Kaikki toimintajärjestelmästä

Tässä tekstissä käydään läpi kaikki se, mitä sinun tulee tietää toimintajärjestelmästä. Mikä toimintajärjestelmä on, mitä sen on hyvä sisältää, mitä sen avulla voidaan saada aikaiseksi ja millaisia asioita sen hankinnassa ja rakentamisessa kannattaa ottaa huomioon.

Sisältö – otsikkoa klikkaamalla pääset suoraan aiheen kohdalle

• Mikä toimintajärjestelmä on?
• Millaisia hyötyjä asiakkaamme ovat saavuttaneet toimintajärjestelmä alustan IMSin avulla
• Miksi toimintajärjestelmä kannattaa hankkia?
• Tavoitteena sertifioitu toimintajärjestelmä?
• Miten toimintajärjestelmä tukee toimintaa, joka ei ole paikkasidonnaista?
• Kuinka onnistua toimintajärjestelmän rakentamisessa?
• Miten prosessien kuvaaminen hyödyntää prosessien kehitystyötä?
• Kuinka hallita dokumentteja ja käsikirjoja IMS-toimintajärjestelmällä?
• Riskienhallinta IMS-ohjelmistolla
• Hyvän mittarin ominaisuudet ja mittarien rakentaminen
• Vinkit toimintajärjestelmän hankkijalle

Mikä toimintajärjestelmä on?

Toimintajärjestelmä toimii eräänlaisena kehitysalustana, jossa toimintaa suunnitellaan ja mitataan, tapahtumista jää jälki ja yllätyksistä tai poikkeusoloista opitaan.

Hyvä toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota arjen pyörittämisessä. Se palvelee organisaation strategiaa ja tarjoaa henkilöstölle ajankohtaisen tiedon selkeästi ja saavutettavasti. Se on siis työkalu, joka auttaa organisaatiota pääsemään tavoitteisiinsa. Toimintajärjestelmää voi hyödyntää organisaation johtamisjärjestelmänä. 

Toimintajärjestelmän hyödyt:

1. Kehitysalusta toiminnalle
2. Toiminnan yhtenäistäjä
3. Kilpailukyvyn parantaja
4. Muutosten hallinta

👉 Lataa työsi tueksi Toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas tästä. 

Millaisia hyötyjä asiakkaamme ovat saavuttaneet toimintajärjestelmän alustan IMSin avulla

Arterin IMS-ohjelmisto on SaaS-pohjainen toimintajärjestelmän alusta, jonka sisälle voidaan rakentaa yrityksen tai organisaation tarpeita vastaava toimintajärjestelmä. Alla muutama esimerkki asiakkaistamme sekä heidän saamistaan hyödyistä IMS-ohjelmiston avulla.

Koulutuksia järjestävä Taitotalo – IMS kahden säätiön toiminnan yhdistymisen ja laadunhallinnan tukena

• IMSin avulla koko organisaation dokumentaation, ohjeistukset ja käsikirjat yhdessä paikassa.
• Toimintaa on kuvattu prosesseina uimaratakuvauksina, toimijoiden vastuita rooleja ja kokonaisuutta.
• Kokonaisuuden hahmottaminen ja prosessien kehittäminen on helpottunut, kun tieto on visualisoitu IMSin avulla.
• Auditointeihin ja sertifikaattien haku on helpottunut.

Elintarvikealalla toimiva Malviala Oy:ssä IMSin avulla:

• dokumenttien katselu- ja muokkausoikeuksien määrittely selkeytyi,
• dokumenttien versiointi, muutosloki ja hyväksyntämenettely helpottui,
• toiminnan raportointi ja mittarien seuraaminen helpottui.

