Otaverkko
Tavoitteena parempaa laatu- ja johtoryhmätyötä
Otaverkko on tietoliikenteen ja tietotekniikan asiantuntija- ja palveluyritys, joka on toiminut vuodesta 1997 lähtien. Otaverkko tarjoaa asiakkailleen moderneja ja tietoturvallisia it-ratkaisuja käytännönläheisesti ja laadukkaasti. Yhtiö työllistää noin 30 asiantuntijaa.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Sisäisiin ja ulkoisiin vaatimuksiin vastaaminen sekä yhtiön strategisen ja operatiivisen tason yhdistämisen kehittäminen.
- RATKAISU: IMS-ohjelmistolla tukea arjen toimintoihin, sertifikaattien edellytyksiin vastaamiseen ja laadukkaaseen johtoryhmätyöhön, sekä näkymä yhtiön toimintaan kokonaisuutena.
- TULOKSET: Asenne- ja kulttuurimuutos sekä johtoryhmälle strategian ja operatiivisen tason yhdistämiseen edellytykset.
Lähtötilanne
Vahva halu erottautua laadulla ja tekemisen kypsyydellä markkinoilla on ollut toiminnassamme mukana alusta saakka”, Lenni Laukkanen Otaverkon varatoimitusjohtaja kertoo.
Otaverkon laadukkaasta toiminnasta kertoo niin asiantunteva henkilöstö kuin ISO 9001 -sertifikaatti. 2020 vuoden loppussa asiakkaallamme on myös tietoturvaanliittyvän ISO 27701-sertifikaatin hakuprosessi käynnissä.
Yhtiön pienestä koosta huolimatta on sen toiminnan vaatimustaso korkealla. Vaativat asiakkuudet tuovat oman lisänsä laadulle erityisesti tietoturva-asioihin.
Asiakaspalvelumme vastaa puheluun 11 sekunnissa ja puheluun vastannut henkilö hoitaa yleensä asian alusta loppuun saakka. Puhelusta ei siis lähetetä tikettiä eteenpäin, vaan asiaa ruvetaan selvittämään suoraan”, Lenni avaa käytännön esimerkin kautta Otaverkon työskentelytapoja.
Otaverkon toiminnalle myönnetyn ISO 9001 -sertifikaatin seuranta-arvioinnissa löytyi poikkeama, jonka myötä Otaverkolla lähdettiin tutkimaan vaihtoehtoja poikkeaman korjaamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi.
Ratkaisun etsimisen taustalla oli poikkeaman lisäksi tarve kehittää johtoryhmän työskentelyä strategisen ja operatiivisen tason yhdistämisessä.
Ratkaisu
Arterin IMS-ohjelmisto sopi Otaverkon tarpeisiin ja se yhdisti fyysisesti eri paikoissa olleet laatutyön toteuttamisen ja seurannan työkalut yhteen paikkaan.
Sain Arterin IMS-ohjelmistoon demotunnukset sekä suuntaa-antavan hinnan heti ensimmäisellä myyntitapaamisella. Tämä osoitti läpinäkyvyyttä ja aitoa halua auttaa asiakasta”, Lenni kertoo ohjelmiston myyntiprosessista.
IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön Otaverkossa työpajojen avulla, joissa Arterin asiantuntija tuki käyttöönottoa ja antoi vinkkejä, miten asioita kannattaa toteuttaa.
Vastuu ohjelmiston käyttöönotosta ja rakentamisesta on organisaatiolla itsellään. Toimintajärjestelmän rakentamisessa pitää uskaltaa soveltaa ja tehdä järjestelmästä oman näköinen ja omiin tarpeisiin sopiva”, Lenni kertoo.
Varatoimitusjohtajana toimiva Lenni kertoo myös tunnistaneensa seuraavia asioita onnistuneen käyttöönoton taustalta:
- vastuu käyttöönottoprojektista on organisaatiolla itsellään,
- käyttöönottoon mukaan henkilöitä, joilla on tarpeeksi päätösvaltaa,
- työpajoihin valmistautuminen.
Otaverkon johtoryhmä otettiin mukaan IMSin käyttöönottoprojektiin. Arterin asiantuntija oivallutti johdon ymmärtämään heidän roolinsa tärkeyden laatutyössä. Arterin asiantuntija esitti Otaverkon johdolle kysymyksiä ja osoitti kokonaisuuksia, joihin kaivattiin vastauksia ja päätöksiä.
