Rastor-instituutti
Rastor-instituutti kehittää yksilö- ja yritysasiakkaidensa osaamista tarjoten ura- ja rekrytointipalveluita sekä valmennuksellisia kasvuohjelmia. Se toimii myös oppisopimuskouluttajana ja virallisten ammatillisten tutkintojen järjestäjänä.
Rastor-instituutti palvelee kaikkialla Suomessa sekä verkossa, koulutustilat sijaitsevat Espoossa, Turussa, Tampereella, Oulussa ja Kuopiossa. Voit tutustua tarkemmin Rastor-insituutin toimintaan tästä.
Asiakastarina tiivistetysti:
LÄHTÖTILANNE: Rastor-instituutti on hyödyntänyt ARC-ohjelmistoa 2020 lähtien ja vuoden 2022 lopussa ohjelmiston pääkäyttäjä vaihtui.
RATKAISU: Asiakkaamme päätti hankkia Arterilta koulutusta uudelle ARC-ohjelmiston pääkäyttäjälle ja tietosuojavastaavalle.
TULOKSET: Arterin konsultin pitämän koulutuspäivän avulla Rastor-instituutin ARC-ohjelmiston uudella pääkäyttäjällä on hyvä ymmärrys siitä, mihin kaikkeen ARC-ohjelmistoa on mahdollista hyödyntää.
ARC-ohjelmisto Rastor-instituutin arjessa
Mika Siitari toimii Chief Information Officerin roolissa Rastor-instituutissa ja vastaa organisaation IT-yksikön toiminnasta.
Asiakkaamme on hyödyntänyt ARC-ohjelmistoa 2020 lähtien ja referenssin kirjoitushetkellä Rastor-instituutti hyödyntää ARC-ohjelmistoa yhtenä työkalunaan strategiatyön määrittelyssä.
IT-yksikön näkökulmasta toimintaamme ohjaa paljon asiakkaidemme henkilötietojen suojaaminen. Niin opiskelijoiden, organisaation kuin koulutusten tiedot tulee olla turvassa. Lisäksi Opetushallitus ja se, millä tavalla keräämme tietoa asiakkaistamme eri rajapinnoissa, vaikuttavat siihen, millä tapaa meidän tulee raportoida toiminnastamme”, Mika taustoittaa Rastor-instituutin toimintaan vaikuttavia vaatimuksia.
Koulutuspäivän avulla ymmärrys siitä, mihin kaikkeen ARC-ohjelmisto taipuu
2022 loppupuolella ohjelmiston pääkäyttäjä vaihtui, kun Mika aloitti Rastor-instituutin CIO:na. Asiakkaamme tunnisti tarpeensa ohjelmistoon liittyvälle koulutukselle roolimuutoksen myötä.
Rastorille toteutettu koulutus kesti yhden päivän ja Mika Siitarin lisäksi koulutukseen osallistui Rastor-instituutista organisaation tietosuojavastaava. Koulutuksen piti Arterin konsultti Tomi Saarinen.
Koulutuksessa lähdettiin liikkeelle ISO-standardien näkökulmasta: miten ARC-ohjelmisto taipuu standardien mukaisen toiminnan hallintaan.
Koulutuksessa huomattiin, että asiakkaallamme on jo hyvin hallussa standardiin liittyvä dokumentointi. Niinpä suunnitelmiin tehtiin lennosta muutos ja koulutuksessa päätettiin perehtyä ARC-ohjelmiston muihin ominaisuuksiin:
- projektiportfolioon eli Roadmap-ominaisuuteen ja riskienhallintaan,
- ja siihen, millaista hyötyä edellä mainitut ominaisuudet tuottavat Rastor-instituutille sekä millaisia oppeja ISO-standardeista voi ottaa, jotta mahdollista päällekkäistä työtä ei syntyisi esimerkiksi toiminnan dokumentoinnin osalta.
Mitä hyötyjä ARC-ohjelmiston avulla Rastor-instituutti on saavuttanut omassa toiminnassaan?
