3stepIT
3stepIT on pohjoismainen konserniyhtiö, joka toimii Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Virossa. Toimintaa löytyy myös Keski-Euroopasta BNP Paribasin kanssa muodostetun partneriyhtiön kautta.
Tässä referenssissä käymme läpi IMS-ohjelmiston hyötyjä Eetu Hyypän johdolla. Eetu vastaa 3stepIT:n laatu- ja ympäristöjohtamisjärjestelmistä sekä ESG-raportoinnista.
3stepIT:lla on ISO 9001, ISO 14001 ja ISO/IEC 27001 -sertifikaatit. Asiakkaamme otti IMS-ohjelmiston käyttöönsä koko organisaatiossa ja he käyttävät sitä pääasiallisesti englanninkielisenä.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tarve tehdä laatu- ja ympäristöjohtamisesta läpinäkyvämpää ja harmonisoidumpaa.
- RATKAISU: IMS-ohjelmisto, jonka avulla asiakkaamme ylläpitää laatujärjestelmän dokumentaatiota.
- TULOKSET: IMS on tuonut helpotusta dokumenttien hallintaan ja dokumentaation laatuvaatimusten täyttämiseen. Lisäksi toiminnan kuvaamisen avulla toiminta on nyt läpinäkyvämpää ja ymmärrys siitä, miten asiat linkittyvät toisiinsa, on kasvanut.
Toimintaympäristön vaatimukset
3stepIT toimii palveluntarjoajana asiakkaiden, laitevalmistajien ja jälleenmyyntiasiakkaiden välissä. Molemmilla puolilla toimitusketjua paljon asiakkaita ja heiltä tulevia vaatimuksia, joihin täytyy löytää paras mahdollinen ratkaisu”, Eetu kertoo.
ISO-standardien mukaiset johtamisjärjestelmät luovat perustan toiminnalle ja ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 27001 -sertifikaatit nähdään ehtoina pysyä mukana kilpailussa.
Lisäksi vastuullisuuteen, ESG-asioihin ja tietoturvaan liittyviä vaatimuksia on paljon. Kiertotalousnäkökulma on tärkeä 3stepIT:lle ja tämän näkökulman esille tuominen esimerkiksi raportoimalla sitä, kuinka paljon laitteita kierrätetään ja uudelleen käytetään.
IMS-ohjelmiston valintaan vaikuttaneet tekijät
3stepIT:n tuotannon puolelta oli noussut esiin tarve sille, että laatu- ja ympäristöjohtamisen tulisi olisi läpinäkyvämpää ja harmonisoidumpaa.
Lähdimme kilpailuttamaan eri vaihtoehtoja, ja minulla oli hyvä käyttökokemus IMS-ohjelmistosta edellisen työnantajan kautta. Ottaen huomioon järjestelmän ominaisuudet, skaalautuvuuden ja hinnan, todettiin IMS parhaaksi ratkaisuksi meidän tarpeisiin”, Eetu kertoo.
3stepIT:lla IMS-ohjelmiston valitsemiseen vaikuttivat erityisesti nämä kolme seikkaa:
- IMS-ohjelmiston helppokäyttöisyys.
- Tiedon ja ohjelmiston osioiden linkittäminen toisiinsa sekä IMS-ohjelmiston avulla prosessilähtöisen toimintatavan toteuttaminen.
- IMS-ohjelmiston tarjoama apu riskienhallintaan – työkalu riskienhallintaan aiemmin käytössä olleiden Excel-taulukoiden tilalle.
Valintaan vaikutti myös IMS-ohjelmiston yksinkertainen toimintalogiikka, joka sopii meidän tarpeisiin, siltä kantilta, että laatu- ja ympäristöjohtaminen ei toiminnassamme edellytä suurten datamäärien keräämistä ja analysointia”, Eetu avaa päätökseen vaikuttaneita tekijöitä.
IMS-ohjelmiston käyttöönotto
3stepIT:lla IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön 2024 keväällä. Käyttöönottoon kuului 5 Arterin konsultin vetämää käyttöönottopäivää ja päivien välissä asiakkaamme dokumentoi IMS-ohjelmistoon toimintaansa ohjaavaa tietoa.
