Tuusulan kunta
Kokonaisarkkitehtuurin avulla vastaus ulkoisiin vaatimuksiin
Tuusulan kunta on ollut ARC-asiakkaamme jo vuodesta 2016 lähtien. He ovat toteuttaneet ARC-ohjelmiston avulla GDPR:n liittyvän tietosuojan hallintamallin sekä tiedonhallintalain velvoittaman tiedonhallintamallin.
Tuusulan kunnassa asuu noin 39 000 asukasta ja kunta työllistää noin 1500 työntekijää. Vuoden 2019 alussa Tuusulan sote-puolen toiminta siirtyi kunnalta Keusote-kuntayhtymään.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tunnistettu tarve kokonaisarkkitehtuurin kuvaustyökalulle vuonna 2016.
- RATKAISU: ARC-ohjelmisto, jonka avulla kunnan toimintaa voidaan kuvata visuaalisesti valmiiksi mietittyjen mallipohjien avulla.
- TULOKSET: ARC-ohjelmisto on Tuusulan kunnan työkalu, jolla he mallintavat toimintaansa. Sen avulla on kuvattu esimerkiksi kunnan tiedonhallintamalli, GDPR:n hallintamalli sekä tietojärjestelmäarkkitehtuuri.
Lähtötilanne
Tuusulan kunnassa tietohallintopäällikkönä työskentelevä Niko Kinnunen kertoo kunnan etsineen itselleen kokonaisarkkitehtuurin kuvaustyökalua vuonna 2016.
Päädyimme valitsemaan ARCin silloisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaamiseen”, Niko kertoo.
Sittemmin ARCin avulla on kuvattu muun muassa GDPR:n hallintamalli sekä nyt viimeisimpänä kunnan tiedonhallintamalli.
Ohjelmistosta löytyy valmiita pohjia erilaisten kokonaisuuksien hallintaan kuten tiedonhallintamalliin, tietosuojaan ja kokonaisarkkitehtuuriin. Esimerkiksi ARCin tiedonhallintamallin valmiiseen pohjaan kuuluvat nämä kokonaisuudet:
- Toiminta,
- tieto,
- tietojärjestelmät,
- mallin hyödyntäminen ja kehittäminen
- sekä tiedonhallintamallin tukimateriaali.
Alla olevassa kuvassa sinisellä pohjalla olevat osiot ovat kokonaisuuksia, jotka tiedonhallintalaki velvoittaa julkishallintoisia toimijoita kuvaamaan. Pinkillä värillä olevat osiot ovat taas tiedonhallintamallia tukevia kokonaisuuksia, joiden kuvaaminen tuottaa hyötyä organisaatiolle. Tätä alla olevaa mallia Tuusulan kunta hyödynsi tiedonhallintamallia rakentaessaan.
Tiedonhallintamallia rakentaessa on keskeistä ymmärtää, millaista dokumentoitua tietoa organisaatiosta löytyy niistä kokonaisuuksista, jotka tiedonhallintalaki velvoittaa julkishallintoiset organisaatiot kuvaamaan. Eli alla olevan kuvan mukaiset siniset laatikot. Tärkeää on myös ymmärtää kuvattavien asioiden ominaisuudet ja yhteydet toisiin kokonaisuuksiin.
Tulokset
2020 vuoden aikana Tuusulan kunnassa tehtiin työtä tiedonhallintamallin rakentamisen eteen. Malli rakennettiin ARC-ohjelmiston ja Arterin asiantuntijan Toni Vehmaanperän avulla.
Jos olisimme lähteneet kuvaamaan tiedonhallintamallia itse, valmista ei olisi varmasti tullut näin nopeasti ja tuskin lopputuloskaan olisi ollut näin hyvä”, Niko summaa.
Teimme ison harppauksen 2020 syksyn aikana kunnan järjestelmä- ja tietoarkkitehtuurin kuvaamisessa. Kuvasimme ARCiin hyvinkin kattavasti toimintaamme. Ohjelmistosta löytyy esimerkiksi järjestelmäsalkku, kuvaukset tietojärjestelmien välisistä integraatioista, kuvaukset käytössä olevista tietovarannoista, kunnan palvelut on haettu ohjelmistoon palvelutietovarannosta ja prosessit on taas haettu ARCiin tiedonohjaussuunnitelmasta” Niko luettelee.
