Auditoinnin toteuttaminen IMS-ohjelmiston avulla

• Auditoinnit kuuluvat oleellisena osana jatkuvan parantamisen kulttuuriin ja siten auditoinnit ovat yksi ISO-standardien vaatimuksista.
• Jokaisen meistä on hyvä pitää mielessä, että auditointeja ei tehdä sertifikaattien tähden, vaan oman toiminnan kehittämisen ja paremman tulevaisuuden vuoksi.
• Lisäksi auditoinnit ovat organisaatiolle tärkeä palautteen ja toiminnan seurannan väline.

Tässä blogissa esitelty auditoinnin prosessi eli elinkaaren malli ja vaiheistus perustuu jatkuvan parantamiseen eli PDCA-malliin. Alta voi katsoa aiheeseen liittyvän webinaaritallenteen, jossa IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksia auditoinnin tukena on käyty käytännöntasolla läpi.

Näin IMS-ohjelmisto tukee organisaation systemaattista auditointitoimintaa

Arterin IMS-ohjelmisto toimii organisaation yhteisenä toimintajärjestelmän alustana. Ohjelmiston avulla organisaatio voi rakentaa omiin tarpeisiinsa laatujärjestelmän.

Auditointien osalta IMS-ohjelmistoon on luontevaa luoda rakenne ajatellen koko auditointitoimintamallin elinkaarta ja tarpeita. Näin IMS-ohjelmistosta löytyvät keskitetysti:

• toiminnassa tarvittavat tiedot,
• ohjeet,
• pohjat ja näytöt
• sekä ohjaukseen/seurantaan tarvittavat toimenpiteet ja mittarit.

Kun kaikki tarvittava tieto on samassa paikassa, auditointi ei ole irrallinen kokonaisuus vaan organisaation kannalta oleellinen kehityksen väline. Lisäksi auditoinneista viestiminen helpottuu sekä toiminnan kehittäminen hallitusti on mahdollista toteuttaa. 

Työkalusi auditoinnin toteuttamisessa

Hyödynnä näitä työkaluja auditointikokonaisuuden suunnittelussa, käytännön toteutuksessa sekä analysoinnin apuna. Alla olevat työkalut on mahdollista rakentaa IMS-ohjelmistoon ja linkittää keskenään, jotta toiminnan dokumentointi olisi mahdollisimman helppoa.

• Auditointiohjelma = Pidemmän aikavälin suunnitelma auditointien toteutukseen. Auditointiohjelman suunnittelussa kannattaa suosia pidempää aikaikkunaa – suunnittele auditointiohjelma 3 tai jopa 6 vuoden aikajaksolle: toiminnan kehittäminen ottaa aikaa ja yhden vuoden mittainen suunnitelma saattaa olla liian lyhyt aikaikkuna. Hae auditointiohjelmalle hyväksyntä organisaation johdolta. Lataa auditointiohjelman suunnittelutaulukko itsellesi tästä.
• Johdon katselmus = Johdon katselmuksien tehtävänä on jalostaa tietoa, lisätä ymmärrystä ja vaikuttaa toimintaan. Hyvä suunnittelu ja valmistelu mahdollistaa tehokkaan sekä tarkoituksenmukaisen johdon katselmuksen. Aikaa on varattava tiedon keräämiseen ja ryhmittelyyn. Voit luoda valmiita johdon katselmuksen dokumenttipohjia, joihin keräätte tietoa ja esimerkiksi mittareita. Lue lisää johdon katselmuksesta tästä. 
• Toimintakäsikirja = Käsikirja auttaa ymmärtämään, miten organisaatio tai sen osa toimii, esimerkiksi miten ja miksi auditointeja toteutetaan. Lue lisää käsikirjan toteuttamisesta tästä.
• Auditointisuunnitelma = Yksittäisen auditoinnin suunnitelma, mitä on tavoitteena saada selville, mitä kysymyksiä kysytään, ketkä auditointiin osallistuvat. Auditointisuunnitelmaan saat raamit auditointiohjelmasta, jossa esimerkiksi on jo päätetty, mitä ISO-standardia ja sen osaa auditoidaan eli esimerkiksi ISO 9001 -standardi ja sen 6. -kappaleeseen liittyviä teemoja.
• Auditointilomakepohja = Pohjan avulla auditoinneista raportoidaan auditoinnin perustiedot (mm. auditoijat, kohdetiedot, kattavuus jne.) ja ennen kaikkea tehdyt havainnot (positiiviset asiat, kehityskohteet ja poikkeamat).
• Mittaaminen = Toiminnan mittaaminen esimerkiksi auditoinneissa havaittujen poikkeamien ja raportoitujen tietojen avulla. Mittaamisen perimmäinen tarkoitus on epävarmuuden vähentäminen ja mittareiden avulla esimerkiksi johdon katselmukseen voi kerätä oleellisia tietoja. Lue lisää mittaamisesta tästä. 
• Toimenpiteet = Auditointien perimmäinen tarkoitus on auttaa organisaatiota kehittymään tunnistamalla organisaatiosta kehityskohteita. Esimerkiksi auditoinneissa havaittujen poikkeamien kautta, toimenpiteiden suunnittelu ja vastuuttaminen on mahdollista toteuttaa. Kiinnitä huomiota myös siihen kenelle toimenpiteet vastuutetaan ja miten toimenpiteiden toteutumista seurataan.
• Riskienhallinta = Auditointien avulla organisaation tunnistamiin riskeihin on mahdollista vaikuttaa esimerkiksi auditoimalla riskienhallinnan kannalta tärkeää kokonaisuutta tai ottaa auditoinnin näkökulmaksi riskienhallinta eri prosesseissa. Lisäksi ISO-standardit asettavat omat vaatimuksensa organisaation riskienhallinnalle. Auditoijan on myös hyvä tiedostaa, mitä riskejä auditointiin itsessään liittyy. Auditointiin liittyviä riskejä ovat esimerkiksi: auditoijat eivät tunne organisaation toiminnan kannalta olennaisia menestystekijöitä, auditointiin valmistautuminen jää keveäksi kiireessä ja auditointiraportin selkeyteen ja havaintojen priorisointiin ei ehditä kiinnittää huomiota.

