Kokonaisarkkitehtuuri koko organisaation työkaluksi

Tiedätkö millä keinoilla, näkökulmilla ja toimintatavoilla sinä voit edesauttaa siinä, että edustamasi organisaation eri toiminnot hyödyntäisivät kokonaisarkkitehtuuria omassa roolissaan?

Asiantuntijoiden vinkit kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämiseen liittyen: 

• Kokonaisarkkitehtuurin voi nähdä yhtenä strategiatyökaluna, jonka avulla organisaatio ottaa askeleita kohti visiotaan. Kerro ja näytä kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä heille, jotka suunnittelevat organisaation tulevaisuutta. Lisäksi on järkevää varmistaa, että kokonaisarkkitehtuuri on edustettuna organisaatiosi strategiatyössä. 
• Pohdi mitä hyötyä arkkitehtuurikuvauksista on eri sidosryhmille ja viesti hyödyistä heille esimerkiksi liiketoiminnoista vastaavien henkilöiden avulla – löydä jokaiselle kuvauksia tarkastelevalle relevantti näkökulma, jonka tämä ymmärtää.
• Terminologia yhtenäiseksi kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa – määrittäkää yhtenäiset termit kuvauksien toteuttamisen tueksi ja huomioikaa eri toimintojen näkemykset termien suhteen. Esimerkiksi tietohallinnon näkemys ja tarpeet tietojärjestelmäkuvauksille on erilainen kuin prosessinomistajalla. Mikäli arkkitehtuurikuvaukset toteutetaan ICT-näkökulmasta, todennäköisesti kuvaukset eivät tuota paljoa hyötyä muille rooleille.
• Vältä liian yksityiskohtaisia kuvauksia. Yksityiskohtaisten kuvauksien ylläpito saattaa osoittautua aikaa vieväksi ja yksityiskohtaisia kuvauksia harvemmin pystyy hyödyntämään eri tarkoituksissa ja uusista näkökulmistasta tarkasteltuna.
• Kokonaisarkkitehtuurityökalua pohtiessasi, mieti millainen tarve organisaatiollanne käytännössä on ja millaiset resurssit teillä on käytössä. 

6 väitettä kokonaisarkkitehtuurista

Alla asiantuntijoidemme vastaukset kuuteen kokonaisarkkitehtuuriin liittyvään väittämään siitä näkökulmasta, kuinka kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämistä on mahdollista laajentaa yrityksessä.

1. Vain kokonaisarkkitehdintyö liittyy kokonaisarkkitehtuuriin.
2. Kokonaisarkkitehtuurista hyötyy vain IT-tiimi.
3. Kokonaisarkkitehtuurityökalulla ei ole väliä.
4. Kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen on kertaluonteinen projekti ja kuvaustyö on vastuutettava yhdelle henkilölle.
5. Kokonaisarkkithetuurin kuvaamisen voi lopettaa peruskuvauksiin.
6. Uuden näkökulman tuominen kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin tarkoittaa sitä, että kuvaustyö on aloitettava alusta.

Väite 1. – Vain kokonaisarkkitehdintyö liittyy kokonaisarkkitehtuuriin

ARC-ohjelmiston tuoteomistaja Toni Vehmaanperä:

Kun tietoa kerätään toiminnasta, tietoarkkitehtuurista, teknologiasta ja tietojärjestelemistä – asiantuntijat näillä auleilla ovat erityyppisiä, ja tätä kautta eri roolien voidaan katsoa osallistuvan kokonaisarkkitehtuurityöhön.

Avainasiakaspäällikkö Mikko Tuominen:

Kokonaisarkkitehtuuri ei ole projekti vaan prosessi, jonka tehtävänä on ylläpitää kuvaa kokonaisarkkitehtuurista – asiantuntijat tuottavat substanssia kuvauksiin ja nämä asiantuntijat eivät kaikki välttämättä ole kokonaisarkkitehteja.

Kokonaisarkkitehdin homma pitää kuvaukset ikään kuin kasassa ja ajantasalla. Henkilöt, jotka tuottavat sisältöä arkkitehtuurikuvauksiin, voivat kuulua kokonaisarkkitehtuuritiimiin, mutta nämä sisällön tuottajat voivat olla esimerkiksi laatuasiantuntijoita tai palveluvastaavia.

Toni Vehmaanperä:

Organisaatioissa on varmasti kuvattu eri toiminnoissa kokonaisarkkitehtuuriin liittyviä kuvauksia, kuten prosessikuvauksia. Eri rooleissa kerätään tietoa, joiden avulla organisaation nykytilaa ja tavoitetiloja kuvataan. Eri roolit ja organisaation osat hyötyvät toiminnan kuvauksista kuten laadunhallinta, hankehallinta, ongelmanratkaisu ja tietoturva.