Tulokset
IMS-ohjelmiston avulla Otaverkossa:
- Tietoturvan vuosikello toteutettiin auditoitavaan muotoon.
- Riskit ja tietoturvan ohjeistukset tuotiin yhteen yhteiseen sijaintiin.
- Luotiin poikkeamaraportointi sekä mahdollisuus johtaa niistä tehtäviä, joita on myös mahdollista vastuuttaa ja seurata toteutumista.
- Määritettiin tietoturvaa koskevat mittarit, joiden avulla voidaan suoraan tehdä teleyrityksen vastuulla olevaa viranomaisraportointia.
Meillä on tietoturvaan liittyvää tekemistä läpi vuoden, josta tulee kerätä historia- ja lokitietoa. Tieto oli IMSiä aiemmin eri paikoissa, nyt se löytyy keskitetysti yhdestä paikasta”, Lenni alleviivaa.
Yhteiskunta velvoittaa teleyrityksiä tekemään poikkeamaraportointia sekä tilastointia. Kerätyn tiedon avulla johdetaan muun muassa Suomen talouskasvua sekä kerätään digitalisaatiota koskevaa aineistoa.
Lisäksi nyt koronapandemian aikaan teleyrityksissä tuotettavan raportoinnin avulla yhteiskunnalle tuotetaan tietoa päätöksen teon tueksi poikkeamatilanteisiin varautumisen kehittämiseen.
IMS-ohjelmiston avulla Otaverkon toiminnasta tuotettava viranomaisraportointiin saatiin helpotusta mittareiden avulla. Aiemmin raportointi piti koota käsin eri lähteistä, nyt ohjelmiston mittariston avulla sama raportti saadaan koottua helposti valmiiksi yhdestä paikasta.
Kehitystä johtoryhmätyöhön sekä muutosta kulttuuriin
Lenni kertoo johtoryhmän työskentelyn saaneen ryhtiä IMSin avulla.
IMS on arjen työkalu myös johtoryhmässä. Yksi suurimmista saavutuksistamme on näkymä kaikkeen yrityksen toimintaan, joka auttaa meitä keskittymään liiketoimintamme strategisen ja operatiivisen tason yhdistämiseen.”
Myös onnistumisen kokemukset ovat luoneet lisää uskoa omaan tekemiseen.
Laadukkaampaan johtoryhmätyöhön on päästy muun muassa näiden seikkojen avulla:
- Johtoryhmän jäsenien mukaanotolla IMSin käyttöönottoon ja kehitysryhmään.
- Vuosikellon ja sen mukaisten tehtävien seurannalla.
- IMSin avulla luodulla näkymällä yrityksen toimintaan sillä tasolla, joka auttaa keskittymään strategisen ja operatiivisen tason yhdistämiseen.
- Onnistumisen kokemuksien kautta usko omaan tekemiseen on vahvistunut, kun tehtävät ja deadlinet eivät unohdu muistioihin.
IMS-ohjelmistona luo edellytykset muutokselle. Otaverkko on kehittänyt laatutyötään:
- Koko yritykselle avoimella tietopankilla, joka on rakennettu IMSiin.
- IMSin käytöllä ensisijaisena perehdytys- ja koulutusjärjestelmänä.
- Ohjeistuksien jaottelulla toiminnoittain.
- Toiminnan läpinäkyvyyden, avoimuuden ja viestinnän kehittymisellä.
- Asioista keskustelemisella ja oman työn kehittämisellä – tiiminä ja kollegoina.
- Asenne- ja kulttuurimuutoksella.
Lenni kertoo muutoksen näkyvän arjessa esimerkiksi siinä, miten asioista puhutaan:
Aiemmin eräs Otaverkon työntekijä onnitteli yrityksen johtoa siitä, että te saitte sertifikaatin.
IMSin käyttöönoton jälkeen eräs työntekijä kertoi seuraavaa:
Pidän siitä, että meillä on hyvin selkeästi määriteltu laatuvaatimukset ja, että tiedän mitä mun pitää tehdä, että mun ryhmä pysyy niissä.”
Sana te on muuttunut me-sanaksi.
Kun toiminnan reunaehdot ja tavoitteet, joiden puitteissa työskennellään, on määritelty, ihmiset voivat ja jaksavat paremmin. Energiaa säästyy enemmän siihen, mikä on varsinainen työ: ongelmanratkaisuun, luovuuteen ja arvon tuottamiseen asiakkaalle”, Lenni lopettaa.