Snellman on toimintajärjestelmä alustan avulla tukenut jo vuodesta 2012 lähtien laatu edellä toimintansa periaatteita:

• Rakentanut prosessipuun, josta löytyy organisaation toiminnot.
• Linkittänyt toiminnanohjausjärjestelmänsä dokumentaatiot kokonaisuudessaan IMSiin.
• Omavalvonta on rakennettu IMSiin – kaikki dokumentaatio on sähköisenä.
• Helpottanut sertifikaattien hakua, auditointeihin ja seuranta-arviointeihin valmistautumista.

KTO – Kehitysvamma-alan tuki- ja osaamiskeskus, sote-alan toimija on saanut seuraavanlaisia hyötyjä IMS-ohjelmiston avulla:

• Kun organisaation palvelurakenteeseen tuli muutoksia, toiminnan päällekkäisyyksien vähentäminen ja dokumenttien ylläpidon sujuvoittaminen toteutettiin IMSin avulla.
• Organisaation toiminta ja tiedonhallinnan läpinäkyvyys on lisääntynyt.
• IMS-ohjelmiston avulla asiakkaamme pystyy vastaamaan paremmin alan ja asiakkaiden muuttuviin vaatimuksiin.
• Vastuuta dokumenttien hallinnasta on pystytty jalkauttamaan asiantuntijoille.

Tutustu Arterin asiakastarinoihin kokonaisuudessaan tarkemmin täällä.

IMS-ohjelmisto on toimintajärjestelmän alusta, jonka sisään organisaatio voi rakentaa tarpeisiinsa sopivan toimintajärjestelmän

IMS on Saas-pohjainen toimintajärjestelmän alusta, joka sisältää seuraavat kokonaisuudet:

• Prosessit,
• dokumentit,
• käsikirjat,
• mittarit,
• raportit ja
• riskit.

Voit tutustua IMS-ohjelmiston sisältämiin osioihin tarkemmin täällä. 

Miksi toimintajärjestelmä on kannattaa hankkia?

Hyvä toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota arjen pyörittämisessä. Se vapauttaa aikaa arvoa tuottavalle työlle, auttaa strategian jalkauttamisessa ja tarjoaa henkilöstölle ajankohtaisen tiedon sekä ohjeistukset selkeästi ja saavutettavasti.

Toimintajärjestelmän avulla:

• Laadunhallinta ja strategian johtaminen mahdollistuu.
• Vapautat lisää aikaa arvoa tuottavaan työhön.
• Sertifikaattien edellyttämät vaatimukset ja organisaation tavoitteiden mukaisen toiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen helpottuu.
• Toiminnan mittaaminen ja riskien tunnistaminen sujuvoituu.
• Tiedolla johtaminen mahdollistuu.
• Toimintajärjestelmän avulla osallistat työntekijät toiminnan kehittämiseen ja tuet itseohjautuvaa organisaatiokulttuuria.
• Toimintaympäristö muutoksiin vastaaminen helpottuu.

Toimintajärjestelmä näyttää mitä johdetaan ja auttaa kohdistamaan resurssit oikein

Organisaation prosesseja tukee dokumentaatio, jotka ohjaavat toimintaa. Esimerkiksi myynnin toimintaa tukevat valmiit tarjouspohjat ja esitykset, kun taas tuotantopuolella tuotteen piirustukset ja työohjeet selkeyttävät tekemistä.

Prosessien toteutumista seurataan erilaisilla raporteilla, kuten poikkeamien kirjaamisella tai reklaamaatioita hoitamalla. Lisäksi hallinnan tukena ovat mittarit, jotka indikoivat eri asioiden kehittymistä ja helpottavat operatiivista johtamista.

Kuvaamalla prosessit selkeästi, toiminnasta on mahdollista havaita kipupisteitä ja kehittämiskohteita. Visuaalisessa muodossa oleva tieto helpottaa kokonaisuuksien hahmottamisessa.

Kun yritysten tekeminen on kuvattua, voidaan eri osa-alueita kehittää kohdistamalla resurssit oikein. Prosessien tarkoitus on ohjata organisaatio saavuttamaan menestystä.

