Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu
Xamkin tietohallintopalvelut hyödyntää arjessaan ARC-ohjelmistoa. Tässä referenssissä tutustutaan Xamkin järjestelmäasiantuntija Tuomo Markun tapaan hyödyntää ARCia työssään.
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu (Xamk) toimii neljällä kampuksella Kotkassa, Kouvolassa, Mikkelissä ja Savonlinnassa. Henkilöstöä on yli 900 ja opiskelijoita yli 12 000. Voit tutustua Xamk-ammattikorkeakouluun tarkemmin tästä.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu tarvitsi kokonaisarkkitehtuurin dokumentointiin ja hallintaan sopivan työkalun.
RATKAISU: ARC-ohjelmisto valikoitui asiakkaamme käyttöön 2018 työkaluksi kokonaisarkkitehtuurin dokumentointiin ja hallintaan. Asiakkaamme on kokonaisarkkitehtuurikuvauksien lisäksi dokumentoinut ARC-ohjelmistoon tiedonhallintamalliin sekä tietoturvanhallintaan liittyvää tietoa.
TULOKSET: ARC-ohjelmisto auttaa sekä ulkoisiin vaatimuksiin että sisäisiin tarpeisiin vastaamisessa. Lisäksi ARC-ohjelmisto on ammattikorkeakoulun tietohallintopalveluiden päivittäin käytössä oleva työkalu.
ARC-ohjelmisto Xamkin käytössä 2018 lähtien
ARC-ohjelmisto hankittiin Xamkille alunperin kokonaisarkkitehtuurin dokumentointiin ja hallintaan 2018.
ARC on dokumentoinnin ja päivittäisen toiminnan työkalu, jota hyödynnetään esimerkiksi tilanteissa, joissa järjestelmien korvaamista harkitaan”, Xamkin järjestelmäasiantuntija Tuomo Marku kertoo.
Kokonaisarkkitehtuurikuvauksien lisäksi asiakkaamme hallinnoi ja dokumentoi ARC-ohjelmistossa
- tiedonhallintamalliin sekä
- tietoturvanhallintaan liittyvää tietoa.
ARCin avulla edellä mainittuihin kokonaisuuksiin on saatu selkeyttä ja dokumentoitua niihin liittyvää tietoa. Lisäksi ARCin yhteyskaaviotoiminto auttaa ymmärtämään asioiden vaikutussuhteita”, Tuomo mainitsee.
Arterin asiantuntijoilta tukea ohjelmiston käyttöön sekä uusien kokonaisuuksien haltuunottoon
Arterin asiantuntijat ovat olleet auttamassa Xamkia ohjelmiston käyttöönotossa ja kokonaisarkkitehtuurikuvauksien toteuttamisessa, tiedonhallintamallin sekä tietoturvanhallintaan liittyvän dokumentaation suunnittelussa ja kehittämisessä.
Arterin asiantuntijat auttoivat kokonaisuuksissa alkuun ja antoivat vinkkejä toiminnan kehittämiseen. Olemme saaneet myös apua yksittäisiinkin asioihin ARCin käyttöön liittyen”, Tuomo kertoo yhteistyöstä Arterin kanssa.
Koko organisaatiolla pääsy ARC-ohjelmistoon – sisällön ajantasaisuudesta vastaa 20 hengen porukka
Xamkissa jokaisella työntekijällä on pääsy ARC-ohjelmistoon.
ARCissa olevan tiedon ajantasaisuudesta vastaa noin 20 hengen porukka, johon kuuluu muun muassa tietohallinnon, tietoturvan ja järjestelmäpalveluiden asiantuntijoita. Lisäksi organisaation laatupäälliköllä ja hankintapalveluilla on ARC-ohjelmistoon muokkausoikeidet.
Tiedon avoimuus ja se, että myös heillä, jotka tarvitsevat ARCia harvemmin, on haluttu pitää oikeidet ohjelmiston käyttöön, on ollut meille sopiva toimintatapa”, Tuomo avaa ohjelmiston käyttöä heidän organisaatiossaan.
ARCissa olevan tiedon päivittämiseen Xamkissa on luotu oma toimintamalli
- Organisaation tietohallinto ja järjestelmäpalvelut kokoontuvat 4 kertaa vuodessa katselmoimaan ARC-ohjelmistoon dokumentoitua tietoa ja päivittämään sitä.
- Ydinporukka kokoontuu fyysisesti samaan tilaan, he käyvät läpi ARCissa olevaa tietoa, ideoivat yhdessä ARCin käytön kehittämistä ja tekevät tarvittavia päivityksiä ohjelmistoon dokumentoituun tietoon.
ARC- ja IMS-ohjelmistojen välisen integraation avulla olemassa olevia prosessikuvauksia pystytään hyödyntämään myös kokonaisarkkithetuurikuvauksien tukena
Xamkissa on käytössä myös Arterin IMS-ohjelmisto, johon asiakkaamme on kuvannut muun muassa prosessinsa. Prosessikuvaukset on tuotu ARC-ohjelmistoon integraation avulla.
Näin ARC-ohjelmistossa pystyy hyödyntämään olemassa olevia prosessikuvauksia, lisäksi prosessikuvaukset ovat aina ajan tasalla, sillä niiden ylläpito hoidetaan IMS-ohjelmiston puolella.
ARC-ohjelmisto auttaa sekä ulkoisiin vaatimuksiin että sisäisiin tarpeisiin vastaamisessa
Tässä referenssissä aiemmin mainittuihin organisaation ulkopuolelta tuleviin vaatimuksiin – tiedonhallintamalliin ja tietoturvallisuuteen – on vastattu dokumentoimalla ARC-ohjelmistoon organisaation toimintaa ja tiedonhallintaa.
Näiden lisäksi Tuomo antaa kaksi esimerkkiä, mihin ARC-ohjelmistoa hyödynnetään ammattikorkeakoulun sisäisissä tarpeissa:
- Xamk on visualisoinut runkoverkkonsa ARC-ohjelmistoon, sillä ammattikorkeakoululla on käytössään kymmeniä palvelimia. Tiedon visualisoinnin avulla voi esimerkiksi tarkastaa tai näyttää kollegalle asioita runkoverkon rakenteista päätöksenteon tueksi.
- Lisäksi ammattikorkeakoulussa on käytössä satoja ohjelmistoja ja järjestelmiä, joita käytetään osana opetusta. Xamk on dokumentoinut sekä järjestelmä- että ohjelmistosalkkunsa ARCiin ja ohjelmistoon kerätyn tiedon avulla asiakkaamme pystyy hallinnoimaan ohjelmistoihin ja järjestelmiin liittyviä hankintoja.
