Johtamisen rooli toimintajärjestelmän menestyksessä

Toimintajärjestelmät ovat organisaation toiminnan perusta ja ne vaikuttavat suoraan organisaation tehokkuuteen, laatuun ja kilpailukykyyn.  

Ylimmällä johdolla on keskeinen rooli näiden järjestelmien onnistuneessa rakentamisessa ja ylläpidossa:

• Rakentamisen yhteydessä on pidettävä huolta kattavan rakenteen lisäksi myös siitä, että luotte edellytykset toimintajärjestelmän ajan tasalla pitämiselle. Vain sillä tavoin toiminta- tai laatujärjestelmä tukee organisaation jatkuvaa kehitystä.
• Jo suunnittelu- ja rakentamisvaiheessa kannattaa siis olla tarkkana sen kanssa, miten roolit ja vastuut mahdollistavat järjestelmän ylläpidon. 

Pidin aiheesta webinaarin 12.11.2024 voit katsoa webinaaritallenteen alta tai jatkaa blogin lukemista tallenteen alapuolelta. 

Toimintajärjestelmän keskeisiä tavoitteita 

• Ennaltaehkäistä ongelmia jatkuvan parantamisen periaatteella. 
• Auttaa organisaatiota onnistumaan perustehtävässään. 
• Vastata keskeisten sidosryhmien odotuksiin ja vaatimuksiin. 
• Oma valvonta (viranomaiset). 
• Laadukas ja luotettava palvelu ja asiointi (asiakkaat). 
• Reklamaatiotilanteiden hoito (asiakkaat). 
• Raportointi (omistajat). 
• Työssä onnistuminen ja turvallisuus (henkilöstö). 
• Sopimusten noudattaminen (alihankkijat ja toimittajat). 
• Tukea johdon valitsemia periaatteita ja linjauksia. 
• Varmistaa tuloksentekokyky ja jatkuvuus. 

Johdon rooli toimintajärjestelmän rakentamisessa, ylläpidossa ja kehittämisessä 

Toimintajärjestelmän tärkein tehtävä on auttaa organisaatiota saavuttamaan strategiset tavoitteensa ja varmistaa toiminnan jatkuvuus

Toimintajärjestelmän tärkein tehtävä on tukea strategisten tavoitteiden saavuttamista ja sen rakenteen tulee olla johdonmukainen valittujen periaatteiden kanssa. Prosessien ja roolien selkeä määrittely on oleellista, jotta jokainen tietää omat vastuunsa ja tehtävänsä. 

Johtamisen rooli toimintajärjestelmän menestyksessä korostuu erityisesti muutosten hallinnassa, jatkuvassa parantamisessa ja toiminnan vakioinnissa. Muutostilanteet on vietävä hallitusti läpi ja seurattava loppuun saakka, jotta varmistetaan, että muutokset todella toteutuvat ja niistä tulee osa arjen toimintaa. Tämä vaatii, että johtaminen nähdään palvelutehtävänä ja johtamisen prosessit tukevat organisaation onnistumista. 

Toimintajärjestelmät voivat koostua monista erilaisista ohjelmistoista ja teknologioista. Tärkeintä on kuitenkin, että järjestelmä tukee organisaation arkea ja tuottaa arvoa niin henkilöstölle, asiakkaille kuin johdollekin.  

Yleisin virhe toimintajärjestelmien ylläpidossa on se, että keskeneräisiä asioita on liikaa yhtä aikaa työn alla. Yksi asia kerrallaan tai maksimissaan muutama projekti kerrallaan takaa, että asiat tulevat valmiiksi ja toimintajärjestelmä pysyy hallinnassa. 

Hyvin rakennettu ja hoidettu toimintajärjestelmä on toiminnan vakioinnin sekä muutosjohtamisen tuki ja turva, ja se auttaa organisaatiota saavuttamaan strategiset tavoitteensa ja varmistamaan jatkuvuutensa. 

Käytännön vinkit johdolle 

Toimintajärjestelmän keskeinen tehtävä on tukea strategisten tavoitteiden saavuttamista: 

• Pidä huolta tasoista = periaatteet – rakenteet – prosessit –sisältö. 
• Ole johdonmukainen käsitteissä.
• Varmista punainen lanka kaikessa – älä jätä mitään osa-aluetta yksinäiseksi saarekkeeksi. 

Toimintajärjestelmän on tuotettava arvoa henkilöstölle, asiakkaille ja johdolle itselleen:

• Kuvaa asiat järkevällä ja tarkoituksenmukaisella tavalla. 
• Huolehdi, että tieto on saavutettavissa helposti ja se on ajan tasalla – siivoaminen on yhtä tärkeää kuin uuden luominen. 

Hyvin rakennettu ja hoidettu toimintajärjestelmä on muutosjohtamisen tuki ja turva:

• Hahmota muutoksessa mitä olette muuttamassa.
• Älä anna periksi, keskustele, auta ja ohjaa eteenpäin – ilman konsensusta rakenne leviää nopeasti uusien innostuksen kohteiden myötä.
• Huolehdi, että muutos päivittyy oikeaan paikkaan – versioiden hallinta ja jatkuva parantaminen on työtä, jolle on varattava aikaa siinä missä muillekin tehtäville.