Prosessinsa kuvaavat yritykset vastaavat tulevaisuuden haasteisiin

Menestyjäorganisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. He mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Taustavaikuttajana toiminnalle on se, mitä ja erityisesti miten, yritys tuottaa palveluaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen yksinään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri roolit ja toiminnot linkittyvät asiakashyötyyn.

Vinkit onnistuneeseen prosessityöhön:

1. Selkeytä prosessityön tavoite ja tarkoitus.
2. Osallista ja kouluta.
3. Aloita prosessin kuvaaminen yksinkertaisesti, ja tarkenna tarvittaessa.
4. Vastuuta, tue ja varmista prosessityön jalkautuminen.
5. Tuo tulokset esille.

Tavoitteena sertifioitu toimintajärjestelmä?

Tarve toiminnan sertifioinnille voi tulla organisaation sisältä, mutta tyypillisesti syynä on ulkoinen paine tai vaatimus. Asiakkaat saattavat vaatia organisaatiolta sertifioitua näyttöä laatu-, ympäristö- tai tietoturvajärjestelmästä. Sertifikaatti voi olla myös edellytys kilpailutukseen osallistumiselle tai jonkin toimijan kanssa toimimiselle.

Standardi sisältää vaatimuksia sekä suosituksia, joita vasten yrityksen toimintaa peilataan. Yritys toimii standardin mukaisesti, mikäli se vastaa sen vaatimuksiin. Sertifikaatti on puolueettoman ja ulkopuolisen tahon todistus yrityksen standardeja vastaavasta toiminnasta.

Tyypilliset sertifioitavat ISO-standardit ovat:

• ISO 9001 – laatu,
• ISO 14001- ympäristö,
• ISO 27001- tietoturva ja
• ISO 45001- työterveys ja -turvallisuus.

Nämä standardit sisältävät yhtenevän rakenteen, high level structure, HLS.

Miten sertifioitu toimintajärjestelmä hankintaan?

Sertifioidun toimintajärjestelmän rakentaminen on monivaiheinen prosessi, joka vaihtelee riippuen sertifioivasta tahosta sekä sertifioitavasta standardista. Yleensä sertifiointiprosessista löytyvät seuraavat vaiheet:

1. Osaamisen hankkiminen
2. Toimintajärjestelmän rakentaminen
3. Esiauditointi
4. Toimintajärjestelmän kehittäminen
5. Sertifiointiauditointi

Lue lisää sertifioidun toimintajärjestelmän hankkimisesta täältä. 

Miten toimintajärjestelmä tukee toimintaa, joka ei ole paikkasidonnaista?

• Selainpohjainen IMS-toimintajärjestelmän alusta toimii paikasta ja ajasta riippumatta.
• Tiedon siirtyminen ja dokumenttien hallinta on sujuvaa, kun toimintajärjestelmä hoitaa oman osansa.
• Hyvä dokumenttien hallinta tasalaatuistaa toimintaa.
• Helpolla raportoinnilla madallat raportoinnin tekemisen kynnystä – poikkeamat, läheltäpititilanteet, kehitysajatujset ja muutosehdotukset reaaliaikaisesti eteenpäin vaikka puhelimen avulla.
• Suunnitelmallisuus, tiedon helppo saatavillaolo ja yhteiset toimintatavat sujuvoittavat arkea.

Kuinka onnistua toimintajärjestelmän rakentamisessa?

Toimintajärjestelmän käyttöönotto on vaativa projekti ja matkan varrelle osuu usein erilaisia haasteita. Tyypillisiä toimintajärjestelmän käyttöönoton haasteita ovat:

1. Johdon sitoutuminen
2. Koko organisaatio mukaan
3. Käyttöönoton resursointi
4. Tiedottaminen
5. Kenelle toimintajärjestelmää rakennetaan.

Mitä on hyvä huomioida toimintajärjestelmää rakennettaessa?

