Helen Sähköverkko
Helen Sähköverkko Oy on Suomen kolmanneksi suurin sähkönsiirtoon keskittyvä yritys. 100 hengen asiantuntijaorganisaation tehtävänä on siirtää sähköä noin 385 000 asiakkaalleen Helsingin kaupungin alueella, tasapuolisesti kaikilta energiayhtiöiltä. Sähkönsiirron lisäksi tehtävänä on varmistaa sähköverkon toimivuus aina ja kaikissa olosuhteissa.
Helen Sähköverkko Oy hankki Arterin IMS-ohjelmiston pääasiassa prosessikuvausten työkaluksi.
Prosessit olivat jo ennestään kuvattuina PowerPointilla, mutta niiden ylläpito ja muokkaus oli työlästä”, kertoo Helenin kehityspäällikkö Minna Paavola.
Vaatimuksena uudelle ohjelmistolle oli matala kynnys käytön aloittamiseen sekä helppokäyttöisyys. Yrityksen toimitusjohtajalta löytyi jo aiemmalta työpaikaltaan opittua käyttötaitoa sekä kokemusperäistä tietoa ohjelmistosta.
Johdon ja konsultin tuki onnistumisen takeena
Ohjelmiston käyttöönottoa helpotti johdolta saatu tuki – toimitusjohtaja oli itse vetämässä työpajoja sekä check-palavereita. Paavola painottaa johdolta tulleen tuen olleen kaiken a ja o onnistumisen taustalla.
Johdon tuen lisäksi yksi salaisuus onnistuneen käyttöönoton taustalla on kaikkien prosessien kuvaamisen ja ylläpidon vastuuttaminen prosessinomistajille.
Insinöörivoittoisena yrityksenä emme kokeneet niinkään tarvetta ohjelmiston käytön opastukselle, mutta sen sijaan sparrailimme johtamisjärjestelmää Arterin asiantuntijan kanssa”, kuvailee Paavola hyvin sujunutta IMS-käyttöönottoprojektia.
Arterin konsultin tuki toi asiakkaallemme vahvistusta suunnan muodostamiseen ja ulkopuolista näkemystä työpajoihin.
Monipuolinen IMS laajempaan käyttöön
Päätavoitteena ohjelmiston käytölle oli saada kuvattua prosessit niin sanotusti elävinä dokumentteina, jolloin niitä on myös helppo ja ketterä katselmoida, kehittää ja päivittää organisaation jatkuvasti hioutuessa. Prosessikuvausten jälkeen, aiemmin Excelillä mallinnetut riskit päätettiin myös siirtää IMS-ohjelmiston riskit-osioon.
Yrityksen suunnitelmissa on myös ottaa käyttöön ohjelmiston raportit- ja tehtävät-osiot. Dokumenttien säilytys omassa erillisessä ohjelmistossaan on mahdollista jatkossakin, sillä linkitys dokumenttienhallintajärjestelmän ja IMSin välillä sujuu mutkattomasti. IMS toimii loistavasti johtamisjärjestelmänä sekä kaiken tiedon kokoavana käyttöliittymänä.
Yhteistyö Arterin kanssa sujui hyvin. Helpdesk vastaa nopeasti ja on tarvittaessa aina auttamassa!” Paavola kertoo.
