Oulun kaupunki
Yhteistyömme Arter Oy:n kanssa alkoi kattavasta palveluntarjoajien kartoituksesta, kertoo Elina Välikangas. Alan jatkuvasti tiukentuneiden vaatimusten johdosta Oulun kaupungin silloiselle sosiaali- ja terveyspalvelujen, nykyiselle hyvinvointipalvelujen palvelutuotannolle tuli ajankohtaiseksi vuonna 2008 yhtenäiseen laatu- ja toimintajärjestelmään pyrkiminen.
Tarvitsimme kehitysalustaa EFQM- mallin mukaisen laatujärjestelmän kehittämiselle. Vaihtoehtoja tutkiessamme IMS nousi vahvasti esiin monipuolisien toimintojensa ansiosta.”
Ratkaisu
IMSiin päädyttiin melko nopealla aikataululla, sillä prosessiosion kolmisivutekniikan selkeys, mahdollisuus linkittää dokumentteja prosesseille ja mahdollisuus luoda toimintakäsikirja järjestelmän sisäisen tekstieditorin avulla vakuuttivat organisaation päätöksentekijät. Noista ajoista on edetty jo pitkä matka.
Meillähän ei ole kyseessä vain sosiaali- tai terveydenhuollon järjestelmä, vaan järjestelmän prosessiosiossa tarkastellaan kokonaisvaltaisesti kaupungin palvelukokonaisuutta asiakasnäkökulmasta elämänkaarimallia noudattaen”, kiteyttää Välikangas organisaationsa toimintajärjestelmän perusidean.
Näkökulmina toimialueet
Välikangas itse päätyi IMSin pääkäyttäjätehtävien pariin osana nykyistä kehittämis- ja laatupäällikkötehtävää ja siihen työhistorialla sosiaali- ja terveyspalveluiden perustehtävistä laatupäällikkyyden ja kehittämistehtävien kautta edeten. IMS-ohjelmistoon siirryttäessä Oulun kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden prosesseihin liittyviä sisältöjä oli osaksi jo työstetty. IMSin käyttöönoton myötä näitä sisältöjä on voitu jatkokehittää.
Aiemmin toimi- ja palvelualueittain jaotellut kokonaisuudet on esimerkiksi muotoiltu uudestaan eri vastuualueet yhteen nivoviksi näkökulmiksi”, kertoo Välikangas.
Yhtenä kehittämistyön perusajatuksena oli asiakasnäkökulman ja poikkitoiminnallisuuden tuominen esiin organisaation toimintaa kuvatessa. Asiakkaan polku ikään kuin ohjaa toimintaa ja prosesseja, valottaa Välikangas Oulun kaupungin hyvinvointipalvelujen toiminnan kuvaamisen lähtökohtia.
IMS-ohjelmiston käyttöönottovaihe Oulun kaupungin hyvinvointipalveluissa hoidettiin siten, että kaikki organisaation keskeiset toimijat otettiin mukaan yhteiseen projektiin. Projektin tuloksia peilautettiin johdosta muodostuvan ohjausryhmän ja johdon avulla. Periaatteena kehitystyössä pidettiin sitä, että kukaan ei rakenna yksinomaan itseä lähellä olevia kokonaisuuksia, vaan kokonaisuudet määritetään yhteistyön avulla yksimielisyyden kautta. IMS pyhitettiin vain yhteisesti hyväksytyn materiaalin julkaisemiseen.
Prosessien kehittäminen laajamittaisen, avoimen keskustelun avulla on toki hidasta, mutta kaikki ovat tämän ansiosta paremmin sitoutuneita päätettyihin toimintatapoihin. Lähestymistapa on ollut ilmeisen oikea – hetkeäkään ei ole kaduttanut”, Välikangas summaa.
Perehtymistä järjestelmään arkityön kuvaamisella ja sisällöntuotannolla
IMS jalkautui Oulun kaupungin hyvinvointipalveluiden organisaatioon alueellisten kehittämis- ja laatuasiantuntijoiden ja yhteisten prosessien kehittämisen kautta. Alueelliset kehitysvastaavat perehdyttivät henkilöstöä järjestelmän käyttöön arkityön prosesseja esittelemällä. Tätä nykyä uuden henkilöstön perehdyttämisessä ja uusien toimintamallien esittelemisessä hyödynnetään IMS-ohjelmistoa. Käyttökoulutusten jälkeen sisällön tuottaminen IMSiin on sujunut ongelmitta.
Prosessinpiirtotyökalu on helppo omaksua. Arterin tarjoamia sisällöntuotannon workshopeja emme ole toistaiseksi käyttäneet. Sen sijaan päivitysten jälkeen uusien ominaisuuksien käytön osaaminen ja niiden hyödyntäminen tulisi varmistaa”, pohtii Välikangas.
IMS-ohjelmisto – avoin näkymä toiminnan kehitystyöhön
IMSin ehdottomana vahvuutena Välikangas näkee prosessiosion selkeyden ja helppouden.
Käyttöön ei ole suurta kynnystä. Järjestelmän visuaalisuus mahdollistaa asioiden esittämisen hyvin selkeästi. IMS-ohjelmiston avulla niin perehdytys kuin oman roolin löytäminenkin yksinkertaistuu huomattavasti”, Välikangas kehuu.
Myös uuden sisällön nivouttaminen vanhaan sisältöön on Välikankaan mukaan tehty helpoksi. Esimerkiksi uuden terveydenhuoltolain edellyttämä laadunhallinta- ja potilasturvallisuussuunnitelma on helppo lisätä jo tehtyyn toimintakäsikirjakokonaisuuteen. Tulevaisuudessa on tavoitteena luoda poikkitoiminnallisille prosesseille niiden toimintaa kuvaavat mittarit, visioi Välikangas toimintajärjestelmän kehittämistyön tulevaisuudennäkymiä. IMS-ohjelmistossa olevat sisältömme ovat pitkäjänteisen yhteisen kehitystyön tulosta ja ne elävät kaikille organisaatiomme toimijoille avoimena kehittämistyön näkymänä.
IMS todella elää arjessa kehittämistyön mukana”, Välikangas lopettaa.