• Toimintajärjestelmän tulee auttaa organisaation arjen pyörittämisessä ja sen tulee näkyä henkilöstölle yhdenmukaisena, selkeänä ja kustannustehokkaana kokonaisuutena.
• Toimintajärjestelmän tulee palvella organisaation strategiaa ja tavoitteita muuten ei ole saavutettavissa mitään merkittävää todella tärkeissä asioissa.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tahtoa ja asennetta, muuten muut kiireet nousevat prioriteetissa korkeammalle.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tietoa, kokemusta ja osaamista muuten ei päästä perusasioita pidemmälle. Ei luoda mitään uutta, innovatiivista ja käyttöönotettavaa.
• Järjestelmän rakentaminen vaatii tekniikkaa kuvausten luontiin, jakeluun ja ylläpitoon muuten keskustelut työn aikana kääntyvät liiaksi sisällöstä teknisiin kysymyksiin.
• Tiedon luokitteluun ja hakutoiminnallisuuksiin tulee kiinnittää huomiota. Tietoa tulee pystyä hakemaan perinteisellä tavalla hakurakenteen kautta, hakutoiminnolla ja prosessien kautta. Tiedon tulee olla saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta mobiilisti, jolloin teknisen toteutuksen tulisi toteuttaa pilvipalveluna.

Toimintajärjestelmän rakentamisen vaiheet

Toimintajärjestelmä on järkevintä luoda organisaation tarpeita vastaavaksi. Arterin IMS-toimintajärjestelmän alustaan rakennettava toimintajärjestelmän suositeltu luomisprosessi koostuu seuraavista osa-alueista:

• Toiminnan kuvaaminen – organisaation prosessikartan luonnos.
• Tiedonhallinta – dokumenttipuun rakenne ja toimintakäsikirjan sisällysluettelo.
• Toiminnan seuranta – raportointi, esimerkkimittarit ja alkaistietoja mittareille. Vinkit henkilöstön osallistamiseen.
• Riskienhallinta – riskiluokkien laatiminen, riskien todennäköisyydet ja niiden vaikuttavuudet.
• Toimintajärjestelmän käyttöönotto – räätälöity koostekerta, jonka aikana jaetaan neuvoja ja vinkkejä järjestelmän käyttöönottoon ja ylläpitoon.

Miten prosessien kuvaaminen hyödyntää prosessien kehitystyötä?

Prosessijohtamisessa jo pidemmälle edenneet organisaatiot erottuvat muista organisaatioista siinä, että niissä prosessikuvauksia käytetään toiminnan kehittämisessä ja perehdyttämisen välineinä.

Prosessikuvauksia ei ole tarkoitus käyttää siten, että tekijät aina tarkastavat niistä, kuinka asia tehdään ja miten prosessi etenee. Sen sijaan kuvausten tarkoitus on tuoda tietoisuutta ja toimia viestinnän välineenä.

Prosesseja kuvatessa on hyvä miettiä:

• ketkä prosesseja tulevat katsomaan ja
• ketkä tulevat kuvaamaan prosesseja.

Prosessien kuvaamiselle ei ole olemassa oikeaa kuvaustasoa, vaan kuvausten taso riippuu aina siitä mistä on hyötyä.  Yleisiä periaatteita prosessien kuvaamisessa on, että kuvataan prosessissa toimivien roolien välistä työtehtävien virtaa. Lähde liikkeelle ylhäältä ja tarkenna tarvittaessa, on hyvä ohje oikean prosessien kuvaustason löytämiseen.

Hyödyntämällä IMS-ohjelmiston toiminnallisuuksia laajemmin, luot edellytykset toiminnan kehittämiselle. Hyödynnä esimerkiksi seuraavia toimintoja:

• kolmisivutekniikan laaja-alainen käyttö,
• työohjeistuksen ja malliasiakirjojen linkittäminen prosessikuvauksiin,
• prosessien riskien tunnistaminen,
• datan kerääminen raportit-osiolla ja
• prosessimittareiden laadinta.