Tuusulan ARC-ympäristöön on siis tuotu olemassa olevaa tietoa monesta eri paikasta. Vastaavasti ohjelmistoon kerättyä tietoa on pystytty hyödyntämään Tuusulan kunnassa muihin tarkoituksiin, kuten esimerkiksi asiakirjajulkisuuskuvauksen toteuttamiseen sekä Sähköisen asioinnin määrittelytyössä.
Niko kertoo Arterin asiantuntijan tuoneen arvokasta lisätietoa ja konkretiaa tiedonhallintamallin rakentamiseen kunnan näkökulmasta.
Tuusulan tiedonhallintamalli-projektissa oli 2020 syksyn aikana mukana tietohallinnosta kehittämisjohtaja, tietohallintopäällikkö, tietosuojavastaava, asiakirjahallinnon asiantuntija, sivistystoimialueelta tietohallinnon asioista vastaava sekä Kasvun ja Ympäristön toimialueelta vastaava henkilö.
Tuusulan tiedonhallintamalli rakennettiin viiden työpajapäivän avulla, joiden sisältö suunniteltiin sopimaan asiakkaamme tarpeisiin.
Me Arterilla suosittelemme toteuttamaan ohjelmistojen käyttöönoton viiden työpajapäivän avulla, jolloin ohjelmiston käyttö tulee tutuksi ja ohjelmistoon luodaan asiakkaan tarpeita vastaavaa tietoa.
ARC-ohjelmisto kunnan arjessa ja kehitystyössä
Tuusulan kunnassa ARC-ohjelmiston käyttötaso on kasvanut merkittävästi niin GDPR:n liittyvän tietosuojan hallintamallin kuin tiedonhallintamallinkin avulla.
Tuusulassa ARCin käyttö on jaettu niin, että vastuukäyttäjiä eli muokkaajia on noin viisi kappaletta ja heidän tehtävänään on tuottaa ja hallinnoida ohjelmistossa olevaa tietoa. Katselulisenssejä ohjelmistoon on taas hankittu suuremmalle joukolle.
Kun tiedon muokkaajia on vähemmän, on kokonaisuuden ylläpito hallittua.
Ohjelmisto on otettu aidosti hyötykäyttöön ja nyt meillä on työkalu, jonka avulla kuvaamme ja mallinnamme toimintamme kokonaisuutta. ARCin avulla olemme myös täyttäneet tiedonhallintalain vaatimukset”, Niko kertoo.
ARC-ohjelmistoa hyödyntävät Tuusulan kunnassa muun muassa seuraavat henkilöt:
- tietosuojavastaava hallinnoi ja ylläpitää tietosuojan hallintamallia sekä
- ohjelmistossa olevaa tietoa ylläpitävät kunnan toimialueiden tietohallintovastaavat.
ARCiin kerättyä tietoa on pystytty hyödyntämään myös Tuusulan kunnan Sähköisen asioinnin arkkitehtuurin määrittelytyössä. 2021 vuoden alkupuoliskolla kunnassa oli meneillään sähköisen asioinnin nykytilan määrittäminen, ja ARCista löytyvää tietoa on pystytty hyödyntämään kyseisessä projektissa.
Toisin sanoen ARC-ohjelmistoon voidaan rakentaa pohjakuvauksia esimerkiksi organisaation toiminnoista tai käytössä olevista järjestelmistä. Pohjakuvaukset ovat eräänlaisia perustietoja kuvatusta kohteesta, kuten vaikkapa tietojärjestelmistä tai prosesseista.
Kun tiedot ovat kertaalleen tallennettu ARCiin esimerkiksi tietojärjestelmistä, voidaan erilaisia näkymiä luoda ja hyödyntää organisaation muissa tarpeissa kuten sähköisen asioinnin tai tietosuojan kehitystyössä ja asiakirjajulkisuuskuvauksen velvoitteen täyttämisessä.
