Taitotalo
Vuonna 2019 heinäkuussa kaksi ammatillista koulutussäätiötä, Ami-säätiö ja Ammattienedistämislaitossäätiö AEL sr perustivat osakeyhtiön, joka rekisteröitiin nimellä AEL-Amiedu Oy. Osakeyhtiön toiminta alkoi 1.1.2020, yhtiö käyttää toiminimenään Taitotaloa.
Voit tutustua Taitotalon toimintaan tarkemmin täältä.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tarve kokonaisarkkitehtuurin kuvaustyökalulle.
- RATKAISU: ARC-ohjelmiston avulla kokonaisarkkitehtuurikuvausten mallintaminen ja hallinta sekä tiedonhallintamallin siirtäminen ARC-ohjelmistoon.
- TULOKSET: Kasvanut ymmärrys kokonaisarkkitehtuurin hyödyistä ja toteutettujen kuvausten avulla toiminnan kehittäminen.
Taitotalon IT- ja digitoiminto
Juha Kiiski toimii Taitotalon IT- ja digijohtajana. Hän kertoo IT- ja digitoiminnon koostuvan Taitotalolla seuraavanlaisista tiimeistä ja asiantuntijoista:
- Infratiimi, joka katsoo perustietotekniikan perään,
- sovellushallinta ja -kehittämistiimi,
- kehityksentukitoiminnosta,
- sekä digi- ja kehitysvastaavista, jotka katsovat pedagogiikkaan liittyvien digiasioiden perään ja niiden kehittämiseen.
Kun pari vuotta sitten aloitin Taitotalossa, kokonaisarkkitehtuurista puhuttaessa termillä viitattiin pääosin IT-asioihin. Kokonaisarkkitehtuurin kokonaisvaltaisempia hyötyjä ja ilosanomaa olen pyrkinyt tuomaan esille”, Juha Kiiski avaa Taitotalon historiaa kokonaisarkkitehtuurin parissa.
Miksi Taitotalo päätyi hyödyntämään ARC-ohjelmistoa?
ARC-ohjelmiston helppokäyttöisyys ja se, että asiaa kuin asiaa voi lähestyä eri näkökulmista, vaikuttivat ohjelmiston hankintaan”, Juha alleviivaa ARC-ohjelmiston hyötyjä.
Juha kertoo Taitotalon tutkineen erilaisia työkaluja, joilla organisaation kokonaisarkkitehtuuria voi kuvata. Alussa mallinnettiin esimerkiksi henkilöstön käsitemalli, joka terminä saattaa alkuun kuulostaa hankalalta käsitteelta, mutta kun kuvaus aiheesta syntyi, yhteinen ymmärrys aiheen ympäriltä lähti kasvamaan.
Kun olimme tehneet alustavaa työtä arkkitehtuurin suhteen, havaitsimme, että mallinnusta on tehtävä lisää. Esimerkiksi tunnistimme, että tiedonhallintamallin kokonaisuus sopisi myös hyvin ARCiin”, Juha kertoo.
Taitotalon tiedonhallintamallia lähdettiin siirtämään ARC-ohjelmistoon 2021 loppupuolella Arterin vanhemman konsultin Jari Saalin avustuksella.
ARC-ohjelmiston käyttöönotto
ARC-ohjelmiston käyttöönotto lähti Taitotalolla liikkeelle siitä, että Taitotalon asiantuntijat perehtyivät ensin ARC-ohjelmiston toiminnallisuuksiin ja käyttötapoihin, jonka jälkeen asiakkaamme rupesi itse siirtämään tiedonhallintamallia ARC-ohjelmistoon.
ARC-ohjelmiston käyttöönottoon liittyviä koulutuksia järjestettiin yhteensä 3 kappaletta, jotka toteutettiin kuukauden välein. Lisäksi Arterin Jari Saali on käynyt Taitotalon kanssa läpi ohjelmiston integraatioita sekä vetänyt työpajan talouden tietoarkkitehtuurista.
Pystyimme hyödyntämään olemassa olevia kuvauksia toiminnastamme tiedonhallintamallin siirtotyössä. Esimerkiksi prosessikuvaukset IMS-ohjelmiston puolelta sekä Excelissä olleet järjestelmälistaukset siirrettiin ARCiin”, Juha kertoo.
