Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä
Kymsote
Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymä aloitti toimintansa 1.1.2019. Kuntayhtymään kuuluu Hamina, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää sekä Virolahti. Kymsote palvelee 170 000 asukasta noin 6000 asiantuntijan voimin.
Kymsote hyödyntää IMS-ohjelmistoa kuntayhtymän myötä toimintatapojen yhtenäistämisessä, laadunhallinnassa sekä toiminnan kehittämisessä.
Asiakastarina tiivistettynä:
- LÄHTÖTILANNE: Tavoitteena kuuden kunnan kuntayhtymän toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen.
- RATKAISU: IMS-ohjelmisto, toimintajärjestelmän alusta, johtamisen ja laadunhallinnan tueksi.
- TULOKSET:IMS-ohjelmistoa hyödynnetään työntekijöiden perehdytyksessä, prosessien sujuvuuden tarkistamisessa, päivittäisenä työkaluna ja johtamisessa. Ohjelmiston avulla kaikkien saatavilla oleva tieto yhtenäistää toimintatapoja ja auttaa organisaatiota saavuttamaan strategiset tavoitteet. IMS tukee organisaation jatkuvaa laadun parantamista, laadunhallintaa ja laadunvarmistusta.
Lähtötilanne
Vuoden 2019 alusta toimintansa aloittanut kuuden kunnan kuntayhtymän tavoitteena on toiminnan tasalaatuistaminen, prosessien, vaikuttavuuden ja asiakastyytyväisyyden kehittäminen. Kuntayhtymän vastuulla on tarjota yhdenvertaiset sosiaali- ja terveyspalvelut jokaiselle asiakkaalle.
Ennen kuntayhtymän toiminnan aloittamista osalla kunnista oli IMS-ohjelmisto käytössään jo entuudestaan. Prosessien kuvaukset ja dokumentointi ei kuitenkaan ollut samalla tasolla kaikkein kuntien välillä, joten yhtenäiset toimintatavat, prosessien kuvaustavat sekä dokumentointi täytyi saada yksiköiden välillä samalle tasolle.
Kymsoten laatupäällikkönä ja IMSin pääkäyttäjänä toimiva Tarja Hyvönen kertoo organisaation tavoitteista:
Tavoitteenamme on kehittää palveluitamme yhä laadukkaammiksi, hyvinvointia edistäviksi sekä tarveperäisiksi strategiamme mukaisesti. Pyrimme samalla myös kustannustehokkuuden kehittämiseen.”
Ratkaisu
IMS-ohjelmisto, SaaS-pohjainen toimintajärjestelmän alusta, mahdollistaa organisaation prosessien, dokumentien, käsikirjojen, mittarien, raporttien ja riskiarviointien tuomisen yhteen paikkaan. IMSin avulla voidaan varmistaa myös standardien mukainen, laadukas, ympäristöystävällinen ja turvallinen toiminta.
IMS-toimintajärjestelmän avulla organisaatiossa luodaan edellytykset toiminnan tasalaatuistamiselle ja strategian jalkautukseen. Jatkuva laadun parantaminen mahdollistuu prosessien ollessa luonnollinen osa työntekoa.
Kymsotessa IMS-ohjelmistolla on lähdetty kuvaamaan asiakkaamme tarjoamien palveluiden prosessit. Prosessien kuvaaminen aloitettiin palveluittain prosesseista vastaavien ja henkilöstön kanssa. Aikataulujen ja tavoitteiden asettaminen kokonaisuudessa on tuonut varmistusta ison kokonaisuuden etenemisen suhteen.
Myös Arterin asiantuntijan vetämän työpajapäivät ovat auttaneet viemään kokonaisuutta käytännön tasolla eteenpäin.
Olen ollut mukana kouluttamassa Kymsoten esimiehiä sekä prosessien vastuuhenkilöitä IMSin käyttöön ja prosessien kuvaustapaan, tavoitteena Kymsoten yhtenäiset toimintatavat. Ohjelmiston jalkauttaminen ja käytön ylläpitäminen yksikköjen arjessa on tärkeää kokonaisuuden kannalta ja sen parissa on töitä vielä riittää”, Tarja painottaa.
Tarja kertookin vastuun jakamisen ja prosessiomistajuuden olevan tärkeä osa organisaation laadun- ja prosessien hallintaa. Kymsotella on oma IMS-työryhmä, joka on kokoontunut useamman kerran vuodessa kokonaisuuden edistämisen tiimoilta.
Laadunhallinta vaatii johtajuutta sekä prosessiosaamista”, Tarja Hyvönen mainitsee.
Tulokset
Yksikkömme tulevat hyödyntämään IMSiä päivittäisen johtamisen työkaluna ja perehdytyksessä. Prosessit tarkistetaan säännöllisesti, jotta ne ovat asiakaslähtöisiä, sujuvia ja kustannustehokkaita. Olemme lisänneet muihin ohjelmistoihimme suoria linkityksiä IMSiin esim. potilastietojärjestelmiin, jotta ohjelmiston käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa”, Tarja kertoo.
Tarja kertoo kaikilla työntekijöillä olevan katseluoikeudet IMSiin ja muokkausoikeuksia prossesseihin annetaan prosessin omistajan luvalla. Tavoitteena on, että aivan kaikki osaisivat käyttää ohjelmistoa ja sen käyttö tulisi mahdollisimman lähelle arkea.
Tarja uskoo, että prosessien kuvaamisella on vaikutusta erikois- ja poikkeustilanteissa laadun varmistamiseen: Vaikka kollegaa ei pääsisi ohjeistamaan paikan päällä, kaikkien ulottuvilla olevat ohjeistukset ja prosessikuvaukset auttavat arjen toiminnoissa.
Uskon, että prosessien kehittämisen avulla pystymme luomaan toimintaamme kilpailuvaltteja. Koko organisaatio osallistuu asiakastyytyväisyyden kehittämiseen prosessien ja laadunhallinnan kautta. Kun prosessit ovat sujuvia ja laadukkaita asiakkaan näkökulmasta, voimme erottautua eduksemme.” Tarja lopettaa.
