KTO – kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus
Varsinais-Suomen erityishuoltopiiriin kuuluva KTO kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus otti vuonna 2014 käyttöönsä toimintajärjestelmän alustan IMSin. Lue alta millaisia hyötyjä toimintajärjestelmän käyttö on tuonut asiakkaallemme, joka toimii sosiaali- ja terveysalalla.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: IMS-ohjelmiston käyttöönoton taustalla toiminnan hajautuminen moneen yksikköön, palvelurakenteen muutokset sekä tavoite toimintojen vastuuttamisesta vastuuhenkilöille ja päällekkäisen työn vähentäminen.
- RATKAISU: Toimintajärjestelmän avulla useamman toimipisteen laadunhallinta ja tiedon visualisoimisen avulla päällekkäisen työn vähentäminen.
- TULOKSET: IMS-ohjelmiston avulla organisaation toimintaan ja tiedonhallintaan on tullut lisää läpinäkyvyyttä, sekä järjestelmän avulla on pystytty vastaamaan paremmin alan ja asiakkaiden muuttuviin vaatimuksiin. Vastuuta dokumenttien hallinnasta on myös pystytty jalkauttamaan asiantuntijoille. Päällekkäistä työn vähentäminen ja dokumentaation sujuva ylläpito on mahdollistunut.
Lähtötilanne
KTO tarjoaa palveluita henkilöille, joilla on kehityksellisiä neuropsykiatrisia haasteita. Toiminnallisesti KTO:ssa on kaksi toimialuekokonaisuutta; Tuki- ja osaamiskeskus sekä asumispalvelut ja niitä tukevat työ- ja päivätoimintapalvelut.
Sosiaali- ja terveysala on ollut jo pidemmän aikaa muutoksessa. Esimerkiksi valtioneuvoksen päätöksen myötä laitoskeskeinen asuminen on pitänyt hajauttaa laitoksista asumisyksiköihin. Tällä hetkellä asumisyksiköitä löytyy 18 jopa 80 kilometrin päästä Paimiosta, missä KTO:n pääyksikkö sijaitsee.
Kun toiminta hajautui moneen yksikköön toimintajärjestelmälle ja dokumenttien keskitetylle hallinnalle syntyi erityinen tarve. Tavoitteena KTO:lla oli myös toimintojen vastuuttaminen ja päällekkäisen työn vähentäminen. Asiakkaaltamme löytyi entyydestaan oma extranet, josta löytyi jonkun verran dokumentaatiota, mutta muuttuviin tarpeisiin kaivattiin monimuotoisempaa järjestelmää.
Ratkaisu
IMS-toimintajärjestelmä vastasi asiakkaamme tarpeisiin. Ohjelmisto on selainpohjainen ja sen avulla organisaatio voi koota dokumentoinnin yhteen paikkaan.
IMSin avulla laadunhallinta ja toiminnan kehittäminen sujuvoituu. Ohjelmiston työkaluilla toimintaa ohjaavan viitekehyksen todentaminen on mahdollista ja auditointeihin valmistautuminen helpottuu.
Kun fyysisesti saman katon alta ei enää löydykään organisaation tukitoimintoja, on toimintajärjestelmä sopiva työkalu arjen ja laadunhallinnan ylläpitämiseksi.
Toimintajärjestelmän alusta helpottaa useamman toimipisteen omaavan organisaation laadunhallintaa, se tukee myös asiantuntijaorganisaation arjen toimintaa.
Tulokset
Elina Jokinen toimii KTO:lla kehittämiskoordinaattorina, hän vastaa laatujärjestelmän ylläpidosta ja toimii IMS-ohjelmiston pääkäyttäjänä. Elina kertoo IMS-ohjelmiston auttaneen tilanteessa, jossa palvelurakenteeseen tuli muutoksia. Muutoksien myötä toiminnan päällekkäisyyksien vähentäminen ja dokumenttien ylläpidon sujuvoittaminen olivat tärkeässä roolissa.
Antti Kinnari toimii KTO:lla laatukoordinaattorina, ja hän kertoo IMSin tuoneen organisaation toimintaan ja tiedonhallintaan läpinäkyvyyttä, sekä järjestelmän avulla kykenee vastaamaan paremmin alan ja asiakkaiden muuttuviin vaatimuksiin. Vastuuta dokumenttien hallinnasta on myös pystytty jalkauttamaan asiantuntijoille.
Aikaisemmin ajateltiin, että muutama henkilö ylläpitää koko organisaation dokumentaatiota. Nykyään toimintamme perustuu vastuuryhmiin, jolloin tietyllä ryhmällä on vastuu tietyn toimialueen prosesseista ja siihen liittyvästä dokumentaatiosta,” Elina jatkaa.
Tämä toimintamalli on vastannut hyvin vastuun jalkauttamiseen, kun asiantuntijoiden hartioilla on omaan osaamiseen liittyvä dokumentaatio.
Toimintajärjestelmä elää ja kehittyy organisaation mukana
2010-luvun lopussa KTO otti SHQS-laatujärjestelmän käyttöönsä. IMS on helpottanut auditointeihin valmistautumisessa ja toimintamallin todentamisessa.
IMSin avulla voimme esimerkiksi todentaa SHQS:n auditoijalle sen, että Olla tietoinen -kriteeri täyttyy IMSissä olevien sähköisten lukukuittausten avulla”, Elina kertoo.
SHQS-laatujärjestelmän mukaisen laadunhallintapaneelin avulla KTO on rakentanut toimintaansa vastaavan laadunhallintajärjestelmän IMSiin.
Viimeisen parin vuoden aikana asiakkaamme on päivittänyt toimintajärjestelmänsä sisältöjä kokonaisuus kerrallaan. Käytäntö opetti kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskukselle sen, että toiminnan perusteet tulevat olla kunnossa ja ajantasaiset, jotta kokonaisuutta pystytään kehittämään haluttuun suuntaan. Tämän myötä IMSissä ollevia osa-alueita on lähdetty kehittämään toimintaa ja tarpeita paremmin vastaavaksi.
IMS-toimintajärjestelmä onkin yhdessä sovittu, paras tällä hetkellä tunnettu toimintatapojen kooste. Sitä parannetaan jatkuvasti tuloksien, asiakas- ja sidosryhmäpalautteen sekä arviointien perusteella. Mikäli toiminta päätetään keskittää esimerkiksi jotain viitekehystä vastaavaksi, tulee toimintajärjestelmästä löytyvä dokumentaatio, mittaristo ja raportointi päivittää viitekehystä vastaavaksi.