Lisäksi Juha kertoo Taitotalon keskittyneen tiedonhallintamallin osakokonaisuuksiin pienryhmätyöskentelyn kautta:
Esimerkiksi Taitotalon laatupäällikön Teija Karjalaisen kanssa kuvattiin millaista tietoa eri prosesseissa käsitellään. Samalla kasvatimme henkilöstön tietoisuutta esimerkiksi siitä, mitä tarkoitetaan tietovarannolla ja henkilötietovarannolla.”
ARC-ohjelmisto Taitotalon arjessa
ARC-ohjelmistoa ja sinne kerättyä tietoa hyödynnetään erityisesti:
- Järjestelmäarkkitehtuurityössä,
- Taitotalon kokonaisarkkitehtuuri ja tiedonhallinnan työryhmässä, jonka tavoitteena on ylläpitää kokonaisarkkitehtuurikuvauksia ajantasaisina ja liiketoimintojen tarpeiden mukaisina,
- lisäksi Taitotalon taloustiimistä löytyy yhdet tallennusoikeudet ARC-ohjelmistoon.
Omassa roolissani usein olen se, joka näyttää miten erilaisa mallinnuksia ARC-ohjelmistolla tehdään. Lisäksi näytän ja kerron Taitotalon johtoryhmälle, millaisia mallinnuksia toiminnastamme on toteutettu ja mihin mallinuksia hyödynnetään” Juha kertoo ARC-ohjelmiston pääkäyttäjän roolistaan Taitotalolla.
Kokonaisarkkitehtuurin ja ARC-ohjelmiston hyödyt Taitotalon toiminnassa
Toiminnan kuvaamista ei ole järkevää tehdä kuvaamisen ilosta vaan kuvaus on syytä toteuttaa jonkin tunnistetun tarpeen pohjalta. Esimerkiksi järjestelmien uusimista suunniteltaessa, on järkevää tehdä kuvaukset nykyisestä järjestelmästä, jotta päivitystyön edetessä organisaatio ymmärtää, mitä kaikkea se on uusimassa”, Juha avaa toiminnan kuvaamisen hyötyjä.
Taitotalolle yksi suora hyöty ARCista on ollut esimerkiksi se, että ARCiin viety Excel-muotoisen järjestelmälistauksen avulla asiakkaamme tunnisti, että järjestelmien määrä ei täsmää todellisuuden kanssa.
Järjestelmäkuvausta lähdettiin kehittämään laajan tietojärjestelmämallin mukaiseksi, jonka avulla voi esimerkiksi nähdä paljonko jokin järjestelmä kustantaa, ketkä järjestelmiä toimittavat sekä ketkä ylläpitävät järjestelmiä.
Tietojen kuvaaminen on tuonut yhteistä näkyvyyttä asioihin ja kasvattanut organisaation ymmärrystä kokonaisarkkitehtuurin hyödyistä”, Juha alleviivaa.
Lisäksi talouden tietoarkkitehtuuri mallinnettiin Arterin konsultin Jari Saalin kanssa ARC-ohjelmistoon. Mallintaminen lähti liikkeelle organisaation strategiasta ja päätyi yksittäiseen tietoryhmään.
Taitotalon tavoitteena on kuvata ARCiin strategian tavoitteet, kyvykkyydet, osaamiset, roolit, sidosryhmät, kytkökset prosesseihin sekä kytkökset talouden raportointiin, jotta asiakkaamme, voi hyödyntää tehtyjä kuvauksia myös talouden näkökulmasta.
Tässä talouden tietoarkkitehtuurin kuvaamistyössä mukana olivat Taitotalon talous- ja rahoitusjohtaja, financial controller sekä business controller. Arterin konsultin avulla tietämystä kokonaisarkkitehtuurin hyödyistä saatiin jaettua asiantuntijoille, joille kokonaisarkkitehtuurin hyödyt eivät ole arkipäivää.
Haluatko lukea lisää kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämisestä? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:
👉 Ahola Group x ARC | ARC-ohjelmisto tiedonhallinnan työkaluna organisaatiossa, joka tavoittelee kasvua
👉 Lapin Ammattikorkeakoulu x ARC | ARC-ohjelmiston avulla toiminnan visualisointi ja dynaaminen näkymä organisaation toimintaan
👉 Suur-Savon Sähkö Oy x ARC ja IMS | ARC- ja IMS-ohjelmistojen avulla holistinen näkemys organisaation toiminnasta
