ja mittarit kertovat siitä, miten projektien resurssointi onnistui, pitikö aikataulu ja saatiinko työ tehtyä suunnitellulla henkilömäärällä.

ARCin roadmap-osiossa sen sijaan käännetään huomio projektin sisältöön ja kehittämistyön tuloksiin. Näkökulma on kehittämisen substanssissa. Roadmap-osiossa ei tehdä eikä mitata resurssointia, vaan aikataulutettuihin hankkeisiin ja projekteihin kiinnitetään kokonaisarkkitehtuurissa kehitettäviä kyvykkyyksiä. Näin hankkeiden onnistumista päästään arvioimaan myös kyvykkyyksien kehittymisen näkökulmasta.

ARCin Roadmap koostuu näistä hankehallinnan työkaluista:

• GANTT-aikajana: nähdään kerralla kaikkien hankkeiden aikataulut, projektit sekä niiden vaiheet, skenaariot ja toimenpiteet
• Hankehierarkia: hanke jakautuu projekteiksi, projekti jakautuu vaiheiksi
• Skenaariotyökalu: projektille voidaan luoda vaihtoehtoisia skenaarioita ennen lopullista päätöstä etenemisestä
• Tehtävienhallinta: jokaiselle hankehierarkian tasolle voi määritellä tehtäviä ja vastuuttaa niitä
• Yhteyskaavio: jokaisesta roadmapille luodusta elementistä muodostuu visuaalinen mallinnus sen yhteyksistä organisaation muihin osiin

Osion käyttäminen

GANTT-aikajanalla (ylin kuva) nähdään hankkeiden kesto ja alku ja loppu. Sitä voidaan tarkentaa edelleen, jolloin eteen aukeaa edelleen tieto siitä, miten projektia on jaoteltu joko vaiheisiin tai skenaarioihin. Samat tiedot nähdään myös GANTT-aikajanan vasemman reunan navigaatiosta, jonka voi halutessaan piilottaa.

Kun uusia hankkeita tai projekteja luodaan, annetaan niille nimen lisäksi tunnusväri, joka näyttää sen myös aikajanalla. Samalla kannattaa laittaa aikataulu ja osallistujat paikalleen. Myös muita kenttiä voidaan tehdä hankkeita varten ja nämä ovat täysin teidän itsenne päätettävissä. Esimerkkejä lisäkentistä voisivat olla, vaikkapa projektin valmiusaste tai sille määritelty budjetti.

Kaikille hankkeille (ja muille Roadmapiin luoduille elementeille) muodostuu niitä luodessa lisäksi ARC-ohjelmistolle tyypillinen yhteyskaavio, joka visualisoi elementtien yhteydet organisaation muuhun toimintaan ajatuskartan tavoin.

Kun ylemmän tason hanke valmis, voidaan sille luoda projekti. Samaan tapaa kuin hankkeelle, annetaan projektillekin nimi ja vähän taustatietoa. Projektille voidaan edelleen lisätä vaiheita eli tiettyjä ajanjaksoja, jolloin asioita toimenpiteitä toteutetaan. Projektille voidaan myös lisätä skenaarioita eli vaihtoehtoisia toteutustapoja ja hankkeelle rinnakkaisprojekteja eli samaan aikaan tapahtuvia projekteja.

Roadmap-osio kehittyy koko ajan

Kehitteillä olevan muutoshallinnan kautta Roadmapille luotuihin hankkeisiin ja projekteihin synnytetään muutoskohteet, joilla nykytila muuttuu hankkeen aikana tavoitetilaksi. Muutokset-osio pitää huolta organisaation hyväksytyn kokonaisarkkitehtuurin ajan tasalla pysymisestä siirtäessään tavoitetiloja hyväksyttyjen projektien ja hankkeiden myötä nykytilaksi.

Mikäli teillä on tarve siirtyä kokonaisarkkitehtuurissa askel tavoitetilojen hallinnan suuntaan, suosittelen lämpimästi Roadmap-osioon tutustumista.  Asiakaspalvelumme, Arter-myynti,  ja konsulttimme esittelevät Roadmap-osiota mielellään ja avustavat sen käyttöönotossa. Yhteystiedot löydät täältä.