Johdon katselmukset luontevaksi osaksi toimintaa ja johtamista – näin onnistut

Johdon katselmuksilla tarkoitetaan organisaation toimintaa yhdistävää ohjausryhmää, jossa:

• Suunnitellaan ja arvioidaan toimintatapojen järjestelmällisyyttä ja vaikuttavuutta.
• Seurataan yrityksen toimintapolitiikan ja siitä johdettujen tavoitteiden toteutumista.
• Arvioidaan järjestelmän muutos- ja kehitystarpeita.

ISO-standardeissa johdon katselmus määritellään yleisellä tasolla seuraavanlaisesti:

Ylimmän johdon on katselmoitava organisaation laadunhallintajärjestelmä suunnitelluin väliajoin varmistaakseen, että se on edelleen soveltuva, tarkoituksenmukainen ja vaikuttava sekä yhdenmukainen organisaation strategian kanssa.

ISO-standardit määrittelevät mitä tietoja johdon katselmuksissa tulee käydä läpi ja millaista tietoa johdon katselmusten tuloksiin on sisällyttävä.

Lisäksi organisaation on ISO-standardien mukaan säilytettävä dokumentoitua tietoa näyttönä johdon katselmuksien tuloksista.

Katso aiheen webinaaritallenne alta oheisen blogin lukemisen lisäksi ja saat vinkkejä muun muassa ISO-standardien vaatimuksista johdon katselmuksiin nähden.

Mitä ovat hyvän johdon katselmuksen tunnuspiirteitä?

• Katselmus on osa johdon normaalia johtamistoimintaa.
• Ne noudattavat sovittua toimintatapaa.
• Katselmus korostaa valmistautumista, tilanteen analysointia ja päätöksiä.
• Johdon katselmus myötävaikuttaa strategian toiminnallistamista.
• Katselmus vaalii järjestelmällisyyttä ja tehokkuutta.
• Johdon katselmus on prosessimaista toimintaa.

Miten ohjeistaa johdon katselmukset?

Dokumentoi ainakin alla olevat tiedot johdon katselmuksiin liittyen esimerkiksi prosessikuvauksena käytössä olevaan laatu- tai toimintajärjestelmään:

• Tarkoitus
• Osallistujat
• Säännöllisyys
• Käsiteltävät asiat ja niiden valmistelu
• Vastuuhenkilöiden alustus
• Katselmus perustuu ennakkomateriaaliin, tausta-aineistoon ja katselmuksessa käytyihin keskusteluihin
• Yhdessä määriteltävät johtopäätökset
• Dokumentointi (päätökset, toimenpiteet, vastuut, aikataulu…)
• Seuranta ja vaikutusten arviointi

Kuinka monta kertaa vuodessa katselmointeja on järkevää toteuttaa ja miten käsiteltäviä aiheita voi rytmittää?

Johdon katselmuksia voi toteuttaa eri tavoin ja määrä riippuu organisaation omista tarpeista ja tavoitteista.

Esimerkiksi johdon katselmus voi olla osa viikottaisia kokouskäytäntöjä. Lisäksi johdon katselmointiin osallistuvien kanssa on hyvä käydä läpi, millaista dokumentointia johdon katselmuksista tulee tuottaa.

Voit luoda organisaatiolle oman pöytäkirjapohjan tai taulukkopohjainen dokumentaatio voi toimia dokumentaation tuottamisen apuna.

Esimerkkejä katselmointi käytänteisiin:

• 1-2 kertaa vuodessa erillinen johdon katselmus.
• Johdon kokousten yhteydessä toteutettava johdon katselmus.
• Edellisten yhdistelmä, jossa yhteen vetävä käsittely kerran vuodessa.
• Jatkuva katselmointi, joka on osa normaalia johtamista.

Miten valmistella johdon katselmus?

1. Määrittäkää käsiteltävät asiat: tiedon keruu- ja esittämis vastuut.
2. Laatikaa työjärjestys ja esityslista.
3. Kerätkää tiedot, laatikaa yhteenvedot ja valmistautukaa esittämään tulokset analysointia ja johtopäätöksiä varten.

• Käytä suunnitteluun ja valmisteluun 40-50 % työstä.
• Käytä seurantaan ja valvontaan 30-40 % työstä.
• Käytä itse toteutukseen 10-20 % työstä.

Kehitä lyhyt ja selkeä kirjauskäytäntö, jonka toteutumista on helppo seurata ja ohjata.

Miten kehittää johdon katselmuskäytäntöjä?

Arvioi johdon katselmusten toimivuutta ja vaikuttavuutta prosessiarvioinnilla, sisäisellä auditoinnilla tai vapaamuotoisella arvioinnilla säännöllisesti.

Johdon katselmusten tarkistuslista:

• Toimintamallin kuvaus – katselmusten tavoite, osallistujat ja säännöllisyys, jne…
• Tietojen kokoaminen – kyselyt, palautteet ja reklamaatiot, arviointien tulokset, mittarit, jne…
• Katselmusten toteutus – analyysit ja kehittämistarpeet.
• Katselmusten kirjaukset – päätökset johto-, muutos- ja korjaustoimenpiteistä.
• Toimenpiteiden käynnistys, ohjaus ja sulkeminen.

Lisäksi voitte pohtia miten paljon organisaation strategia, historia, nykyisyys ja tulevaisuus ohjaavat työskentelyä. Miten paljon aikaa johdon katselmuksissa käytetään menneisyyden läpikäymiseen, nykyhetkestä puhumiseen ja tulevaisuuden suunnitteluun.

Voit arvioida esimerkiksi seuraavia asioita:

• Miten katselmuksen suunnittelu onnistui?
  • Käsiteltävien asioiden valinta – suunniteltu vai suunnittelematon, päällekkäisyys muiden johdon kokousten kanssa.
  • Vastuuhenkilöiden valinta – selkeys vs haparointi.
• Miten tietojen analysointi ja päätösten tekeminen onnistui?
  • Vastavuoroisuus ja spontaanisuus vs kaavamainen jam alliin kangistunut toimintatapa.
  • Olennaisen hahmottaminen vs yksityiskohtiin takertuva.
  • Osallistujat olivat osanneet valmistautua tarvittaviin tietoihin ja dokumentteihin.
  • Osallistujat täydensivät hyvin toisiaan vs kukin toteutti omaa agendaansa.
• Miten raportointi onnistui?
  • Mahdollisen raporttipohjan toimivuus – helppokäyttöisyys vs vaikeus.
  • Asioiden selkeä esittäminen – onko asiat esitetty selkeästi vs monimutkaisesti.

Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Koulutus – Johdon katselmointi
👉 Johdon katselmus luotaa kokonaisuutta | blogi
👉 Laadunhallintamenetelmät – suunnittele, valvo ja paranna laatua | blogi +  webinaaritallenne