Turku AMK

Kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin rakentaminen

Turun AMK on yksi Suomen suurimmista ammattikorkeakouluista noin 10 000 hengen yhteistöllään. Henkilökuntaa oppilaitoksessa on noin 720 ja vuositasolla valmistuvia ammattilaisia on 2000. Oppilaitoksen koulutustarjoama on monialainen: koulutusta löytyy esimerkiksi tekniikan, liiketoiminnan, kulttuurin sekä sosiaali- ja terveysaloilta.

Juha Venho toimii Turun AMK:n tietohallintopäällikkönä ja kertoo heidän tarpeenaan olleen löytää työkalu kokonaisarkkitehtuurin mallintamiseen, kuvaamiseen ja hallintaan.

Myös tiedonhallintalain velvoittama tiedonhallintamalli vaikutti siihen, että lain vaatimia kuvauksia oli perusteltua lähteä toteuttamaan kokonaisarkkitehtuurityön kanssa yhtenäisellä tavalla.

Asiakastarina tiivistetysti:

• LÄHTÖTILANNE: Tarve työkalulle, jonka avulla oppilaitoksen kokonaisarkkitehtuurin mallintaminen ja hallinta onnistuu.
• RATKAISU: ARC-ohjelmiston avulla oppilaitoksen kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin kuvaaminen.
• TULOKSET: Selkeän kokonaisuuden mallintaminen ARC-ohjelmistolla, johon asiakkaamme on kuvannut toimintansa keskeiset palvelut, toimintaprosessit, tietojärjestelmät, tietovarannot ja tietosuoja-asiat sekä niiden väliset yhteydet. Turun AMK:n henkilökunnan kyvykkyyksien kehittyminen ARC-ohjelmiston käyttöönottoprojektin aikana kokonaisarkkitehtuurista heidän omassa liiketoimintaympäristössään.

Lähtötilanne

Aiemmin toimintamme kuvaukset esimerkiksi palveluiden ja tietojärjestelmien osalta oli toteutettu oppilaitoksemme kyseisen vastuutahon toimesta normaaleilla toimisto-ohjelmilla”, Juha kertoo.

Kun kuvaukset ovat fyysisesti eri paikoissa ja tiedostoissa, toiminnan eri osa-alueiden riippuvuudet ja vaikutussuhteiden tunnistaminen on haasteellista.

Vuoden 2020 alussa voimaan astunut tiedonhallintalaki asetti myös tietynlaiset ehdot oppilaitoksen toiminnan kuvaamiselle.

Olimme aiemmin käyneet sisäisiä keskusteluja siitä, että kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen ja hallinnoimiseen olisi hyvä saada oma ratkaisunsa”, Juha taustoittaa ARC-ohjelmiston hankintaa.

Ratkaisu

Turun ammattikorkeakoulussa päädyttiin valitsemaan Arterin ARC-ohjelmisto oppilaitoksen kokonaisarkkitehtuurin mallintamiseen ja hallintaan.

ARCin selkeä käyttöliittymä sekä sinne vietyjen tietojen visuaalinen esitystapa ohjelmistossa, puhuivat ohjelmiston puolesta”, Juha taustoittaa syitä ohjelmiston valintaan.

Positiivisena asiana nähtiin myös muilta ammattikorkeakouluilta saadut hyvät palautteet ARC-ohjelmiston hyötyihin liittyen.

ARC-ohjelmiston hankintaan liittyvä ohjelmiston käyttöönottoprojekti, 5 työpajapäivän kokonaisuus, vaikutti olevan hyvä tapa tuoda ohjelmisto organisaatiomme käyttöön”, Juha mainitsee.

Arterin ohjelmistojen käyttöönottojen yhteyteen suosittelemme ottamaan viiden työpajapäivän käyttöönottokokonaisuuden, jonka avulla organisaatio tai yritys oppii ohjelmiston toimintalogiikkaa ja käyttöä.

Käyttöönottoprojektit suunnitellaan aina yhdessä asiakkaan kanssa: päivien lukumäärään ja sisältöihin pääsee vaikuttamaan. ARC-ohjelmiston käyttöönotto voidaan toteuttaa esimerkiksi tiedonhallintamallin, ISO-standardin, kokonaisarkkitehtuurin tai tietosuojan näkökulmasta.

