Ylä-Savon SOTE
Tiedonhallintamalli osana kokonaisarkkitehtuuria ja kehitystyötä
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä on perustettu 1.1.2010 ja kuntayhtymään kuuluvat Iisalmen ja Kiuruveden kaupungit sekä Sonkajärven ja Vieremän kunnat. 40 000 asukkaan kuntayhtymässä työskentelee noin 1500 työntekijää.
Tiedonhallintamalli ja kokonaisarkkitehtuurityö on aloitettu Ylä-Savon SOTESsa 2016 vuoden puolella. Työskentelyn tukena on käytetty muun muassa JHS-179 suositusta.
Organisaation kokonaisarkkitehtuurin osalta asiakkaamme on ehtinyt tekemään paljon vuodesta 2016 lähtien. Ja tiedonhallintamallissa onkin pystytty hyödyntämään jo olemassa olevaa tietoa.
Vuoden 2020 alussa kuntayhtymässä julkaistiin uusi strategia, jonka jalkautustyö on käynnissä. Visiona asiakkaallamme on: Hyvinvoiva Ylä-Savon SOTE.
Asiakastarina tiivistetysti:
- LÄHTÖTILANNE: Tavoitteena tuoda tiedonhallintamalli osaksi organisaation kokonaisarkkitehtuuria ja kehitystyötä.
- RATKAISU: ARC-ohjelmiston avulla rakennettu tiedonhallintamalli, jossa pystytään hyödyntämään olemassa olevaa tietoa ja sitomaan kokonaisuus osaksi strategian mukaista kehitystyötä.
- TULOKSET: Tiedonhallintamalli osana organisaation kokonaisarkkitehtuuria ja kehitystyötä. Mallin työstäminen ja ajantasalla pitäminen jatkuu Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä organisaation vuosikellon mukaisesti.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän tiedonhallintamalli
Tiedonhallintamallia ohjaavaa metamallia on lähdetty rakentamaan siitä näkökulmasta keitä asiakkaamme ovat, mitä palveluja he käyttävät. Tietovarannot liittyvät palveluihin. Palvelut toteutuvat prosesseissa, joissa käytetään tietojärjestelmiä. Sitä kautta saadaan selville muun muassa missä ja mitä tietoa asiakkaista käytetään ja mihin tietoja luovutetaan hänen käyttäessään kuntayhtymän palveluja”, kertoo Ylä-Savon SOTEn kehittämispäällikkö Mira Ulmanen.
Metamallin pääkohtina asiakkaallamme ovat:
- kehittämissalkku,
- palvelusalkku,
- prosessit ja
- tietojärjestelmät.
Metamallin avustuksella organisaatiolle luotiin oma tiedonhallintamalli.
Miten tiedonhallintamallia on työstetty?
Asiakkaamme on työstänyt tiedonhallintamalliaan kokoamansa ydintyöryhmän kanssa, johon kuuluu asiantuntijoita seuraavilta osa-alueilta:
- asianhallinta,
- hallinto,
- prosessien mallintajat ja palveluiden kuvaajat,
- tietohallinnon asiantuntijat,
- tietoturvan ja tietosuojan asiantuntijat sekä
- kehittäminen.
Kokonaisarkkitehtuurin kanssa työskenteleville ja tiedonhallintamallin rakentajille on järjestetty koulutusta niin ARC-ohjelmiston pääkäyttäjille kuin substanssiasiantuntijoille kokonaisarkkitehtuurin osalta.
Toiminnan kuvaukset
Prosessit ja palvelut ovat Ylä-Savon SOTEssa hyvällä mallilla. Palvelukarttaa ja -salkkua on lähdetty kuvaamaan 2020 vuoden alusta.
Prosessisalkku on kuvattu ARC-ohjelmiston puolelle, IMS-ohjelmiston puolelta löytyvät itse prosessit ja IMS toimii prosessien osalta niin sanottuna masterina. Lisäksi palveluita on kuvattu palvelutietovarantoon Suomi.fi -osoitteeseen.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymän toiminnot on jaettu seuraavanlaisesti:
- Terveyspalvelut,
- Hoito- ja hoivapalvelut,
- Hyvinvointipalvelut,
- Ympäristö- ja terveysvalvontapalvelut,
- Hallinto- ja tukipalvelut sekä
- Talous-, tieto- ja kehittämistoiminta.
Asiakkaamme hahmotteli palvelunsa asiakkaan näkökulmasta seuraavanlaisesti:
- Ydinpalvelut:
- Terveys- ja sairaanhoitopalvelut,
- Ikäihmisten palvelut,
- Lasten, nuorten ja perheiden palvelut
- Vammais- ja sosiaalipalvelut sekä
- Ympäristö- ja terveysvalvontapalvelut.
- Ydinpalveluita tukevat palvelut
- Palvelutoimintaa tukevat palvelut,
- toimintaa tukevat palvelut
- sekä tukipalvelut.
Palveluita on kuvattuna pari sataa ja prosesseja noin 500 Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä.
Tiedon ja tietojärjestelmien kuvaukset
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä loogiset tietovarannot ovat:
- asiakas- ja potilastiedot,
- henkilöhallinnon tiedot,
- johtamisen tiedot,
- taloushallinnon tiedot sekä
- tukipalveluiden tiedot.
Tietovarantoihin kuvataan tietoryhmiä, tietoaineistoja, tietojärjestelmiä, palvelut, tietojen luovutuskohteet sekä mitä tietoa ja miten tietoa säilytetään.
Toiminnanohjaussuunnitelma TOS tullaan linkittämään myös tietovarantojen kuvaamiseen mukaan”, Mira kertoo.
Tietoturvallisuustoimenpiteet
Ennen tiedonhallintamallin rakentamista Ylä-Savon SOTEssa on tehty paljon töitä tietoturvallisuuden eteen ja kehitystyö jatkuu edelleen. Alla muutama maininta millaisia tietoturvallisuustoimenpiteitä on tehty ja mitä on tekeillä:
- Tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan päivitys,
- ICT-riskienhallintaprojekti käynnissä,
- Tietotilipäätöksen mallintaminen.
Muutosvaikutusten arviointi on viety osaksi strategian mukaista kehitystyötä
Muutosvaikutusten arviointi on otettu Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä osaksi organisaation kehittämisen suunnittelua. Näin arviointi linkittyy organisaation toimintaan ja se on osa isompaa kokonaisuutta irrallisen toiminnan sijaan.
Asiakkaamme kerää kehittämisideoita ideasalkkuun, josta idean arvioi koordinointitiimi. Tiimin arvioinnin jälkeen idea siirtyy nimetyn johtoryhmän arvioitavaksi ja priorisoitavaksi.
Mikäli idea päätyy ideasalkusta kehittämissalkkuun, tullaan idea viemään käytännön toteutusta kohti projektoidusti, kokeilujen ja jatkuvan kehittämisen kautta.
Idean muutosvaikutuksia pystytään näin arvioimaan ennalta sovitulla tavalla läpi koko organisaation, kun toimintamalli kehitystyölle on määritetty.
Ylä-Savon SOTE kuntayhtymässä kehittämistyö on sidottu organisaation strategiaan.
