Joensuun CNC-Machining Oy

Joensuun CNC-Machining Oy on alihankinta koneistamo, jonka valmistamat tuotteet menevät pääsääntöisesti teollisuuden järjestelmälaitteisiin. Asiakkaamme on suurta tarkkuutta vaativien teollisuuden osakomponenttien ja -kokonaisuuksien sopimustoimittaja.

Asiakkaita Joensuun CNC-Machiningilla on ympäri Suomen ja heidän valmistamistaan tuotteista noin 80 % menee vientiin välillisesti.

Joensuun CNC-Machining kuuluu EFM Groupiin, johon heidän lisäksi kuuluvat myös KKR Steel Oy sekä Viimet Oy. EFM Group aloitti toimintansa 1.9.2021 ja se työllistää noin 180 henkeä noin 23 miljoonan euron liikevaihdollaan.

Grouppiin kuuluvien yritysten yhteisten prosessien kehittäminen yhdeksi kokonaisuukseksi on yksi organisaation tulevaisuuden tavoitteista ja tähän työhön asiakkaamme hyödyntää IMS-ohjelmistoa.

IMS-ohjelmisto on ollut seuraavanlaisesti EFM Grouppiin kuuluvien yritysten käytössä:

  • Joensuun CNC-Machining – 2016 lähtien.
  • KKR Steel Oy – 2017 lähtien.
  • Viimet Oy – 2020 lähtien.

Asiakastarina tiivistetysti:

  • LÄHTÖTILANNE: ISO 9001 -standardin mukaisen toiminnan dokumentaation hallintaan tarvittiin työkalu.
  • RATKAISU: IMS-ohjelmistonavulla standardin edellyttämä toiminnan dokumentointi.
  • TULOKSET: IMS toimii ikään kuin käyttöohjekirjana organisaation toimintaan. Poikkeamista ja raportoidusta tiedosta saadaan IMSissä mittarointi tehtyä automaattisesti. IMSiin on kerätty paljon hiljaista tietoa. Lisäksi IMS-ohjelmistoa on hyödynnetty sertifikaattien haussa sekä paperien kanssa puljaaminen on loppunut ohjelmiston myötä.

Tässä referenssissä tutustumme tarkemmin Joensuun CNC-Machining Oy:n tapaan hyödyntää IMS-ohjelmistoa toiminnassaan.

IMS-ohjelmisto hankittiin vuonna 2016 ISO 9001 -standardin mukaisen toiminnan hallintaan

Juuso Herranen toimii Joensuun CNC-Machining Oy:n laatu- ja kehityspäällikkönä, hän kertoo IMS-ohjelmiston hankinnasta seuraavaa:

Saimme ISO 9001 -sertifikaatin CNC-Machiningin toiminnalle vuonna 2015. Tuolloin standardiin liittyvä toiminnan dokumentointi toteutettiin Wordilla. Noin vuoden verran pyöritimme standardin mukaista dokumentaatiota ilman erillistä ohjelmistoa. Vinkki IMS-ohjelmistosta saatiin auditoijalta.”

Asiakkaallamme oli mahdollisuus hyödyntää toimintajärjestelmäänsä standardiin liittyvän toiminnan dokumentoinnissa, mutta vuonna 2015 järjestelmästä puuttui mahdollisuus täyttää järkevästi ISO 9001 -standardin korjaavien toimenpiteiden vaikuttavuuden arviointi -vaatimus.

Auditoijan vinkistä inspiroituneena CNC-Machining päätti tutustua IMS-ohjelmistoon ja sen käyttöön.

IMSin käyttöönoton aikaan 2016 asiakkaamme työllisti noin 20 henkeä. IMS-ohjelmiston avulla CNC-Machining rakensi laatu- ja kehityspäällikön, tuotantopäällikön ja Arterin asiantuntijan avustamana itselleen ISO 9001 -standardin mukaisen toimintajärjestelmän.

