Johdon katselmus luotaa kokonaisuutta

Millainen on johdon katselmusten toimintamalli?

Johdon katselmukset ovat ISO 9001:n ja ISO 14001:n mukanaan tuoma käytäntö. Sen istuttaminen luontevaksi osaksi jo olemassa oleviin organisaation johtamiskäytäntöihin voi olla kuitenkin haastavaa. Kerrataan vielä aluksi, mitä ISO 9001 standardissa on kirjattu johdon katselmusten tarkoituksesta:

Ylimmän johdon on katselmoitava organisaation laadunhallintajärjestelmä suunnitelluin väliajoin varmistaakseen, että se on edelleen soveltuva, tarkoituksenmukainen ja vaikuttava sekä yhdenmukainen organisaation strategian kanssa.

Koska tämä on standardin vaatimus, ainakin sertifioidussa organisaatiossa tästä tulee löytyä näyttöä.

Johdon katselmus yhdistää

ISO 9001 ja ISO 14001 -standardeissa strategian kytkentä ja siitä johdettujen tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien seuranta ovat vahvasti mukana. Vaikuttavuuden arviointi viittaa vahvasti mittaamiseen.

Nämä asiat todennäköisesti ovat jo johdon agendalla. Koska kyseessä ovat laadunhallinnan tai ympäristöjohtamisen standardit, tuovat nämä johdon agendalle uudenlaisia näkökulmia. Näitä ovat esimerkiksi:

✅ asiakastyytyväisyyden seuranta,
✅ ympäristönäkökohdat ja -vaikutukset,
✅ poikkeamien hallinta,
✅ resurssien riittävyys,
✅ auditointien tulokset,
✅ riskien hallinta,
✅ sisäiset ja ulkoiset haasteet
✅ sekä lakisääteiset vaatimukset ja viranomaisvelvoitteet.

Johdon katselmusten tulisi toimia langat yhdistävänä foorumina, jossa muodostetaan kokonaiskuva organisaation toiminnasta – miten on mennyt, mihin ollaan menossa.

Miten saada johdon katselmukset luontevalla tavalla osaksi muuta johtamista?

Yhtenä vaihtoehtona on pitää erillinen johdon katselmus 1 – 2 kertaa vuodessa, tai integroida katselmukset osaksi muuta johdon työskentelyä ja johtamista. Tämän pohjalta katselmuksista on hyvä laatia toimintamalli, jossa otetaan kantaa:

✅ katselmusten tarkoitukseen,
✅ osallistujiin,
✅ säännöllisyyteen,
✅ käsiteltäviin asioihin ja niiden valmisteluun
✅ vastuuhenkilöiden alustuksiin,
✅ analysointiin ja johtopäätöksiin,
✅ dokumentointiiin (päätökset, toimenpiteet, vastuut, aikataulu, jne) sekä
✅ seurantaan ja vaikutusten arviointiin.

Toteutustavat ovat aina organisaatiokohtaisia ja siinä se kyvykkyys piileekin – mikä organisaatio kehittää parhaat toimintatavat.

Eräässä pörssiyrityksessä johdon katselmukset oli hoidettu johdon toteuttamalla itsearvioinnilla – kattavuus riitti, ja arvioinnista syntyi hyvä pisteytetty raportti vahvuuksineen ja parantamisalueineen. Pisteytys osoitti, miten organisaation taso oli vuosien varrella kohonnut.

Miten valmistella, toteuttaa ja kirjata johdon katselmukset?

Hyvä suunnittelu ja valmistelu mahdollistaa tehokkaan sekä tarkoituksenmukaisen johdon katselmuksen. Aikaa on varattava tiedon keräämiseen ja ryhmittelyyn. Tulosten laatu riippuu keskeisesti juuri näistä esivalmisteluista.

Entä, kuka vastaa käsiteltävien asioiden valmistelusta ja esittelystä. Katselmuksiin osallistuvilla johtoryhmän jäsenillä on omat vastuualueensa, jolloin valmistelut ja esittelyvastuut jakautuvat luontevasti heille.

Johdon ajasta huomattava osa kuluu erilaisiin kokouksiin. Kokouskäytäntöjä voitaisiin tehostaa siirtämällä painopistettä kokousta edeltäviin valmisteluihin, mikä näkyy jo pitkälle pureksittuina yhteenvetoina. Tällöin katselmuksissa päästään tehokkaammin analysoimaan tilannetta ja tekemään päätöksiä.

Johdon katselmuksien tehtävänä on jalostaa tietoa, lisätä ymmärrystä ja vaikuttaa toimintaan.

Johdon katselmuksissa tulee käsitellä avaininformaatio liittyen asiakkaisiin, prosesseihin, henkilöstöön ja talouteen

Karkeasti johdon katselmuksissa tulisi käsitellä avaininformaatio liittyen asiakkaisiin, prosesseihin ja henkilöstöön. Liiketoiminta tuo lisäksi katselmuksiin talouden näkökulman. Käytännössä asioita käsitellään usein toiminnoittain kuten markkinointi, myynti, tuotekehitys tai tuotanto. Johdon katselmusten tulisi kuitenkin aina myös mitata toimintaa.

Johdon katselmuksiin on syytä kehittää lyhyt ja selkeä kirjauskäytäntö, joiden toimenpiteiden toteutumista on helppo ohjata ja seurata.

Kokeilkaa esimerkiksi käytäntöä, jossa vakioagendalla määriteltyjen asioiden jatkeena kirjataan tehdyt päätökset, toimenpiteet, vastuut, aikataulu ja resurssivaraukset. Hyviin kokouskäytäntöihin kuuluu myös, että ilmaiset itseäsi mahdollisimman täsmällisesti, jalostat muiden ideoita ja olet positiivisella mielellä.

Suosittelemme sinulle:

👉 Onnistunut prosessityö – näin saavutat tuloksia | blogi + webinaari
👉 Johdon katselmukset luontevaksi osaksi toimintaa ja johtamista – näin onnistut | blogi