Prosessien kolmisivutekniikka koostuu prosessin yhteenvedosta, prosessikaaviosta ja vaiheiden kuvauksista. Prosessikuvaustekniikasta löytyy visuaalisen prosessikaavion lisäksi prosessin määrittelytiedot ja se täyttää JHS 152 -suosituksen vaatimukset.

Yllä mainitut esimerkit tuovat paljon lisää verrattuna pelkkään yksittäiseen prosessikuvaukseen. Kun näiden lisäksi vielä hyödynnätte katselmointityökalua vastuuhenkilöineen ja automaattisin muistutuksineen, alkaa toimintamme muistuttamaan jo selvästi enemmän prosessien johtamista kuin niiden pelkkää piirtelyä.

Lataa työsi tueksi prosessienkuvausohje tästä.

Kuinka hallita dokumentteja ja käsikirjoja IMS-toimintajärjestelmällä?

Tieto ja sen saatavuus ovat avainasemassa työn onnistumisessa. Kun tarvittavat dokumentit ovat helposti löydettävissä, tiedonkulku paranee ja ajankäyttö tehostuu. Organisaatio voi hallinnoida arvokasta tietoa järjestelmällisesti toimintajärjestelmän avulla, jonne dokumentaation voi tallentaa ja dokumentaatiolle voidaan sopia yhteiset pelisäännöt.

Kun IMSin rooli, eli se miten ohjelmistoa organisaatiossa halutaan hyödyntää, on organisaation dokumenttien hallinnoinnissa määritelty, voidaan IMSiin luoda kansiorakenne. Kansioiden avulla tarvittavat dokumentit löytyvät helposti.

IMS mahdollistaa selkeän tiedostojen, verkkodokumenttien ja dokumenttilinkkien hallinnoinnin – eri dokumenttityyppien selkeä hallinta sujuvoittaa arkea.

Dokumenttipohjille voidaan myös määritellä eri ominaisuuksia:

• Versioitavuus, eli muodostuuko dokumenttia päivitettäessä uusi versio
• Hyväksyttävyys, eli tuleeko version käydä hyväksymisprosessin läpi ennen, kuin se tulee näkyville muille.
• Katselmointivälin määrittely, eli miten tiuhaan dokumentti tulee tarkistaa ja hyväksyä.

Käsikirjojen tuominen toimintajärjestelmään on toimiva ratkaisu, sillä se mahdollistaa työtä helpottavat linkitykset muihin IMS-osioihin, kuten prosessikuvauksiin, raportteihin tai ohjedokumentteihin.

Käsikirjojen päivittäminen on näppärää, kun se voidaan tehdä suoraan IMS-ohjelmistossa. Myös käsikirjan eri osien kuvausvastuut voidaan jakaa IMSin avulla ja useiden käsikirjojen säilyttäminen sekä ajan tasalla pitäminen onnistuvat helposti.

Riskienhallinta IMS-ohjelmistolla

IMS riskit-osio yhdistyy muihin ohjelmiston osioihin linkityksien avulla. Linkkejä voidaan muodostaa esimerkiksi prosessien tai mittareiden välillä. Organisaatiossa käytössä olevaa laatujärjestelmää voidaan myös täydentää riskien liittämisellä prosessikaavioon.

Riskienhallinta lähtee riskien tunnistamisesta ja johtaa usein tietynlaiseen raportointiin toiminnan tuloksista. Yhtä ja oikeaa tapaa hoitaa riskienhallintaa organisaatiossa ei ole, mutta yleisesti organisaatioiden riskienhallintaa voidaan hahmottaa viiteen eri vaiheeseen. Riskienhallinnan viisi vaihetta, ovat:

• tunnistaminen,
• arviointi,
• hallinta,
• seuranta ja
• raportointi.