Ajansaatossa asiakkaamme on lisännyt toimintajärjestelmäänsä johtamisjärjestelmään sekä työturvallisuuteen liittyviä elementtejä.

Nyt 2021 lopussa EFM Groupin myötä IMS-ohjelmiston käyttö on laajentunut ja ohjelmistoa käyttää Joensuun CNC-Machining Oy:n noin 40 työntekijää ja group tasolla noin 180 työntekijää

ISO 14001 -sertifikaatin haussa hyödynnettiin myös IMS-ohjelmistoa

Joensuun CNC-Machiningilla on myös ISO 14001 -sertifikaatti, jonka hakuun asiakkaamme hyödynsi IMS-ohjelmistoa.

ISO 14001 -standardin vaatimuksia sulautettiin IMSissä jo oleviin sisältöihin, kuten prosessikuvauksiin, riskienhallintaan ja raportointiin”, Juuso kertoo.

Lisäksi EFM Groupiin kuuluvien muiden yritysten toiminnalle on myös tarkoitus hakea ISO 14001 -sertifikaatti IMS-ohjelmistoa hyödyntäen – ISO 9001 -sertifikaatti yrityksiltä jo löytyykin.

Toimintajärjestelmän tuottamat hyödyt

Juuso listaa hyötyjä, joita IMS-ohjelmisto on tuonut heidän toimintaansa:

  1. Paperien kanssa puljaaminen loppui – työtä ohjaava dokumentaatio vietiin IMSiin ja dokumenttien visuaalinen ilme saatiin samalla yhtenäiseksi.
  2. Poikkeamista ja raportoidusta tiedosta saadaan IMSissä mittarointi tehtyä automaattisesti. Mikäli tämä kokonaisuus hoidettaisiin Excelillä, vaatisi se jo itsessään 1-2 henkilön jatkuvan työpanoksen.
  3. IMS-ohjelmistossa oleva tieto toiminnastamme on ikään kuin käyttöohjekirja yritykseemme – olemme pystyneet viemään mahdollisimman paljon hiljaistatietoa IMSiin.

Näin asiakkaamme hyödyntää IMS-ohjelmistoa arjessa

Kaikki, mikä liittyy meillä toimintaan sen ohjaamiseen ja johtamiseen, nämä tiedot löytyvät IMSistä. IMSin avulla on pyrkimys saada perehdetettyä kenet tahansa yrityksen toimintaan”, Juuso tiivistää.

CNC-Machiningin laatu- ja kehityspäällikkönä ja IMS-ohjelmiston pääkäyttäjänä toimiva Juuso kertoo ohjelmiston käytön vaihtelevan työntekijöiden välillä:

  • Hallityöntekijät eli koneistajat käyttävät ohjelmistoa pääsääntöisesti poikkeamien kirjaamiseen, ohjeistuksien tarkistamiseen ja kehitysalotteiden raportoimiseen.
  • IMS-ohjelmiston tehtävä-osion kautta henkilökuntaa voidaan vastuuttaa esimerkiksi poikkeamien korjaamiseen.
  • Laatu- ja kehityspäällikön tehtävissä ohjelmisto auttaa toiminnan kehittämisessä, mittaamisessa ja esimerkiksi ISO-standardien mukaisen toiminnan varmistamisessa.
  • Organisaation johto hyötyy ohjelmistosta esimerkiksi sinne luoduista mittareista päätösten teon tukena.
  • Organisaatiotasolla EFM Groupin tytäryhtiöt hyötyvät toistensa osaamisesta, kun toiminta on kuvattu ja dokumentoitu. Esimerkiksi ISO 9001 -standardiin liittyvässä dokumentoinnissa ja toiminnan kehittämisessä yritykset voivat auttaa toinen toisiaan ja jakaa parhaat käytännöt keskenään, kun yrityksien toiminta on kuvattu ja dokumentoitu IMSiin.

