Arr-Systems Oy
Arr-Systems Oy on vuonna 2008 perustettu ja noin 50 henkilöä työllistävä yritys, joka tarjoaa sähkönjakelun tarpeisiin liittyviä palveluita teollisuuden toimijoille. Yrityksen kotipaikkakunta löytyy Oulusta. Toimintansa sertifioinnin myötä toimintajärjestelmän hankkiminen tuli ajankohtaiseksi Arr-Systemsille vuoden 2019 lopussa.
Muutamassa kuukaudessa asiakas sai toimintajärjestelmän käyttöönoton toteutettua ja sertifikaattiin liittyviin auditointeihin valmistautumisen hoidettua. IMS-toimintajärjestelmän käyttöönotto aloitettiin marraskuussa 2019 ja ensimmäiset auditoinnit asiakkaalla olivat jo helmikuun 2020 aikana.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: IMS-ohjelmiston käyttöönoton taustalla sertifikaattiin liittyviin auditointeihin valmistautuminen.
- RATKAISU: Toimintajärjestelmän alustan, IMS-ohjelmiston, avulla muutamassa kuukaudessa auditointeihin valmistautuminen Arterin asiantuntijan avustuksella.
- TULOKSET: IMS-ohjelmiston avulla yrityksen dokumentaatio löytyy nyt yhdestä paikasta, yrityksen toimintatavat selkiytyivät ja auditointiin valmistautuminen helpottui.
Lähtötilanne
ISO 9001 -sertifikaatin myötä dokumentaation ja palaverikäytäntöjen yhtenäistäminen ja dokumentoiminen yhteen paikkaan tuli tarpeelliseksi. Arter oli tullut tutuksi Arr-Systemsille Sisäinen auditointi -koulutuksesta, minkä vaikutuksesta asiakkaamme päätyi valitsemaan IMS-ohjelmiston toimintajärjestelmäalustakseen. Voit tutustua tarkemmin koulutustarjoamaamme tästä.
Saimme katsella mitä kaikkea IMS piti sisällään ja ohjelmisto vaikutti hyvältä”, kertoo Arr-Systems Oy:n toimitusjohtaja Reijo Mertala.
Tarjoamme kaikille halukkaille tutustumismahdollisuuden ohjelmistoihimme demojemme kautta. Ohjelmistoon konkreettisen tutustumisen avulla pystyt varmistumaan ohjelmiston sopivuudesta tarpeisiinne nähden.
Ratkaisu
Monessa paikassa ollut dokumentaatio päätettiin yhtenäistää toimintajärjestelmän avulla, jonka asiakas rakensi IMS-ohjelmiston avulla.
Meillä oli melkein kaikki toimintaamme liittyvä dokumentaatio olemassa, mutta se oli hajallaan ja huonosti löydettävissä. IMS toi ongelmaan ratkaisun”, Mertala jatkaa.
IMS on suomalainen toimintajärjestelmän alusta, jonka avulla pystyt tuomaan yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessit, dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnin. Ohjelmiston avulla voit varmistaa standardien mukaisen, laadukkaan, ympäristöystävällisen ja turvallisen toiminnan.
Arr-Systemsillä toimintajärjestelmän käyttöönotto toteutettiin neljän työpajapäivän avulla. Työpajat aloitettiin ohjelmistoon tutustumisella ja prosessihierarkian rakentamisella. Niistä siirryttiin tiedon- ja dokumenttien hallintaan sekä raportointiin ja mittaristoon.
Arterin konsultin Elina Mäkisen mukaan kokonaisuus onnistui erityisesti siksi, että asiat hoidettiin keskittymällä sertifiointiin liittyvien auditointien keskeisiin osa-alueisiin. Asiakkaan korkea sitoutuneisuus ja innokkuus toimintajärjestelmää kohtaan edesauttoi kokonaisuuden toteutuksessa.
Tulokset
IMSin käyttöönotto toteutettiin asiakkaalle edellä mainittujen työpajapäivien avulla ja päivien aikana Arr-Systemsille rakennettiin raamit omalle toimintajärjestelmälle.
Dokumentaatio löytyy nyt yhdestä paikasta, mikä selkeyttää toimintaamme huomattavasti niin talon sisällä kuin ulospäin annettavan informaation osalta. Toimintatapamme ovat selkiytyneet ja dokumentaatio on saatu laitettua IMSiin. Muun muassa auditointi helpottui ohjelmiston avulla.” Mertala kertoo.
Selainpohjaisen IMS-toimintajärjestelmä alustan avulla arjen pyörittäminen helpottuu. Järjestelmän avulla organisaation tai yrityksen toimintoja yhtenäistetään ja parannetaan tuomalla dokumentointi havainnolliseen muotoon kaikkien ulottuville.
