IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tärkeimmät tehtävät

IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tärkeimmät tehtävät mahdollisen sisällön luomisen lisäksi ovat ohjelmiston käyttäjien:

• kirjautumistapojen tunnistaminen,
• ylläpitoon liittyvät toiminnot eli käyttäjähallinta ja erilaiset ohjelmistoasetukset.

Katso alla olevasta tallenteesta vinkkimme IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tärkeimpiin tehtäviin.

IMS-ohjelmiston pääkäyttäjän tärkeimmät tehtävät -webinaarissa esitettyihin kysymyksiin vastaukset

• Onko puhelinluettelo näkyvillä kaikilla käyttäjillä? 
  • Kyllä, puhelinluettelo näkyy kaikille käyttäjille.
• Jos jokin käyttäjäryhmä ei ole enää tarpeen, miten sen saa poistettua? 
  • Käyttäjäryhmän voi poistaa. Avaa käyttäjäryhmä ja klikkaa sen jälkeen punaista ”poista” -nappia.
• Jos Katsoja -kohdasta puuttuu ruksi, kyseinen ryhmä ei näe ollenkaan dokumenttia? 
  • Jos Katsoja-kohdassa ei ole ruksia oikeuksien määrittelyssä, dokumentti ei ole näkyvissä kyseiselle ryhmälle. Poikkeuksena: vastuukäyttäjät ja järjestelmänvalvojat näkevät dokumentit aina.
• Saako kansion alle pidettyä jo annetut oikeudet, mutta vain lisättyä esim yhden ryhmän katsojiksi. Eli rekursiivinen, mutta ei muuteta kuin se, jota muokattiin. 
  • ”Korvaa oikeudet rekursiivisesti” -toiminto kirjoittaa aina yli oikeudet tasolle, jolle sen asetat, ja alitasoille. Lisää oikeuksia eri ryhmille voi siis lisätä tuon toiminnon avulla tai sitten per sisältö. https://help.arter.fi/en/ims-jarjestelmanvalvojat-ja-kayttajahallinta/ims-kayttajaoikeuksien-muokkaaminen 
• IMS-ohjelmiston Dokumentit-osiolle onnistuu käyttäjähallinta massatoiminnolla, mutta ilmeisesti sama massatoiminto ei ole käytössä Käsikirjat- ja Prosessit-osiossa? 
  • Dokumentit-osio on ainut osio, jossa oikeuksia ja muita muutoksia voidaan toteuttaa massatoiminnolla.
• Dokumenttien vastuuryhmä muutos ei periydy oikeuksiin?
  • Dokumentin vastuuhenkilö tai ryhmä saa vastuukäyttäjyyden mukana omat vastuunsa (riippumatta oikeustasosta) kuten: arkistointi, poisto, vastuuhenkilön vaihto, katselmointi, julkisen linkin hallinnointi. 
• Voiko PDF-tiedostoa muokata suoraan IMSissä? 
  • PDF-dokumenttia ei voi muokata IMSissä. PDF-dokumentin päivittäminen vaatii uuden PDF-tiedoston lataamisen IMSiin. 
• Millä kaikilla käyttäjäryhmillä on oikeus poistaa hyväksymätön dokumentti tai vaihtaa dokumentin vastuukäyttäjä? 
  • Käyttäjäryhmät, jotka voivat poistaa hyväksymättömän dokumentin ovat paikallinen pääkäyttäjä, järjestelmänvalvoja sekä vastuukäyttäjä.
  • Käyttäjäryhmät, jotka voivat vaihtaa dokumentin vastuukäyttäjän ovat järjestelmänvalvoja, paikallinen pääkäyttäjä ja dokumentin nykyinen vastuuhenkilö.
• Pystyykö henkilön korvaamaan uudella henkilöllä niin, että aiemman henkilön kaikki oikeudet siirtyvät myös dokumenteilta ja prosesseista uudelle henkilölle? Siirtyvätkö oikeudet ja vastuut korvatulle henkilölle? 
  • Vastuukäyttäjyys ja oikeustason mukanaan tuomat oikeudet kuten: dokumentin muokkaus (muokkaaja), hyväksyntä (hyväksyjä) ovat erillisiä. Kun vaihdat vastuukäyttäjän niin muista tarkistaa samalla, että hänellä on halutunlaiset oikeudet kyseiselle dokumentille. Vastuuhenkilö tai ryhmä saa vastuukäyttäjyyden mukana omat vastuunsa (riippumatta ylemmistä kuin katsoja oikeustasosta) kuten: arkistointi, vastuuhenkilön vaihto, katselmointi.
  • Lue lisää ohjeistuksia Tietopankista: https://help.arter.fi/en/ims-jarjestelmanvalvojat-ja-kayttajahallinta/ims-vastuuhenkilon-tai-ryhman-vaihtaminen
• Voiko Tiedoksi-kohdasta lähettää kaikille tiedon, jos vaikka uusi ohje on tuotettu? 
  • Kyllä. Ohessa linkki Tietopankin ohjeisiin siitä, kuinka saat Tiedoksi-toiminnon päälle: https://help.arter.fi/en/ims-yllapito/ims-kayttajien-tiedottaminen-sahkopostilla-dokumenttien-julkaisusta 
• Saako muistutusviestiä vastuukäyttäjille avoimista raporteista vaikka kuukausittain/viikoittain? 
  • Ylläpidosta löytyy viestiasetuksia, jotka ovat osana koostesähköpostiviestiä, jotka voivat tulla viikoittaisina muistutuksina, esimerkiksi: 
  • Raportti odottaa hyväksymistä = kun kaikki raportin vaiheet ovat täytetty, niin raportti odottaa hyväksymistä.
  • Raportin vaihe odottaa hyväksyntää = käsittelyvaiheet pitää hyväksyä ja ne voivat odottaa vastuuhenkilöltä sen tekemistä.
  • Raportti odottaa toimenpiteitä = vastuuhenkilö on voinut pyytää tiettyjä henkilöitä täyttämään tietyn vaiheen ja näitä henkilöitä muistutetaan viikoittain.
  • Raportilta löytyy tiloja, jolloin muistutusviestejä ei lähde liittyen keskeneräiseen raporttiin. Esim. kun raportti täytetään, niin vastuuhenkilö voi saada siitä tiedon “raportti ABC täytetty”, mutta tuo viesti ei tule uudelleen viikoittain.
  • Yleistä viestiä ”raportti on avoin” ei siis löydy, joka tulisi viikoittain.
  • Raporttiviestien lähetystiheyttä voi muokata seuraavasti: Ylläpito > Järjestelmän asetukset > Raportit > Ajoittaisten raporttiviestien lähetystiheys.
• Kun on SSO kirjautuminen yrityksellä käytössä, voiko lisäksi antaa yksittäisiä sisäänkirjautumisoikeuksia väliaikaisesti, vanhaan tapaan? 
  • Pelkän SSO:n kanssa yksittäisiä kirjautumisoikeuksia ei voida antaa. 
  • IAM-moduuli kuitenkin mahdollistaa hybridikirjautumisen, jolloin myös yksittäisten kirjautumistunnusten antaminen on mahdollista SSO:n lisäksi. 
  • Hybridikirjautumisikkunassa on näkyvissä SSO kirjautumisnappula ja käyttäjätunnus + salasana – ikkuna.