Joensuun CNC-Machining on kuvannut yrityksen prosessit IMS-ohjelmistoon, koonnut käsikirjat toiminnastaan, he mittaavat ja kehittävät toimintaansa ohjelmistoon luotujen raporttien ja mittareiden avulla.

Toimintaa kuvaava mittaristo syntyy automaattisesti raportoidun tiedon pohjalta

Ohjelmistossa olevista mittareista suurin osa rakentuu IMSillä tehtyjen raportointien pohjalta. Muutamiin mittareihin, kuten ympäristöjärjestelmän mittareihin, syötetään tietoa ulkoisista lähteistä”, Juuso avaa toiminnan mittaamista.

Asiakkaamme on luonut mittareita esimerkiksi laadulle, asiakastyytyväisyydelle, toimitusvarmuudelle, poikkeaville kappaleille, reklamaatioiden määrälle, toimitetuille kappaleille, henkilöstön tyytyväisyydelle, tapaturmataajuudelle ja kehitysaloitteiden määrälle.

Suurin osa mittareista perustuu toiminnassa tunnistettuihin poikkeamiin, sillä näiden kautta toimintaa pystytyään kehittämään.

Mittareita on myös kategorisoitu pidemmälle aikavälille ja näitä pidemmän aikavälin näkymiä hyödyntää pääsääntöisesti organisaation johto.

Käsikirjat kuvaavat yrityksen toimintatapoja ja toimintakulttuuria

IMSin Käsikirja-osiossa CNC-Machiningilla oli aluksi laatukäsikirja. Sittemmin toiminnan kehittyessä ja tiedon lisääntyessä käsikirja on muuttunut toimintakäsikirjaksi, sillä se sisältää paljon muutakin kuin laadunhallintaan liittyvää tietoa kuten johtamisen elementtejä.

Lisäksi perehdytys löytyy omana käsikirjanaan sekä tarkoituksena on luoda oma käsikirjansa pelastussuunnitelmasta.

Käsikirjoissa tiedon linkittäminen IMSsissä jo olemassa olevaan sisältöön on helppoa – ei tarvitse kuin yhdessä paikassa ylläpitää tietoa, jolloin samaa tietoa voi linkittää useampaan paikkaan ja työmäärä tiedon ylläpidossa pienenee”, Juuso avaa tapaa, jolla käsikirjoihin voidaan linkittää olemassa olevaa tietoa.

Toimintajärjestelmässä olevaa tietoa pidetään ajantasalla käyttäjäryhmien avulla

CNC-Machiningilla IMS-ohjelmistossa sijaitsevan tiedon ylläpito oli vastuutettu aiemmin henkilöittäin – nyt vastuu on jaettu eri käyttäjäryhmien mukaan.

Näin toimimalla vastuuhenkilöitä on helppo vaihtaa esimerkiksi roolimuutoksissa.

Juuso avaa tarkemmin IMSin käyttäjäryhmiä:

Pääsääntöisesti käyttäjäryhmät on jaoteltu sen mukaan, mitä dokumentteja kyseinen ryhmä näkee IMSissä ja mitä he voivat IMSissä tehdä.”

Alla muutama esimerkki eri IMS-ohjelmiston käyttäjäryhmistä CNC-Machiningillä:

  • Katsojat – Peruskäyttäjä, joka pääsee vain katsomaan IMSissä olevaa sisältöä.
  • Logistiikka – Näkee jonkin verran enemmän kuin katsoja ja logistiikkaan liittyvää asiaa.
  • Toimihenkilöt – Luovat uusia dokumentteja ja näkevät jonkun verran enemmän kuin katsojat ja logistiikkaan liittyvät henkilöt.
  • Parantajat – Henkilöt, joiden työnkuvaan liittyy jatkuva parantaminen.
  • Hyväksyjät – Henkilöt, jotka hyväksyvät dokumenttien ja raporttien muutokset.
  • Lisäksi on pääkäyttäjä ja admin tunnuksilla varustettu pääkäyttäjä.