Turun kaupungin hyvinvointitoimiala
Asiakaskeskeistä toiminnan kehittämistä
Turun kaupungin hyvinvointitoimialaan kuuluu kolme palvelualuetta: terveyspalvelut, perhe- ja sosiaalipalvelut sekä vanhus- ja vammaispalvelut. Hyvinvointitoimiala tuottaa turkulaisille sosiaali- ja terveyspalveluja, jotka edistävät heidän terveyttä ja hyvinvointia. Hyvinvointitoimiala työllistää noin 4000 henkilöä noin 190 000 asukkaan Turussa.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tarve prosessien kuvaamisen työvälineelle, joka tukee asiakaskeskeistä toiminnan kehittämistä.
- RATKAISU: IMS-toimintajärjestelmä tukemaan organisaation toiminnan kehittämistä, prosessikuvauksien toteuttaminen ja linkittäminen tarvittavaan IMS-ohjelmiston ulkopuoliseen dokumentaatioon ja ohjeistuksiin.
- TULOKSET: Prosessikuvauksien avulla jokainen hyvinvointitoimialan työntekijä pystyy näkemään asiakkaan polun selkeämmin ja yhtenäisemmin. Tätä kautta palvelukokonaisuuksien asiakaskeskeinen kehittäminen mahdollistuu.
Lähtötilanne
Turun kaupunki on muutostilanteessa: kaupunki on siirtymässä pormestarijärjestelmään kevään 2021 kunnallisvaalien jälkeen, jolloin kaupungin toimialarakenne ja hallintojärjestelmä muuttuvat.
Nykyisten neljän toimialan sijaan Turkuun tulee neljä palvelukokonaisuutta, jotka ovat Hyvinvoinnin, Kasvatuksen ja opetuksen, Vapaa-ajan ja Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuudet.
Turun kaupungin hyvinvointitoimialan erityisasiantuntija, Susanne Sund, kertoo, että koko kaupungin kehittämisen yhtenä keskeisenä osana on tällä hetkellä asiakaslähtöisyys. Henkilöstön koulutuksessa ja kehittämisosaamisessa painotetaan erityisesti asiakkaalle arvon tuottamista ja sujuvia prosesseja.
Vuonna 2018 pidetyssä Varsinais-Suomen sote-johtajien kokouksessa tehtiin linjaus siitä, että Varsinais-Suomen alueen sote-palveluita tuottaville kunnille ja kuntayhtymille, olisi hyvä saada yhteinen laatureferenssimalli alueellisen yhteistyön kehittämiseksi ja potilaspolkujen sujuvoittamiseksi.
Vuonna 2019 Turun kaupungin hyvinvointitoimiala otti käyttöön SHQS-laatuohjelman.
Laatuohjelman käyttöönoton myötä Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla tunnistettiin tarve prosessien kuvaamisen työvälineelle, joka mahdollistaisi tarvittavien dokumenttien ja ohjeistuksien linkittämisen prosessikuvauksiin.
Ratkaisu
Susanne Sund kertoo hänen benchmarkanneen muita sote-organisaatioita ja heidän hyödyntämiä ohjelmistoja Varsinais-Suomen alueella. Keskusteluiden myötä Arterin IMS-ohjelmisto todettiin vastaavan hyvin Turun kaupungin hyvinvointitoimialan tarpeeseen:
Totesimme, että kyseinen ohjelma tukisi meidän laadun kehittämisen työtä ja IMSin toiminnallisuus, jolla prosessikuvauksiin voidaan linkittää dokumentteja tai muuta ohjeistusta, oli tärkeä ominaisuus, joka vaikutti osaltaan ohjelmiston hankintapäätökseen.”
IMS-ohjelmistossa prosessit voidaan kuvata kolmisivutekniikan avulla.
Kolmisivutekniikalla tarkoitetaan prosessikuvausta, joka sisältää prosessikaavion lisäksi yhteenvetosivun prosessin keskeisistä asioista sekä vaiheidenkuvaus-sivun, jossa puolestaan kerrotaan tarkemmin jokaisesta prosessin työvaiheesta.
