Taitotalo
Jatkuva parantaminen toiminnan ohjaajana
Vuonna 2019 heinäkuussa kaksi ammatillista koulutussäätiötä, Ami-säätiö ja Ammattienedistämislaitossäätiö AEL sr perustivat osakeyhtiön, joka rekisteröitiin nimellä AEL-Amiedu Oy. Osakeyhtiön toiminta alkoi 1.1.2020, yhtiö käyttää toiminimenään Taitotaloa.
Taitotalon koulutuksiin osallistuu vuositasolla noin 40 000 opiskelijaa. Yhtiö hyödyntää omien kouluttajien lisäksi verkostosta noin 400 eri alojen kouluttajaa toiminnassaan ja toimipisteitä heiltä löytyy neljä, joista kolme sijaitsee Helsingissä ja yksi Oulussa. Taitotalon koulutukset sopivat yrityksille sekä yksilöille, pitkäaikaiseen tai kertaluontoiseen opiskelutarpeeseen. Koulutukset räätälöidään asiakkaan tarpeita vastaavaksi – esimerkiksi alanvaihtajille, työn ohessa opiskeltavaksi tai maahanmuuttajille
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Kahden koulutussäätiö yhdistyminen ohjelmiston käyttöönoton taustalla – toimintatavat, ohjeistukset ja dokumentaation yhtenäistämisen tarve.
- RATKAISU: IMS-ohjelmiston avulla yhdessä paikassa koko organisaation dokumentaatio, ohjeistukset ja käsikirjat.
- TULOKSET: IMS-ohjelmisto on helpottanut sertifikaattien auditoinneissa sekä hakuprosessissa että auttanut kokonaisuuksien hahmottamisessa ja kehitystyössä.
Lähtötilanne
Kahden ammatillisen koulutussäätiön yhdistymisen myötä toiminnan, ohjeistuksien ja dokumentaation yhtenäistäminen oli ajankohtaista. AEL puolella IMS-ohjelmisto oli ollut käytössä jo vuodesta 2018 lähtien, jolloin ohjelmiston ominaisuudet ja hyödyt olivat ehtineet tulla tutuksi.
Asiakkaamme vertaili eri toimintajärjestelmiä sekä toimintatapojaan, siltä kantilta, miten toimivat ennen yhdistymistään prosessien kuvaamisen ja dokumenttien hallinnan suhteen. Ohjeistukset ja dokumentaatio oltiin hoidettu yhdistyneissä säätiöissä eri tavalla, yhdistymisen myötä tavat oli yhtenäistettävä.
Tutkintokoulutuksia tarjoavana toimijana Taitotalon toimintaa säätelee Laki ammatillisesta koulutuksesta. Taitotalon sertifikaatit ISO 9001 ja ISO 14001 sekä kahdessa toimipisteessä OHSAS 18001 asettavat omat raaminsa koulutusorganisaation toiminnalle.
Ratkaisu
Koko organisaation yhtenäinen IMS-toimintajärjestelmä tukemaan yhdistyneiden säätiöiden toimintaa ja laadunhallintaa.
IMSin avulla olemme vieneet yhteen paikkaan organisaation dokumentaation, ohjeistukset ja käsikirjat. Kaikki taitotalolaiset käyttävät prosessikuvauksia ja ohjeistuksia, prosesseista vastaavat hallinnoivat ja muokkaavat dokumentaatiota”, kertoo Taitotalon laatupäällikkönä työskentelevä Teija Karjalainen.
IMS-toimintajärjestelmän alustan ominaisuudet käytiin loppuvuodesta 2019 läpi laatupäällikkönä toimivan Teijan, kehityspäällikön ja IT:n teknisen yhteyshenkilön kanssa, jonka jälkeen IMSiä on jalkautettu organisaation toiminnassa.
Ehdimme AEL:n toiminnassa käyttää IMS-ohjelmistoa noin vuoden verran. Ennen IMSiä hyödynsimme Microsoftin OneNotea ja Vision työkaluja toimintojemme kuvaamisessa.
IMSin avulla olemme kuvanneet uimaradoilla, toimijoiden vastuita rooleja ja kokonaisuutta. Kun kokonaisuutta lähdetään muodostamaan, IMSin avulla prosesseja voidaan käydä läpi visuaalisesti, tämä helpottaa asioiden hahmottamista”, Teija painottaa.
Tulokset
Asiakkaamme tavoitteena on hakea ISO 45001 -sertifikaatti toiminnalleen ja tammikuussa 2020 Taitotalolle tehtiin auditointi Kiwa Inspectan toimesta sertifikaatteihin liittyen. Auditoinnissa Taitotalolle tehtiin GAP-analyysi, jonka tarkoituksena on ymmärtää millaisia kokonaisuuksia on kehitettävä Työterveys- ja työturvallisuussertifikaatin saamisen edellytyksinä.
Kun kuvaamme toimintaamme ja viemme prosessit visuaaliseen muotoon, pystymme kehittämään toimintaamme. Dokumentoimalla prosessit ymmärrämme kokonaisuuden paremmin ja tunnistamme mahdolliset kehittämistä vaativat toimintatavat tai prosessin vaiheet”, Teija kertoo.
Teija kertoo IMSin toimivan hyvänä keskustelualustana, sen avulla prosessien vaiheita on näppärä kehittää ja kokonaisuuden hahmottaminen selkiytyy. IMS avaa silmät sille, miten voisi toimia toisella tapaa paremman lopputuloksen saavuttamiseksi.
Tällä hetkellä Taitotalossa hyödynnetään prosessit, dokumentit ja käsikirjat osioita. Raporttien ja mittarien hyödyntämistä koulutusorganisaatiossa punnitaan vielä.
Laatupäällikkönä toimiva Teija kertoo olleensa mukana prosessien kuvaustyössä prosesseista vastaavien kanssa. IMSin toiminnasta Taitotalossa on tehty videoita helpottamaan ohjelmiston käyttöä. Myös sisäiseen intraan on linkitetty IMSistä löytyvä dokumentaatio ja ohjeistukset.
Ennen säätiöiden yhdistymistä IMSistä saatu kokemus ja hyöty vaikuttivat IMSin käyttöönottoon. Ohjelmiston avulla olemme vieneet asioita eteenpäin. Olemme hyödyntäneet IMSiä myös perehdytyksessä sekä ymmärtäneet sen avulla vielä enemmän toimintojemme kytköksistä toisiinsa – mitkä prosessit vaikuttavat mihinkin.” Teija lopettaa.