Ohjelmiston käyttöönotto aloitettiin elokuussa 2020 ja viimeinen työpajapäivä oli marraskuussa. Projekti eteni siten, että keskimäärin kuukauden välein oli työpajapäiviä, ja päivien välissä asiakkaamme tuotti ohjelmistoon sovitunlaisesti tietoa.

Arterin vanhempi konsultti, Jari Saali, toimi Arterin edustajana kokonaisuudessa. Juha kertoo Jarin laajan osaamisen kokonaisarkkitehtuurin lisäksi laatuajattelusta ja laatutyöstä, olleen erityisen hyvä lisä projektissa.

Konsultin laajan näkemyksen ja kokemuksen avulla, saimme hyvää sparrailua siihen, miten asioita tulisi kuvata ja ymmärtää ammattikorkeakoulun toimintaympäristössä”, Juha painottaa.

Tulokset

Tietohallintopäällikkönä toimiva Juha kertoo Turun AMK:n olevan vielä alkumatkalla kokonaisarkkitehtuurityössä.

Tiedonhallintalain minimivaatimukset on täytetty ja nopeasti ympärillä muuttuva maailma takaa sen, että toiminnan mallintaminen ja hallinta tuskin loppuu koskaan.

Arterin konsultin ja ARC-ohjelmiston avulla Juha kertoo heidän saaneen aikaiseksi seuraavaa:

Selkeän kokonaisuuden mallintaminen, johon olemme kuvanneet toimintamme keskeiset palvelut, toimintaprosessit, tietojärjestelmät, tietovarannot ja tietosuoja-asiat sekä niiden väliset yhteydet.”

Juha mainitsee myös sen, että oma ymmärrys tiedonhallintamallista ja kokonaisarkkitehtuurista on kasvanut käyttöönottoprojektin edetessä.

Kaikkea ARCin potentiaalia emme ole vielä päässeet hyödyntämään, mutta tehtyjen raamien pohjalta kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen toiminnassamme helpottuu”, Juha alleviivaa.

ARCin avulla asiakkaamme on saanut yhden ja keskitetyn alustan tietojen dokumentoinnille, mikä helpottaa tietojen ajantasalla pitämistä ja oikeellisuutta.

Tärkeäksi näemme myös sen, että visuaalisen työkalun eli ARCin avulla, pystymme viestimään organisaation sisällä toimintamme kokonaiskuvaa, toimintojen yhteyksistä ja riippuvuussuhteista”, Juha lisää.

Tiedonhallintamallia on työstetty Turun AMK:ssa palveluista, prosesseista, tietojärjestelmistä, tietovarannoista ja tietosuojasta vastaavien henkilöiden kanssa. ARC on käytössä tällä hetkellä samaisella työryhmällä ja heidän kanssaan tehdään suunnitelma siitä, kuinka kokonaisuutta edistetään ja hallitaan.

Asiakkaamme hyödyntää ARC-ohjelmistoa myös uusien tietojärjestelmien hankinnassa, jolloin esimerkiksi nähdään miten mikäkin ohjelmisto vaikuttaa organisaation toimintaan ja prosesseihin.

Juha kertoo Turun AMK:ssa olevan menossa sisäisten palveluiden ja prosessien kehitystyö ja tähän kokonaisuuteen hyödynnetään myös ARCia. Kehitystyön taustalla vaikuttaa osin Korkeakoulujen auditointineuvoston laatuauditointi, joka on tulossa Turun ammattikorkeakouluun keväällä 2022. ARC-ohjelmisto nähdään olevan hyödyllinen työkalu auditointiin valmistautumisessa.

ARCin käyttöönotto ei ollut meille vain yksittäisen ohjelmiston käyttöönotto, vaan kyse on laajemmasta kokonaisuudesta – kokonaisarkkitehtuurin ymmärtämisestä ja sovittamisesta organisaatiomme ydintoimintaan”, Juha lopettaa.

ARC-ohjelmisto – Kokonaisuus kirkkaaksi

ARC-ohjelmisto on joustava kokonaisarkkitehtuurin visualisointityökalu. Se kirkastaa monimutkaisenkin kokonaisuuden helpoksi ymmärtää, kehittää ja johtaa.

Tilaa ilmainen ARC-demo Lue lisää