Käyttöönottopäivissä käytiin läpi IMS-ohjelmiston eri osiot ja niiden toiminnallisuudet: Prosessit-, Käsikirjat-, Dokumentit-, Mittarit-, Raportit- ja Riskit-osiot.
Meillä oli selkeä rakenne IMS-ohjelmiston käyttöön ja oma vahva visio ohjelmiston hyödyntämiseen liittyen. Arterin konsultin tuki auttoi paljon. Osio kerrallaan eteneminen ja järjestelmän ominaisuuksiin tutustuminen sujui hyvin, ja saimme paljon hyödyllistä tietoa konsultilta, miten eri asioita voi toteuttaa ohjelmiston avulla”, Eetu kertoo.
IMS-ohjelmiston tuottamat hyödyt
3stepIT:lla tuotannon puolella ohjeita on paljon. Osa ohjeista on konsernitasoisia ja osa paikallisia. Tämän toiminnan ohjeistamisen puolen asiakkaamme on saanut IMS-ohjelmiston avulla järjestykseen, siten että prosessit ovat kuvattu ja toimintaohjeet on linkitetty ohjelmiston avulla prosesseihin.
Toiminnan kuvaamisen avulla toiminta on nyt läpinäkyvämpää ja ymmärrys siitä, miten asiat linkittyvät toisiinsa, on kasvanut.
Riskienhallinnan ja raportoinnin osalta IMSin käyttöönotto on vielä kesken, mutta tarkoituksena on ottaa nekin tehokkaasti käyttöön lähitulevaisuudessa”, Eetu avaa tulevaisuuden suunnitelmia IMS-ohjelmiston suhteen.
Vastuullisuuden osalta Eetu näkee, että IMS-ohjelmiston avulla tullaan hallinnoimaan vastuullisuuteen liittyvä dokumentaatio ja vastuullisuuteen liittyvät hallintaprosessit, mutta varsinainen vastuullisuusdata tai vaatimusten täyttäminen tulee hoitumaan eri järjestelmien avulla.
IMS-ohjelmiston käyttö arjessa
3stepIT:lla IMS-ohjelmiston käyttö on ollut 2024 aikana pääasiassa manageritasolla: Tuotannon eri maiden tiimien vetäjät, tuotantopäälliköt, kehitys- ja laatupuoli käyttävät ohjelmistoa.
IMS-ohjelmisto näkyy erityisesti dokumenttienhallinnan laatuvaatimuksien täyttämisessä eli dokumenttien versionhallinta ja päivitykset onnistuvat näppärästi ohjelmiston avulla, lisäksi dokumenttien löytäminen on helppoa, kun työtä ohjaavatieto on koottu yhteen järjestelmään.
IMS-ohjelmiston ominaisuudet mahdollistavat vastuutuksen luomisen dokumenttien tarkastus-, hyväksyntä-, katselmointi- ja versiointikäytännöille.
Lisäksi IMSin avulla tehtävien hallintaan on tullut apua. Ohjelmiston avulla ohjataan toimintaa, siten että IMSistä tulee ajastettuja ilmoituksia siitä, mitä pitää kullakin ajanhetkellä tehdä.
IMS-ohjelmiston Tehtävät-ominaisuutta voi hyödyntää esimerkiksi toistuviin muistutuksiin, käsikirjojen tai muun dokumentaation katselmointiin, poikkeamista johdettuihin tai riskienhallinnan toimenpiteisiin.
Riskien- ja raporttienhallintaan Eetu näkee olevan paljon potentiaalista hyötyä IMS-ohjelmistosta 3stepIT:n toimintaan.
Arterin tekninen tuki toimii oikein hyvin ja nopeasti. Lisäksi koen, että Arter on asiakaslähtöinen organisaatio, joka ottaa kehitysehdotuksia vastaan ja toteuttaa ehdotuksia myös matalalla kynnyksellä”, Eetu lopettaa.