Lapin ammattikorkeakoulu
ARC-ohjelmiston avulla toiminnan visualisointi ja dynaaminen näkymä organisaation toimintaan
Lapin ammattikorkeakoulu toimii kolmella kampuksella Kemissä, Rovaniemellä ja Torniossa. Lapin AMKissa on noin 6000 opiskelijaa, ja se työllistää noin 400 henkilöä. Lapin AMK ja Lapin yliopisto muodostavat Lapin korkeakoulukonsernin, jolla on yhteiset hallinto- ja tukipalvelut sekä yhteinen strategia.
Tutustu tarkemmin Lapin ammattikorkeakoulun toimintaan tästä.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Tarve visualisoida organisaation toiminta dynaamisella tavalla, jotta strategian toimeenpanokokonaisuus on paremmassa hallinnassa.
RATKAISU: ARC-ohjelmiston avulla organisaation toiminnan visualisoiminen ja toimintaan liittyvän tiedon keskittäminen ohjelmistoon asiakkaan omien tarpeiden mukaisesti.
TULOKSET: Asiakkaamme tavoittelee toimintansa visualisoinnin avulla parempaa näkymää ja ymmärrystä koko henkilöstölle, miten asiat ja toiminnot liittyvät toisiinsa.
Lähtötilanne
Merja Forest toimii Lapin ammattikorkeakoulun laatupäällikkönä. Hänen tehtäviinsä kuuluu tukea organisaation johtamista ja johtamisen kehittämistä.
Kaksi keskeistä osa-aluetta Merjan työssä ovat
- laatujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen
- sekä tiedolla johtamisen tukeminen eli johtamisen edellyttämän tiedontuotannon kehittäminen ja koordinointi.
Merja kertoo ARC-ohjelmiston hankinnalle olleen Lapin ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston yhteisiä sekä korkeakoulukohtaisia tarpeita:
- Lapin ammattikorkeakoulun tarpeet: Laatujärjestelmään kuuluvien prosessikuvauksien uudistaminen.
- Yhteiset tarpeet: Mahdollisuus kuvata korkeakoulujen omia sekä konsernin yhteisiä toimintoja yhdessä paikassa, niin että toimintojen yhteydet on mahdollista nähdä.
- Yhteiset tarpeet: Oman viitekehyksen luominen konsernin strategian kuvaamiselle ja strategian toteuttamiseen liittyvien toimenpiteiden kuvaamiselle.
- Yhteiset tarpeet: Konsernin toiminnan kuvaaminen laajasti. Tähän kokonaisuuteen asiakkaallamme kuuluvat kokonaisarkkitehtuuri, konsernin yhteisen strategian kuvaaminen toteutus toimenpiteineen, tiedonhallintamalli sekä tietojärjestelmät.
Asiakkaamme oli aiemmin tuonut laatujärjestelmään kuuluvat prosessikuvaukset Sharepoint-upotuksina organisaation sisäiseen intraan. Erillisiin prosessikuvauksiin asiakkaamme kaipasi dynaamisempaa ratkaisia, jonka avulla organisaation toimintaa ja prosessien välisiä yhteyksiä olisi helpompi ymmärtää. Intran päivityksen myötä prosessikuvauksien toteutustapaan lähdettiin etsimään uutta ratkaisua.
Korkeakoulukonserniin kuuluvat – Lapin ammattikorkeakoulu sekä Lapin yliopisto – vastaavat itse koulukohtaisesta toiminnanohjauksesta. Toiminnanohjaukseen kuuluvat laadunhallinta- sekä johtamisjärjestelmät, mutta konsernilla on yhteiset tuki- ja hallintopalvelut, joissa hyödynnetään yhteisiä tietojärjestelmiä sekä palvelutuotantoa.
Muun muassa yllä olevien tarpeiden pohjalta asiakkaamme teki Lapin yliopiston kanssa yhteisen hyötyanalyysin hankittavasta ohjelmistosta, jonka pohjalta korkeakoulukonserni päätti hankkia ARC-ohjelmiston yhteiseksi työkalukseen.
ARC-ohjelmiston käyttöönotto
Lapin ammattikorkea koulussa ARC-ohjelmiston käyttöönotto päätettiin toteuttaa laajasti.
