Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Pohde eli Pohjois-Pohjanmaan hyvintointialue on yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista, sen alueeseen kuuluu 30 kuntaa. Pohde vastaa noin 416 000 asukkaan hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta. Lisäksi he työllistävät lähes 18 500 alan osaajaa.
Tässä referenssissä tutustumme Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen OYS Ensihoidon tapaan hyödyntää IMS-ohjelmistoa heidän arjessaan.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Kaksi isoa organisaatiomuutosta 2020-luvun alkupuolella.
RATKAISU: IMS-ohjelmiston hyödyntäminen organisaatiomuutoksissa siten, että kaikki työtäohjaava tieto vietiin IMS-ohjelmistolla rakennettuun laatujärjestelmään.
TULOKSET: Henkilöstöllä ajantasainen työtä ohjaava tieto hyödynnettävissä ja henkilökunnan osallistaminen tiedon ylläpitoon. Nyt työtäohjaava tieto löytyy yhdestä paikasta aiemman 6 paikan sijaan.
IMS-ohjelmisto ensihoidon arjessa
Markku Siltanen toimii OYS Ensihoidon laatukoordinaattorina. Hän koordinoi ensihoidon laadunhallintaa, sekä potilas- ja työturvallisuuteen liittyviä kokonaisuuksia.
OYS Ensihoito toimii maantieteellisesti isolla alueella – Kalajoelta Kuusamoon saakka.
Yksiköitä eli ambulansseja on päivittäin valmiudessa 42 koko hyvinvointialueella. OYS Ensihoito työllistää lähes 500 henkilöä ja vuositasolla he hoitavat noin 76 000 ensihoitotehtävää.
Prosessikuvaukset ja toimintaa ohjaava dokumentaatio helpottivat arkea organisaatiomuutoksissa
Oys Ensihoidolla on taustalla kaksi isoa organisaatiomuutosta 2020-luvun alkupuolelta:
- 2022 kahden pelastuslaitoksen toiminta yhdistyi: Jokilaaksojen ja Oulun Koillismaan pelastuslaitoksen ensihoito yhdistyivät ja siirtyivät Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin.
- 2023 vuoden alusta sairaanhoitopiiristä siirryttiin Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelle.
OYS Ensihoidon laatukoordinaattorina toimiva Markku Siltanen kertoo, että IMS-ohjelmistoa on hyödynnetty erityisesti siinä, että työtä ohjaavaa tietoa on saatu välitettyä kentälle isossa organisaatiossa.
Ennen organisaatiomuutoksia toimintaa ja ensihoitotyötä ohjaavaa dokumentaatiota löytyi jopa 6 eri paikasta. IMS-ohjelmiston käyttöönoton lähtökohtana oli se, että henkilöstöllä olisi viimeisin mahdollinen tieto käytettävissä.”
Näin IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön OYS Ensihoidossa
Siirsimme esimerkiksi hoito-ohjeet IMS-ohjelmistoon kun siirryimme kahdesta eri organisaatiosta Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin”, Markku kertoo.
Ensimmäisen organisaatiomuutoksen aikaan 2022 asiakkaamme päivitti erityisesti toimintaa ohjaavaa dokumentaatiota, jotta tieto palvelisi uutta organisaatiota.
Markku kertoo dokumenttien päivittämisen ja prosessien kuvaamisen IMS-ohjelmistoon olleen suuritöinen, mutta työ kannatti, sillä tehdyt kuvaukset ja ohjeistukset helpottivat arkea organisaatiomuutoksessa.
Asiakkaallamme IMS-ohjelmistoa on hyödynnetty muutostilanteissa esimerkiksi siihen, että hommat jatkuvat laadukkaasti, vaikka organisaatiomuutos olisikin käynnissä:
- Esimerkiksi prosessikuvaukset auttoivat tilanteissa, jos yhteistyökumppani oli vaihtunut, ja henkilöstö ei ollut varma, miten tietyssä prosessissa kuuluisi toimia.
- Prosessikuvaukset ja niihin linkitetty dokumentaatio auttavat toimimaan myös muutostilanteissa, kun niissä oleva tieto ja ohjeistukset ovat ajankohtaisia.