Kuva 3. kertoo, millä IMS-ohjelmiston osioiden avulla voit dokumentoida ja toteuttaa yllä olevia työkaluja käytännössä.

Tunnista toimintajärjestelmän auditointitarpeet – eli mitä tehdään

• Kun toimintamallin tarvittavat vaiheet ja niihin liittyvät olennaiset tarpeet on kartoitettu,
• pitää valita mitä työkaluja, pohjia, ohjeita yms. tarvitsette – kuva 2
• ja tehdä IMS-osioiden toteutussuunnitelma mitä/miten IMS-ohjelmiston osioita käytätte – kuva 3.

Näin hyödynnät IMS-ohjelmiston eri osiota auditointien suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa

Rakentamisen vaihe – hyödynnä asiantuntijaa

Hyvän ja organisaation tarpeista lähtevän kokonaisavaltaisen auditointikokonaisuuden voit toteuttaa itse olemassa olevaan IMS-ympäristöön, jonka jälkeen vuorossa on organisaatiolle kokonaisuuden viestintä, koulutus ja käyttöönotto.

Mikäli kokonaisuudessa tai sen osissa koette tarvitsevanne apua, Arterilta on mahdollista saada organisaationne tarpeita vastaava koulutus-/toteutusratkaisu. Ethän epäröi ottaa meihin yhteyttä – voit jättää meille yhteydenottopyynnön täältä.

Mikäli IMS-ohjelmiston hankinta on vielä harkinnan asteella, tutustuthan ISO 9001 -laatujärjestelmän rakentamisen palveluumme, jossa hyödynnetään IMS-ohjelmistoon rakennettua ISO 9001 -templatea. ISO 9001 -template sisältää esimerkiksi muutamia valmispohjia jatkomuokattavaksi helpottamaan auditointien systemaattista toteutusta ja ohjelmiston käyttöönottoa.

👉 Tutustu ISO 9001 -standardin mukaisen laadunhallintajärjestelmän rakentamisen palveluumme tästä.

Toimivan auditointikulttuurin elementit

• Yhteisesti sovittu kokonaisuus ja käytännöt.
• Viestitään ja koulutetaan kaikille, miksi meillä auditoidaan ja mihin meillä auditoinnilla pyritään.
• Resurssit varmistettu ja puitteet perustettu.
• Auditointikulttuurin luonti vie aikaa ja vaatii oppimista/harjoittelua.

Me Arterilla autamme organisaatiotasi luomaan puitteet oikeanlaiselle ja tasoiselle auditoinnin kokonaisuudelle. Tarjoamme asiantuntevaa koulutusta sekä apua, jotta auditointitoiminta tukee ja on osa olemassa olevan toimintajärjestelmänne. Ohjelmisto riippumattomien Qualitas Fennica -koulutusten lisäksi IMS- ja ARC-ohjelmistomme tukevat järjestelmällistä auditointityötä ja sen ylläpitoa ja kehittämistä nyt ja tulevaisuudessa.

Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Auditointiohjelman suunnittelutaulukko | ladattava materiaali
👉 Näin auditointi toteutetaan 7 askeleella |blogi
👉 Tarvetta koulutukselle? Tutustu sisäisten auditointien koulutuksiimme tästä