Lähdimme tarkentamaan ensin riskipuolta, eli millä tavoin voimme visualisoida riskienhallintaa sisäisesti ARC-ohjelmiston avulla, jotta ymmärrämme missä kohtaa toiminnassamme on tunnistettuja uhkia. Visualisoimalla tunnistettuja riskejä, pystymme fokusoimaan omaa työtämme esimerkiksi teknisen velan ja tunnistettujen riskien pienentämiseen”, Mika kertoo.
ARC-ohjelmiston avulla on mahdollista visualisoida toiminnasta tunnistettuja riskejä ja tällaista visualisointia on mahdollista hyödyntää vaikkapa päätöksen teon tukena. Alla esimerkkikuva siitä, millä tavalla ARC-ohjelmistossa, voit visualisoida esimerkiksi tietojärjestelmiin kohdistuvia riskejä yhteyskaavion avulla.
Miten ARC-ohjelmiston käyttö näkyy Rastor-instituutin arjessa?
ARC-ohjelmiston käyttö on mietitty Rastor-instituutissa organisaation roolien kautta. Ohjelmistolla pyritään visualisoimaan iso kuva organisaation toiminnasta, ja miten mikäkin hanke edistää strategian mukaista toimintaa.
Kun toimintaa on visualisoitu ja hankkeet yhdistetty kuvauksiin, toiminta on läpinäkyvää ja sitä kautta organisaation toiminnasta on helpompi viestiä sisäisesti.
Lisäksi pystymme hyödyntämään ARC-ohjelmistoa niin, että ohjelmistosta saadaan tarvittavaa dataa raportoinnin tueksi. ARC-ohjelmistoon visualisoidun kokonaiskuvan avulla pääsemme käsiksi yksityiskohtaiseen toimintaan ja sitä kautta taas takaisin isoon kuvaan. Puhutaan siis strategian ja käytännön tekemisen yhdistymisestä”, Mika kertoo.
Rastor-instituutti hyödyntää ARC-ohjelmistoa muun muassa datastrategian edistämisen apuna. Eli ohjelmistoon kirjattujen tietojen avulla selviää,
- miten hankekohtaisesti datastrategiaa edistetään,
- mitä asioita tähän kokonaisuuteen liittyy,
- onko jotain vanhenevaa alustaa, johon täytyy reagoida ja, joka näkyy riskianalyysissä.
Millä tavalla CIO hyödyntää ARCia?
ARC-ohjelmiston käyttö näkyy säännöllisesti Mika Siitarin työssä. Mika antaa kaksi esimerkkiä ohjelmiston käytöstä hänen omassa arjessaan:
- ARC-ohjelmiston avulla Rastor-instituutti on visualisoinut kokonaiskuvaa toiminnastaan ja tätä isoa kuvaa tarkastellaan tietyllä foorumilla kerran kuussa.
- Tietosuojavastaavan kanssa ARC-ohjelmistoa hyödynnetään osana käytännön tekemistä. Esimerkiksi hosting-kumppaneiden ja tietoturvapalvelutarjoajien kanssa tunnistetaan mahdollisia riskejä ja sitä kautta kehitetään organisaation toimintaa.
Lisäksi Mika kertoo heidän työstävän ARC-ohjelmistolla tuotettavia näkymiä johdon suuntaan. Asiakkaamme tavoitteena on saada esimerkiksi GANTT-aikajanalta oleellisimmat asiat näkyviin ja toiminnan visualisoinnin avulla kohdentaa innovaatiotoimintaa strategian mukaisiin hankkeisiin.
Todennäköisesti tulemme hyödyntämään ARCin avulla toteutettuja visuaalisia kuvauksia organisaation johdon kanssa käytävissä keskusteluissa. Ja keskusteluiden pohjalta muokkaamme tarvittaessa kuvauksia”, Mika kertoo.
Mihin ARCia on tarkoitus vielä käyttää?
Mika kertoo suunnitteilla olevan ainakin projektiportfolion hallinta ARC-ohjelmiston Roadmap-toiminnallisuuden avulla eli miten isot ja strategiaa edistävät hankkeet määritellään ARC-ohjelmistoon:
Asiakkaamme tutkii mahdollisuutta, miten hankeportfolio on järkevää luoda ohjelmistoon siten, että näkymä tuottaisi samalla kattavan visualisoinnin organisaation toiminnasta.
