Finla Työterveys Oy
Dokumentaatio ja ohjeistukset haltuun – Finla Työterveys Oy ja IMS-ohjelmisto
Finla on suomalainen 1973 perustettu asiakasyritystensä omistama työterveyden asiantuntijaorganisaatio. Finlan toiminta keskittyy työterveyshuoltoon, mikä mahdollistaa panostamisen laadukkaaseen, asiantuntevaan palveluun sekä kehitykseen. Organisaatiolla on 17 toimipistettä ja 150 työntekijää Suomessa.
Finla on hyödyntänyt toiminnassaan jo vuodesta 2006 lähtien IMS-toimintajärjestelmän alustaa. 2016 loppupuolella organisaatiossa siirrettiin yhtiön verkkolevyltä kaikki yhteiset ohjeistukset ja dokumentaatio IMSin puolelle, kun ohjelmisto sai pääkäyttäjäkseen Finlan Sanna Heiskasen. Sanna toimii Finlassa johdon assistenttina sekä viestintäkoordinaattorina.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: 2006 lähtien IMSiä on hyödynnetty Finlan toiminnassa. 2016 loppupuolella organisaation kaikki yhteiset ohjeistukset ja dokumentaatio siirrettiin verkkolevyltä IMSiin.
- RATKAISU: Kolmen kuukauden aikana omatoimisesti esihenkilöt vastuuttaen, Finlan yhteiset dokumentit ja ohjeistukset siirrettiin manuaalisesti IMSiin. Samalla ohjelmiston vanhat ohjeistukset arkistoitiin.
- TULOKSET: IMSin käyttöön sitoutunut henkilöstö, selkeyttä ISO 9001 -standardin ulkoiseen auditointiin sekä varmuutta ja helpotusta arjen toimintoihin.
IMSiä hyödynnetään 17 toimipisteen organisaatiossa joka päivä reilu 150 työntekijän voimin
IMSin käyttö 17 toimipisteen työterveyspalveluita tuottavassa organisaatiossa kuuluu jokaisen työntekijän arkeen.
IMSiä käytetään organisaation dokumenttipankkina, eli kaikki yhteiset ohjeistukset, pohjat, lomakkeet ja dokumentaatio on siirretty kokonaisuudessaan IMSiin. Ohjelmistossa on hyvin rajatulla määrällä henkilöillä päivitysoikeudet, jotta kokonaisuus pysyy hyvin hanskassa.
Esihenkilöt vastaavat ohjelmiston sisältöpuun mukaisista sisällöistä, eli jokaisella esihenkilöllä on oma selkeä vastuualueensa. Esihenkilöt tarkastavat dokumenttien oikeellisuuden sovitulla syklillä, jotta jokainen dokumentti on ajan tasalla.
Henkilöstö on sitoutunut ohjelmiston käyttöön, koska IMSistä löytyy kaikki yhteiset ja ajantasaiset ohjeistukset ja dokumentatio. Finlassa työskentelevät tulevat myös tutuiksi IMSin kanssa heti perehdytyksestä lähtien, jolloin uusi työntekijä perehdytetään työhönsä ohjelmistosta löytyvän suunnitelman mukaisesti. Perehdytyksessä käydään läpi IMSissä olevia prosesseja ja ohjeistetaan jokaista ammattiryhmää niihin dokumentteihin, jotka heillä ovat käytössään.
Sanna mainitsee myös saaneensa palautetta ohjelmiston helppokäyttöisyydestä Finlan työntekijöiltä.
Finlan toiminta on sertifioitu ja heiltä löytyy ISO 9001 -standardi. Standardin edellytyksiin pystytään vastaamaan ketterämmin ja standardin mukaista toimintaa pystytään todentamaan IMS-ohjelmiston avulla. Sanna kertoo esimerkiksi laatustandardin ISO 9001 auditointiprosessin alkaneen viimeksi sillä, että ulkoselle auditoijalle annettiin oikeudet tutustua IMSiin ja sieltä löytyviin sisältöihin.
Ohjeistuksien ja dokumentaation siivousprojekti
2016 loppupuolella Finlassa aloitettiin IMSin siivousprojekti, jossa toimintajärjestelmässä olemassa olevat sisällöt siirrettiin arkistoon ja verkkolevyltä tuotiin ajankohtaiset ohjeistukset ja dokumentaatio IMSiin. Siivousprojekti vietiin alusta loppuun 3 kuukauden aikana. Projekti aloitettiin jakamalla vastuualueet esihenkilöiden kesken. He kävivät manuaalisesti läpi verkkolevylle tallennetut dokumentit; päättivät mitä siirretään IMSiin, mitä arkistoidaan ja mitä poistetaan.
Esihenkilöt sitoutuivat alusta alkaen projektiin ja muun muassa prosessikuvaukset piirrettiin yhdessä IMSin pääkäyttäjän Sannan kanssa. Organisaatiossa vierähti useampi tunti ja kerta prosessikuvauksien ja prosessipuun tekemisessä.
Koko organisaatiota koskeva yhteinen päätös siitä, että jatkossa kaikki dokumentit ja ohjeistukset löytyvät vain IMSistä, vei siivousprojektia eteenpäin.
Siirsimme käytössä olevat verkkolevyn dokumentit IMSiin ja kaikki vanhat ohjeistukset arkistoitiin IMSistä. Näin pääsimme tilanteeseen, jossa yhteiset ohjeistukset ja dokumentaatio löytyy vain IMSistä”, Sanna kertoo.
Tulokset
IMS on yksi konkreettinen keino siihen, että toimintaa toteutetaan 17 toimipisteessämme samalla tavalla. Ohjelmistosta löytyy kaikki yhteiset ohjeistukset, esimerkiksi lomakkeet, henkilöstöopas ja toimintaohjeet. Työntekijämme ovat antaneet positiivista palautetta siitä, kuinka helposti tarvittavat ohjeistukset ja dokumentaatio löytyy IMSistä ohjelmiston hakutoiminnon avulla”, Sanna painottaa.
Sanna vinkkaa ohjelmiston käytöstä seuraavaa:
IMS tarjoaa ohjelmistona paljon mahdollisuuksia, mutta kaikkia ominaisuuksia ei tarvitse ottaa heti käyttöön. Ohjelmistoa kannattaa lähteä pureskelemaan omaan toimintaan peilaten osio kerrallaan.”
Finlassa hyödynnetään IMSiä myös sisäisessä viestinnässä, kuten vaikkapa sisäiset tiedotteet, koulutusmateriaalit ja koko organisaatiota koskettavissa palavereissa läpikäydyt asiat löytyvät ohjelmistosta.
Työntekijämme hyödyntävät esimerkiksi työpaikkaselvityksissä IMSistä löytyviä valmiita pohjia ja ohjeistuksia. Nyt kun ohjeistukset ja dokumentaatio löytyy ajantasaisena yhdestä paikasta, helpotamme työntekijöidemme arkea ja varmistumme siitä, että kaikki toimivat samalla tavalla, Finlan ohjeiden mukaisesti”, Sanna lopettaa.
