Millaisia vaiheita IMS-ohjelmiston käyttöönotossa on?

Toimintajärjestelmän käyttöönotossa on monia vaiheita hankintapäätöksen jälkeen ja ne saattavat vaihdellakin eri organisaatioissa tilanteen ja tarpeiden mukaan. Esittelen seuraavassa tyypillisimmät askeleet asennuksesta toimintajärjestelmän jalkauttamiseen saakka.

Asennus ⚙️

Aivan ensimmäiseksi pitää ohjelmisto asentaa joko asiakkaan omalle palvelimelle (sisä- tai ulkoverkkoon) tai toimittajan omalle ylläpitämälleen palvelimelle. Mikäli asiakas valitsee pilvipalvelun, niin me huolehdimme varmistuksista ja päivityksistä. Myös asiakaskohtaisten kysymysten selvittely on sujuvampaa, kun teknisellä tuellamme on välitön pääsy asiakkaan ympäristöön. Asennuksen yhteydessä on hyvä huomioida myös pääkäyttäjän koulutus.

Käyttökoulutus 📚 

IMS-ohjelmistoon on mahdollista saada koulutusta, jossa harjoitellaan toiminnallisuuksia kouluttajan ympäristössä. Usein on hyödyllistä ensin perehtyä alustan eri mahdollisuuksiin ja vasta tutustumisen jälkeen pohtia käyttöä omassa organisaatiossa.

Workshopit 📏

Asiakkaan omassa ympäristössä ryhdytään kouluttajan johdolla soveltamaan uutta tietoa:

• Miten ohjelmistoa hyödynnetään eri tyyppisten käyttäjien tarpeisiin?
• Miten järjestelmä luodaan palvelemaan organisaation eri osia?
• Millaisia rakenteita eri osioihin kannattaa tehdä?

Workshopeissa opetellaan ohjelmiston käyttöä tuotantoympäristössä oman organisaation sisällöllä.

Käyttöönotto 📑

Käyttöönotto voi tapahtua vähitellen, yksi tai useampi osio kerrallaan tai suurempina kokonaisuuksina. Viimeistään käyttöönotossa pitää olla mietittynä käyttöoikeudet ja käyttäjäryhmät. Käyttöönoton aikana asiakas voi niin halutessaan kouluttaa itse katsoja-käyttäjät. Sisällön konsultointia voi tilata meiltä tarpeen mukaan käyttöönoton eri vaiheissa.

Käytön tuki 👩‍💻

Ohjelmiston käyttöä tukee tekninen tuki ja asiakaspalvelu (puh. 010 206 6100). Arter julkaisee ohjelmistosta uusia versioita ja oheismateriaalia päivityspaketteihin liittyen. Pilvipalvelimien asennukset päivitetään ilman erillistä pyyntöä.

Vertaistuki 👥

Kokemus on osoittanut, että asiakkaillamme on paljon opittavaa toisiltaan yli toimialarajojen. Toisia asiakkaita on mahdollista tavata vaikkapa avoimissa koulutuksissa, tutustu koulutuskalenteriimme tästä. Referenssikäyntiä suunnittelevia pyydetään ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme.

Tutustu asiakastarinoihimme eli referensseihin tästä. 

Tietopankki IMS-ohjelmiston käyttäjän apuna

Arterin IMS- ja ARC-ohjelmiston käyttäjän tukena toimii Tietopankki asiakaspalvelun ja teknisentuen lisäksi. Tietopankkiin on viety erilaisia käytännön ohjeistuksia ohjelmistojen eri toiminnallisuuksista.

👉 Tutustu Tietopankkiin tästä: TIETOPANKKI

Millaiset asiat vaikuttavat toimintajärjestelmän onnistuneeseen käyttöönottoon ja henkilöstön sitoutumiseen?

Arterin IMS-toimintajärjestelmän alusta on ollut olemassa vuodesta 2001 lähtien ja ohjelmiston käyttöönottoja on takana satoja.

Olemme tunnistaneet seuraavanlaisia asioita tärkeiksi ohjelmiston onnistuneen käyttöönoton taustalta:

• Johdon sitoutuminen järjestelmän käyttöön – loppujen lopuksi vastuu ohjelmiston käyttöönotosta sekä käytöstä on organisaatiolla itsellään.
• IMS-ohjelmiston pääkäyttäjien roolin ja vastuualueen määrittäminen. Vastuuhenkilön muuttuessa huomioi ohjelmisto-osaaminen ja varmista esimerkiksi koulutuksen avulla kehitystyön jatkuminen.
• Oman työryhmän nimeäminen prosessityön selvittämiseen ja prosessikuvausten aloittamiselle. Työryhmän tavoitteena on ohjata prosessityön aloittamista sekä etenemistä ja toimia tukena organisaation prosessien kuvaamiseen liittyvissä asioissa.
• Yhteiset ja selkeät pelisäännöt ohjelmiston käyttöön koko organisaatiolle: mitä tietoa ohjelmistosta löytyy, prosessikuvauksien yhtenäinen tyyli ja valmis pohja kaikkien saataville ohjelmiston avulla, vastuuttaminen ja henkilöstön osallistaminen ajantasaisen tiedon ylläpitoon esimerkiksi prosessiomistajien, työnjohtajien tai vastuussa olevien henkilöiden tasolla.
• Aikaikkunoiden määrittäminen kehitystyölle.
• Ohjelmiston tuominen osaksi arkea ja ohjeistuksien helppo saatavilla olo – ohjelmiston hyödyntäminen viikko- tai kuukausipalavereissa ja IMSistä löytyvien ohjeistuksien, prosessikuvauksien,  mittareiden ja muun dokumentaation linkittäminen esimerkiksi sisäiseen intraan tai uutisten ja sähköpostiviestien yhteyteen. Kun ohjelmisto on mukana arjen toiminnoissa, on sen käyttö luonnollisempaa.
• Osallista kuvauksien tekemiseen henkilöt, jotka ovat osa prosessia. Yhdessä tehty kuvaus tai ohjeistus tulee todennäköisemmin käyttöön.
• Kasvata organisaationne tietoutta ja taitoja prosessityöskentelyssä ja prosessijohtamisessa koulutuksien tai tukihenkilöiden avulla.
• Sopikaa pelisäännöt ohjeistuksien ja dokumenttien tallentamiselle ja ylläpidolle. Yhtenäiset ja selkeät ohjeistukset edesauttavat käytäntöihin sitoutumisessa.
• Vältä liian ison palan haukkaamista – ota yksi osio kerrallaan käyttöön IMS-ohjelmistosta organisaatiossanne.