Hyvän mittarin ominaisuudet

Päätöksenteko on valitsemista vaihtoehtojen välillä, ja valitsemisen tueksi on hyvä olla olemassa mittareita. Ilman mittareita päätöksenteko saattaa olla hyvin tunneperäistä ja kaukana tiedolla johtamisesta.

Toimivan mittarin 7 ominaisuutta ovat:

1. Olennaisuus,
2. edullisuus,
3. oikeellisuus,
4. luotettavuus,
5. uskottavuus,
6. seurattavuus ja
7. herkkyys.

 Tutustu tarkemmin hyvän mittarin ominaisuuksiin Hyvän mittarin ominaisuudet -blogitekstistä.

IMS-ohjelmiston mittaristo on kolmitasoinen,

• alimpana ovat alkeistiedot,
• joista muodostetaan laskukaavoilla mittareita.
• Mittarit taas puolestaan sijoitetaan tasoihin.

Edellä mainitut tasot voidaan nimetä esimerkiksi tasapainotetun tuloskortin, Balanced Scorecard eli BSC:n, näkökulmien mukaan.

Lue lisää aiheesta Mittariston rakentaminen IMS-ohjelmistossa -blogitekstistämme. 

Vinkit toimintajärjestelmän hankkijalle

1. Mitä halutaan muutoksella saavuttaa? Tavoitellaanko:

• Prosessien ymmärrystä ja yhdenmukaistamista?
• Prosessien tehostumista sekä aika- ja kustannussäästöjä?
• Dokumenttien parempaa löydettävyyttä ja hallittavuutta?
• Auditointihavaintojen ja palautteiden hyödyntämistä tietopohjaisessa päätöksenteossa?
• Laatustandardien, esimerkiksi ISO 9001:2015, vaatimusten täyttämistä? Miksi nämä ovat toiminnalle tärkeitä?
• Muutoksen mitattavuutta ja seurattavuutta?

2. Resurssit projektille

• Kuka omistaa projektin? Eli vastaa etenemisestä, kokousten järjestämisestä, jne
• Keitä projektiin osallistuu? Prosessien omistajat? Muut päätöksentekijät?
• Kuinka paljon aikaa tulee varata projektiin osallistuvilta henkilöiltä?
• Mikä on projektin tavoitteellinen kesto? Käytettävät resurssit tulee huomioida realistisesti.

3. Nykytila

• Miten toimintaa mitataan tällä hetkellä?
• Onko prosesseja jo kuvattu? Missä kuvaukset sijaitsevat?
• Paljonko dokumentaatiota, kuten ohjeita ja muita asiakirjoja on olemassa valmiina
• Onko aineisto ajantasaista? Kuinka paljon joudutaan päivittämään?
• Löytyykö sisäisten auditointien toteuttamiseen osaajia ja käytäntöjä?
• Käsitelläänkö riskejä ja mahdollisuuksia järjestelmällisesti?

4. Missä ja miten tietoa halutaan jakaa henkilöstölle jatkossa?

• Kuka käyttää tietoa? Miten arjen työtä ohjaavaa tietoa käytetään?
• Intranetin rooli nyt ja tulevaisuudessa: tietopankki vai tiedotuskanava, esim SharePoint
• Halutaanko viestiä suoraan laadunhallintajärjestelmästä
• Mitä muita vaihtoehtoja on?

5. Mitkä ovat ensisijaiset asiat, joita laadunhallintajärjestelmällä tulisi hoitaa?

• Tietojen rajaus – esimerkiksi asiakastiedot CRM:ssä, taloustiedot ERP:ssä…jne.
• Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen
• Dokumenttienhallinta
• Audit-havainnot, reklamaatiot, aloitetoiminta, läheltä piti -tilanteet jne.
• Riskien tunnistaminen ja hallinta.

Suosittelen sinun tutustumaan myös näihin sisältöihin:

👉 Laatu- tai toimintajärjestelmän rakentajan pikaopas
👉 Prosessien pikaopas
👉 Tutustu toimintajärjestelmää käsitteleviin webinaareihimme tästä.