Yhdestä prosessista tuloksena syntyy siis kolme sivua:
- Prosessin yhteenveto,
- prosessikaavio ja
- prosessin vaiheiden kuvaus.
Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla IMS-ohjelmisto otettiin käyttöön viiden työpajapäivän avulla. Ensimmäinen työpaja pidettiin kesäkuussa 2020 ja viimeinen joulukuussa 2020.
Työpajoissa käytiin läpi Arterin vanhemman konsultin Jari Saalin johdolla muun muassa prosessien kuvaamista, organisaation prosessikarttaa sekä linkityksiä IMSin ja Sharepointin välillä.
Tyypillisesti työpajapäivien välissä asiakas työstää itsenäisesti sisältöä IMS-ohjelmistoon. Käyttöönotto suunnitellaan aina asiakkaan kanssa, jotta kokonaisuus vastaa asiakkaan tarpeita ja tavoitteita.
IMS-ohjelmiston käyttöönotto on toteutettiin asiakkaamme oman ydintiimin tukemana. Ydintiimiin kuuluu niin Turun kaupungin hyvinvointitoimialan hallinnon kuin palvelualueiden henkilöitä.
Järjestimme ydintiimille Lean-koulutusta prosessien kuvaamisen tueksi. Kyseisten koulutuksien avulla saimme määriteltyä oman mallimme prosessien kuvaamiselle”, Susanne mainitsee.
Tulokset ja tulevaisuuden tavoitteet
2021 keväällä prosessikuvauksien tekeminen on Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla hyvässä vauhdissa.
Kuluvan vuoden aikana ydintiimin on tarkoitus työstää organisaation isompia prosessikokonaisuuksia ja toimialan ja palvelualueiden johto pidetään mukana kehitystyössä ohjausryhmien kautta.
Kokoonnumme edelleen säännöllisesti ydintiimi kanssa ja fasilitoimme ja autamme organisaation henkilökuntaa tekemään prosessikuvauksia moniammatillisesti. Organisaation prosessikartta on valmis ja ydinprosesseja kuvataan”, Susanne kertoo.
Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla IMS-ohjelmisto on tarkoitus ottaa käyttöön koko henkilökunnan voimin. IMS- ohjelmiston prosessikuvauksia pääsevät hyödyntämään koko henkilökunta, mutta muokkausoikeidet ovat vielä ydintiimillä käytössä.
Prosessien kuvaustyöhön on osallistettu henkilökuntaa siten, että jokainen toimialan palvelualue nimesi keskeisimmät ja sellaiset prosessit, jotka koettiin olevan eniten kehitystyön tarpeessa. Näitä valikoituja prosesseja kuvataan moniammatillisesti IMSin ydintiimin avustuksella.
Laatuasioista, prosessityön edistämisestä ja kehittämisestä vastaava Susanne kertoo seuraavaa organisaation tavoitteista:
Tavoitteenamme on yhtenäistää toimintaamme, tunnistaa prosessien pullonkauloja sekä poikkeamia. Prosessikuvauksien avulla tuemme asiakaslähtöistä kehitystyötä, strategisten ja operatiivisten tavoitteiden saavuttamista.”
Asiakkaamme tavoittelee myös uusien työntekijöiden perehdyttämisen kehittämistä prosessikuvauksien ja niihin linkitettyjen menettelytapaohjeistuksien avulla. Henkilökuntaa osallistetaan prosessikuvauksien tekemiseen ja prosessien kehittämiseen.
Prosesseihimme linkittyy paljon eri toimijoita jopa eri toimialueilta. Prosessikuvauksien avulla jokainen hyvinvointitoimialan työntekijä pystyy näkemään asiakkaan polun selkeämmin ja yhtenäisemmin. Tätä kautta pystymme kehittämään palvelukokonaisuuksia asiakaskeskeisesti”, Susanne lopettaa.
