Malviala Oy
Malviala Oy on leipomoalan yritys, jonka toiminta alkoi vuonna 1969. Konserni työllistää 50 henkilöä ja siihen kuuluu yhteensä neljä toimipistettä Kuopiossa, Vehmersalmella sekä eteläpohjanmaalla Ylistarossa ja Töysässä. Leipomotoimintansa lisäksi Malviala tuo kansainvälisiä herkkuja Suomeen. Organisaatio otti IMS-ohjelmiston käyttöönsä kehittääkseen dokumenttien hallintaa ja raportointia.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: IMS-ohjelmiston käyttöönoton taustalla tarve selkeyttää ja suoraviivaistaa dokumenttien versiointia, muutoslokien ylläpidon sekä hyväksyntämenettelyt.
- RATKAISU: Toimintajärjestelmän alustan, IMS-ohjelmiston, avulla luotiin Malviala Oy:lle toimintajärjestelmä.
- TULOKSET: IMS-ohjelmiston avulla organisaation prosessien kuvaaminen tarkastikkin, neljän toimipisteen dokumentaation hyväksyntä- ja tallentamismenettelyt ovat helpottuneet ja sujuvoituneet. Myös toiminnan seuraamiseen, mittaamiseen ja raportointiin on ohjelmiston avulla saatu helpotusta.
Lähtötilanne
Malviala Oy:ssa käytettiin ennen IMS-ohjelmistoa Microsoft Office -työkaluilla rakennettua dokumenttienhallintaa. Muun muassa dokumenttien versiointi, muutoslokien sekä hyväksyntämenettelyiden selkeyttäminen ja suoraviivaistaminen oli tarpeen.
Ennen IMSiä toiminnan ja prosessien ohjeistukset sijaitsivat palvelimella omissa kansioissaan, mistä ne tulostettiin jaettavaksi tuotantoon. Vaikka tuolloinen järjestelmä toimi suhteellisen hyvin, puuttui siitä täysin dokumenttien versioiden ja muutosten hallinta sekä hyväksyntämenettely, josta jäisi lokitiedot talteen.
Ratkaisu
Malviala Oy:lle rakennettiin toimintajärjestelmä IMS-ohjelmiston avulla. Projekti aloitettiin 2019 elokuussa ja 7 työpajan avulla kokonaisuus rakennettiin siihen malliin, että asiakas itse osaa päivittää ja jatkokehittää yhdessä luotua toimintajärjestelmää.
IMS-ohjelmisto on selainpohjainen toimintajärjestelmän alusta laadunhallinnan perustaksi. Helppokäyttöinen, skaalautuva ja suomenkielinen ohjelmisto tuo yhteen paikkaan kaikki organisaation prosessit dokumentit, käsikirjat, mittarit, raportit ja riskiarvioinnin. IMSin avulla voidaan varmistaa standardien mukainen, laadukas, ympäristöystävällinen ja turvallinen toiminta.
Ohjelmistoon voidaan rakentaa raportointi ja mittaristo. Alustan avulla osallistat henkilöstöä toiminnan kehittämiseen ja turvaat yhtenäisen tiedon välittymisen henkilökunnalle esimerkiksi ohjeistuksien tai laadunvalvonnan kannalta.
Meillä ei ole ollut käytössä aikaisemmin mitään toimintajärjestelmää ja IMS toi mukanaan uusia työkaluja. Kuten selkeän ja ennen kaikkea helpon tavan laatia prosessien kuvauksia, joissa on myös mahdollisuus tarkkoihin vaiheiden kuvauksiin. Aikaisempi menetelmämme sisälsi vain suppeat tuotantolinjojen vuokaaviot.” Kertoo Malvialan laatupäällikkö Pasi Jänisoja.
Tulokset
Projekti vedettiin läpi Malvialan laatupäällikkö Pasi Jänisojan kanssa. Kokonaisuuden onnistumiseen vaikutti Malvialan päässä johdon tuki, nopea päätöksien teko toteutuksen lomassa sekä tehokas käytännön tekeminen.
Neljältä toimipisteeltä tulevien dokumenttien katselmointi ja hyväksyntä on helpottanut myös omaa työtäni melkoisesti. IMS on vähentänyt sähköpostien kautta tulevan dokumentoinnin tallennusrumbaa, kun toimipisteiden vastuuhenkilöt saavat lisättyä dokumentit järjestelmään, ja lähetettyä sitä kauttahyväksymispyynnön minulle” Jänisoja kertoo.
Malvialan laatupäällikön mukaan IMSin avulla:
- dokumenttien katselu- ja muokkausoikeuksien määrittely selkeytyi,
- dokumenttien versiointi, muutosloki ja hyväksyntämenettely helpottui,
- toiminnan raportointi ja mittarien seuraaminen helpottui.
Jänisojan mukaan IMSissä on paljon hyviä ominaisuuksia kuten mittarit ja raportit, mutta elintarviketeollisuudessa toimivan Malvialan IMSin käyttö pyörii pääsääntöisesti dokumenttien hallinnassa sekä raporteissa.
Raporttiosiosta täytyy erikseen mainita käyttöäni helpottavat tilastointiominaisuudet, jossa saan määriteltyä mm. toimipistekohtaisesti erilaisia hakuja asioista, jotka olen määrittänyt raporttipohjalle”, Jänisoja lopettaa.