Ohjelmiston ydinkäyttöönottoryhmään kuului asiantuntijoita organisaation eri osa-alueilta:
- asianhallinnasta,
- korkeakoulusuunnittelusta,
- laadunhallinnasta,
- strategiatyöstä,
- tietojärjestelmätyöstä,
- tietosuojasta sekä
- viestinnästä.
Ohjelmiston käyttöönotto aloitettiin Arterin konsultin pitämillä työpajoilla. Asiakkaamme palasteli käyttöönoton perinteisen 5 työpajan kokonaisuuden pienempiin osioihin, jotta käyttöönotto palvelisi paremmin heidän omia tarpeita ja kaikkia, jotka olivat mukana ydinkäyttöönottoryhmässä.
ARCin käsitemaailmaan pääseminen ja se, että päästiin kuvaamaan sitä, miten tietyt kokonaisuudet liittyvät toisiinsa otti oman aikansa. Kun ohjelmiston toimintaperiaatteen ymmärtää ja ajatusmaailman siirtäminen staattisista kuvauksista dynaamisiin on hallussa, ARC-ohjelmisto ikään kuin ohjaa käyttäjäänsä”, Merja kertoo kokemuksistaan ohjelmiston käyttöönottoon liittyen.
Lapin ammattikorkeakoulu:
- on kuvannut ARC-ympäristöönsä konsernin yhteisen strategian,
- heillä on valmius lähteä kuvaamaan korkeakoulukohtaisesti strategian toteuttamista.
- Lisäksi AMKin prosessikuvaukset ovat ARCissa ja linkitettynä uuteen intraan,
- tietojärjestelmäsalkku ja tiedonhallintaosio
- sekä konsernin yhteiset palvelukuvaukset löytyvät ARCista.
Isompana kokonaisuutena meillä on mietinnässä organisaation kyvykkyydet”, Merja avaa ARC-ohjelmiston käyttön kehittämiseen liittyviä ajatuksia.
ARC-ohjelmiston tuottamat hyödyt
Toimintamme visualisoinnin avulla pääsemme näkemään isompaa kuvaa kokonaisuudesta, miten asiat ja eri kokonaisuudet liittyvät toisiinsa. Tätä kautta tavoitelemme parempaa näkymää ja ymmärrystä kaikille, miten asiat ja toiminnot liittyvät toisiinsa”, Merja kertoo Lapin ammattikorkeakoulun tavoitteista ARCista saatavien hyötyjen suhteen.
Merja Forest toimii Lapin ammattikorkeakoulun ARC-ohjelmiston pääkäyttäjänä. Lisäksi ohjelmiston käyttäjät ovat henkilöitä, jotka työskentelevät laatutyön ja kokonaisarkkitehtuurin parissa sekä organisaation johdossa. ARC-ohjelmistoa käyttävät myös tiedonhallintalain vaatimusten toimeenpanijat. Lisäksi koko henkilöstölle on annettu lukuoikeus ARC-ohjelmistoon luotuun sisältöön.
Olemme vasta alkuvaiheessa ARCin käytössä ja ohjelmiston käyttö rakentuu pikkuhiljaa. Aika näyttää, kuinka ARCin käyttö kehittyy ja mihin kaikkiin näkökulmiin voimme ohjelmistoa hyödyntää”, Merja kertoo.
Asiakkaamme avasi koko henkilöstölleen lukuoikeudet ARC-ohjelmistoon samalla kun he lanseerasivat ammattikorkeakoulun uuden intran.
Lapin ammattikorkeakoulu tavoittelee ARC-ohjelmiston avulla parempaa hallintaa strategian toimeenpanokokonaisuuteen. Lisäksi ARC-ohjelmiston avulla visualisoitujen organisaation rakenteiden, toimintojen ja niiden väliset yhteyksien ja riippuvuussuhteiden ymmärtäminen helpottuu.
ARC-ohjelmiston avulla vaikeasti hahmotettavat kokonaisuudet on mahdollista visualisoida helpommin ymmärrettävään muotoon. Esimerkiksi ARCin yhteyskaavion avulla on mahdollista nähdä, mitä ohjelmistoja ja millaista tietoa organisaatiossa tuotetaan ja käytetään, tiettyyn palveluun tai asiakasryhmään liittyen. Alla video ARC-ohjelmiston yhteyskaavion toimintaperiaatteesta.
