Tietojohtaminen on yhtä kuin ne kaikki prosessit ja käytännöt, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä. Tietoarkkitehtuuri taas on tietojohtamisen ja kokonaisarkkitehtuurin yhdistävä tekijä (lataa tietoarkkitehtuurin sanasto tästä). Siinä tunnistetaan ja tehdään kuvausten avulla näkyväksi se tieto, joka väistämättä löytyy organisaatiosta jossakin muodossa. Tätä tietoa voidaan sitten jalostaa eteenpäin, jolloin sen avulla voidaan luoda arvoa ja sitä voidaan käyttää hyväksi päätöksenteossa. Tietojohtamisen tehtävänä organisaatiossa on siis muodostaa kokonaiskuva tiedosta, joka on organisaation hallussa ja valjastaa se hyödyttämään liiketoimintaa.
Tietojohtaminen onkin yksi tämän päivän liikkeenjohdon trendeistä, joiden kelkkaan myös julkishallinto on hyppäämässä. Tässä tapauksessa kyytiin liftataan valtakunnallisella tiedonhallintalailla. Sen ansiosta kaikkien suomalaisten kuntien, kaupunkien ja aika monen muun organisaation tiedonhallinnasta tulee yhdenmukaista, laadukasta ja tietoturvallista muutamassa vuodessa. Tai tämä ainakin on uudistuksen tavoite. Aika näyttää miten käy, mutta jos tiedonhallintalakia aletaan noudattamaan näiden hyötyjen vuoksi eikä lakipakon takia on se myös ihan mahdollista.
Ovatko tietoarkkitehtuurin kuvaaminen ja tiedonhallintalakiin vastaaminen yksi ja sama asia?
Kyllä ja ei. Kyllä siinä mielessä, että tiedonhallintalain kuvausvelvoitteiden täyttäminen on hyvin pitkälti julkishallinnon organisaation tietoarkkitehtuurin ja sen rakenteiden kuvaamista.
Tiedonhallintalaki pitää sisällään vaatimuksen niin kutsutun tiedonhallintamallin rakentamisesta. Tiedonhallintamallin on sisällettävä vähintään tiedot ja kuvaukset toimintaprosesseista, tietovarannoista (sisältäen GDPR:n vaatimat kuvaukset), tietoaineistoista, tietojärjestelmistä sekä tietoturvajärjestelyistä. Tämä on käytännössä siis organisaation tietoarkkitehtuurin kuvaamista.
Ei siinä mielessä, että esimerkiksi toimintaprosessien kuvaaminen ei ole suoraan tietoarkkitehtuuria sanan varsinaisessa merkityksessä. Tiedonhallintalaissa on kuitenkin haluttu tuoda nämä yhteen, mikä ja se onkin hyödyllistä onnistuneen tietojohtamisen kannalta. Näin visuaalisesta mallinnuksesta nähdään myös tiedon käsittelyn käytännöt eikä vain tiedon itsensä liikkeitä.
Tiedonhallintalaki on myös muuta kuin tiedonhallintamallin kuvaamista.
Tietoarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin kuvaamisella hahmotetaan tietojärjestelmien ja tiedon lähteiden väliset yhteydet ja mahdolliset pullonkaulat. Kriittinen tekijä tiedonhallinnan onnistumiselle on tietojärjestelmien integroiminen keskenään toimiviksi. Tiedonhallintalaissa puhutaan sen varmistamisesta, että organisaatiossa on asianmukaiset työvälineet tiedonhallintaa koskevien velvollisuuksien toteuttamiseksi. Pelkkä työkalujen olemassaolo ei kuitenkaan riitä, vaan organisaatiolla pitää myös olla jonkinlainen systemaattinen käytäntö, jonka mukaan näitä työkaluja käytetään tiedon hallinnassa.
Toisin sanoen, vaikka tiedonhallintamalli luotaisiin tiedonhallintalain mukaiseksi asianmukaisilla työvälinellä, mutta sen päivittäminen jätetään tekemättä eikä siihen palata, on siitä yhtä paljon hyötyä kuin strategiasta, joka jätetään jalkauttamatta. Siksi tiedonhallintalaissa tiedonhallintayksiköiden tehtäväksi annetaan myös ajantasaisten ohjeiden ylläpitäminen ja henkilöstön tiedonhallintaosaamisen varmistaminen.
Tiedonhallintalaki pitää siis sisällään keskeisimmät tietoarkkitehtuurin elementit, mutta laajentaa näitä hallitun tietojohtamisen suuntaan. Ja se jos mikä on hyvä kehityssuuntaa vaikuttavan tiedon hallinnan kannalta!
