Forssan kaupunki

Kun Kanta-Hämeessä sijaitseva noin 17 500 asukkaan kaupunki Forssa lähti sujuvoittamaan prosessejaan, oli Arter mukana Kuntouttavan työtoiminnan palveluprosessin parantamisessa konsultin roolissa.

Lähtötilanne

Kuntouttavan työtoiminnan palveluprosessi on monialainen prosessi, jossa on mukana kaupungin lisäksi useita eri organisaatioita. Kaupungin roolina on suunnitella, sopia ja koordinoida asiakkaan sekä eri organisaatioiden kesken, miten palvelu saadaan parhaiten järjestettyä, kertoo Forssan kaupungin Työllisyys ja hyvinvointipalvelujen päällikkö Jaakko Leskinen.

Prosessin parantamisen kanssa ei lähdetty nollasta, vaan työtä tehtiin sisäisesti jo ennen konsultoinnin alkua. Toiveena olikin saada ulkopuolisen konsultin avulla näkemys siitä, kuinka ketteriä ja “leanejä” jo ollaan, sekä mitä voitaisiin tehdä vielä paremmin.”

Koska kyse on monialaisesta eri organisaatioiden suorittamasta palveluprosessista, mahdollisia kapeikkoja ja hukkatekijöitä on paljon. Tieto ei välttämättä liiku riittävän hyvin ja viivästyksiä eri organisaatioiden välillä saattaa tulla, selvittää Leskinen projektin haasteita.

Ratkaisu

Konsultointi toteutettiin nelipäiväisenä niin, että jokaisen workshop- tai koulutuspäivän jälkeen oli aikaa työstää käsiteltyjä asioita itsenäisesti eteenpäin ennen seuraavaa yhteistä päivää. Päivien aikana käytiin läpi niin Lean-koulutusta vankan teoriapohjan saamiseksi, kuin konkreettista tekemistä workshopeissa, sekä prosessin eteenpäin työstämistä.

Konsultin pelisilmä oli hyvä koko ajan. Eteenpäin mentiin havaintojen mukaan ja poimittiin ideoita jatkokehitykseen. Konsultti oli ensin enemmän esillä ja lopussa otimme itse enemmän ohjia käsiin. Toimintakulttuurin luominen pysyi pääasiana, eikä leanattu työkalut edellä. Konsultin kanssa mietittiin ensin syitä, miksi jokin asia tehdään ja sen jälkeen kokeiltiin sopivaa työkalua tai tekniikkaa tekemiseen.” Kertoo Leskinen konsultointipäivien etenemisestä.

Tulokset

Prosessin leanaus onnistui hyvin niin asiakkaan kuin konsultin mielestä. Arterin vanhempi konsultti Jari Saali korosti onnistumisen edellytyksenä olleenerittäin hyvin sitoutuneet osallistujat, jotka olivat innostuneet kehittämistyöstä. Muutosvastarintaa ei myöskään Leskisen mukaan ole ollut huomattavissa.

Miksi kaikki muuttuu -kysymys katosi välillä kokonaan. Ollaan niin muutoksen ytimessä itse tekemässä, selvitti Leskinen osallistujien asennetta kehitystyöhön.

Prosessissa parannettiin tiedon liikkumista osallistujien kesken, tehtiin näkyväksi oma kehittämistyö ja tehostettiin kokouskäytäntöjä. Näiden seurauksena myös läpimenoaika on pienentynyt. Lisäksi jatkuvuuden varmistaminen on parantunut huomattavasti. Jos verkostossa tapahtuu henkilövaihdoksia, tehtävät ja prosessit on kuvattu nyt niin selkeästi, että uuden henkilön perehdytys on huomattavasti helpompaa kuin aiemmin.”

Prosessin parantaminen on mahdollistanut myös oikeisiin asioihin keskittymisen ja sitä myötä kuntouttavan työtoiminnan asiakasmäärää pystytään nostamaan.