Organisaation strategiset päätökset tukevat IMS-ohjelmiston käyttöä
OYS Ensihoidon linjaukset siitä, että:
- henkilöstöllä olisi aina käytössään viimeisin mahdollinen tieto,
- henkilöstöä vastuutetaan tiedon ylläpitoon,
- sekä yhteinen päätös siitä, että ajantasainen tieto löytyy IMSistä ja sinne päivitetään uusin tieto.
Auttoivat organisaatiomuutoksissa sekä arjessa tiedon ylläpidossa.
Oli organisaation strateginen päätös, että henkilöstöä vastuutetaan kuvaamaan ja dokumentoimaan tietoa IMS-ohjelmistoon. Tavoitteenamme oli yhtenäistää prosessit olipa kyseessä Kalajoen, Pyhäjärven tai Kuusamon ensihoidon yksikkö”, Markku kertoo organisaation yleisistä linjauksista.
IMS-ohjelmisto OYS Ensihoidon arjessa
- Laatukoordinaattorina toimiva Markku kertoo käyttävänsä IMS-ohjelmistoa päivittäin. Hän muun muassa seuraa ohjelmiston tapahtumalokia, josta näkee, paljonko organisaatiossa ohjelmistoa käytetään ja millaisia muutoksia toimintaa ohjaavaan dokumentaatioon on tehty.
- Organisaation johto- ja hallintoprosesseja kuvataan myös IMS-ohjelmistoon.
- Lisäksi prosessinomistajat kuvaavat prosesseja ja tuottavat prosesseihin liittyvää dokumentaatiota ohjelmistoon.
- Ensihoitajat katsovat pääasiassa dokumentteja ja hoito-ohjeita IMSistä.
- Lisäksi ohjelmistossa olevia prosessikuvauksia hyödynnetään muun muassa työntekijöiden perehdytyksessä.
OYS Ensihoidossa IMS-ohjelmistolla on noin 500 käyttäjää
Markku kertoo OYS Ensihoidossa olevan noin 500 IMS-ohjelmiston käyttäjää.
IMS-ohjelmistoa on jalkautettu noin 1,5 vuotta ja Markku uskoo, että vieläkin organisaatiosta löytyy henkilöitä, joille ohjelmisto ei ole tuttu, joten jalkautustyötä riittää vielä.
Markku mainitsee myös sen, että OYS Ensihoidossa on tehty yhteinen päätös siitä, että IMS-ohjelmistossa suunnitelmat ja laveat asiat ovat Käsikirja-osion puolella ja sieltä asioita linkitetään Prosessit- ja Dokumentit-osioiden puolelle.
IMS-ohjelmiston Mittarit- ja Raportit-osiot eivät ole vielä käytössä.
Ajantasaiset ohjeistukset ja hoito-ohjeet helposti kädenulottuville myös ambulanssien henkilöstölle – IMS Mobile käytössä 42 ambulanssissa
Oys Ensihoito otti IMS Mobile -sovelluksen käyttöön 2023. IMS-ohjelmiston mobiiliversion käyttöönoton taustalla oli tarve saada ajantasainen ohjeistus ja hoito-ohjeet helposti käden ulottuville heille, jotka työskentelevät ambulanssissa.
Ensihoidon väki katselee työtä ohjaavaa dokumentaatiota pääasiassa IMS Mobilesta”, Markku kertoo.
IMS Mobile otettiin käyttöön 42 ambulanssissa ja Markku kertoo käyttöönoton sujuneen hyvin.
Näin IMS Mobile otettiin OYS Ensihoidossa käyttöön:
- Käyttöönottoon meni kokonaisuudessaan noin 2 viikkoa.
- Arterin asiantuntijan kanssa suunnittelua sen suhteen, mihin kaikkeen IMS Mobilea voisi hyödyntää.
- IMS Mobilen lataaminen ambulanssien ja hallinnon puhelimiin.
- Ohjeistus organisaation sisäiseen ICT-tukeen, jotta applikaation lataaminen on ylipäätään mahdollista.
- Henkilöstön ohjeistaminen.
- Sovelluksen testaaminen käytännössä.