Toiminta-, järjestelmä- ja tietoarkkitehtuurikuvauksien hyvänä lisänä on toiminnan kuvaaminen eli prosessien kuvaaminen, jotta organisaatio ymmärtää, miksi eri toiminnoissa kerätään tietoa esimerkiksi asiakkaista ja miten tietoliikkuu järjestelmien välillä.

Tiedonhallinta vs kokonaisarkkitehtuuri – kumpaa termiä kannattaa suosia?

Toni Vehmaanperä:

Kokonaisarkkitehtuuri on terminä haasteellisessa tilanteessa: Termin niin sanottu lanseeraus voidaan nähdä tapahtuneen JHS 179 mukana ja termi liittyy osittain julkisellasektorilla tietohallintolakiin, joka sittemmin korvautui tiedonhallintalakiin.

Termien suhteen on yrityksen ja organisaation oman päätöksen vallassa käyttaakö termiä kokonaisarkkitehtuuri vai tiedonhallinta.

Väite 2. – Kokonaisarkkitehtuurista höytyy vain IT-tiimi

Mikko Tuominen:

Riippuu siitä, miten organisaatiossa kokonaisarkkitehtuuria tehdään:

Mitä enemmän tiedon ja tiedonliikkumisen näkökulmasta kokonaisarkkitehtuuria tehdään, IT-tiimi on yleensä se taho, joka saa kuvauksista ensimmäisenä hyötyä. IT-toiminto yleensä myös leikkaa koko organisaation läpi – esimerkiksi yleensä organisaation kaikki prosessit käyttävät jotain tietojärjestelmää – jolloin tätä kautta kokonaisarkkitehtuurikuvaukset tuottavat IT-tiimille konkreettista hyötyä kun heillä on kokonaiskuva organisaation toiminnoista ja käytössä olevista tietojärjestelmistä.

Toni Vehmaanperä:

Tiedonhallintamallin kuvaus on toteutettu sillä periaatteella, että tehtyä kuvausta voi hyödyntää esimerkiksi tilanteissa, joissa uutta tietojärjestelmää ollaan ottamassa käyttöön eli muutosarviointitilanteissa. Ja tätä kautta erityisesti IT-tiimi hyötyy tehdyistä kuvauksista.

Mikko Tuominen:

Kokonaisarkkitehtuurissa jäädään helposti operatiiviselle tasolle kuvauksien kanssa. Kokonaisarkkitehtuurin avulla pystyy kuvaamaan koko organisaation toimintaa: miten organisaation strategia vaikuttaa operatiiviseen tekemiseen ja miten lopulta asiakas kokee saamansa palvelun.

Toni Vehmaanperä:

Kokonaisarkkitehtuurista hyötyvät he, jotka kuvauksia käyttävät. Esimerkiksi organisaation johdon on helpompi hyödyntää kuvauksia, mikäli strategian jalkautuminen näkyy kuvauksissa esimerkkiksi hankkeiden tai kyvykkyyksien osalta. Palvelukehityksessä arkkitehtuurikuvaukset tuottavat hyötyä esimerkiksi tilanteissa, joissa prosessien ja palveluiden yhteydet eri tietojärjestelmiin on oltava tiedossa.

Mikko Tuominen:

Tilanteessa, jossa kokonaisarkkitehtuurista hyötyy vain IT-tiimi, ei kuitenkaan ole mitään vikaa. Esimerkiksi tästä näkökulmasta kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa, ja ajanmyötä kehittää kokonaisuutta, jossa useampi organisaation toiminto hyötyy kokonaisarkkitehtuurista.

Mikä organisaation toiminto hyödyntää vähiten kokonaisarkkitehtuurikuvauksia?

Toni Vehmaanperä:

Sanoisin, että ylin johto, strategian ja hankkeiden kuvaaminen on helpompaa kuin esimerkiksi järjestelmien. Strategia on yleensä helppo kuvaus tuottaa, mutta onko kuvaukselle käyttäjiä on taas toinen kysymys.

Mikko Tuominen:

Samaa mieltä, johto voisi saada paljon enemmänkin irti kokonaisarkkitehtuurista. Mutta myös palvelutuotanto ja erityisesti he, jotka työskentelevät asiakasrajapinnassa. Arkkitehtuurikuvauksien avulla voidaan helposti näyttää, mitä koko palvelun taustalla on eli esimerkiksi järjestelmät, prosessit ja tiedon liikkuminen. Ja kokonaisuuden ymmärtämisen avulla toimintaa on helpompi kehittää, jotta asiakkaalle voidaan tuottaa jokin palvelu nopeammin.

Väite 3. – Kokonaisarkkitehtuurityökalulla ei ole väliä

Mikko Tuominen:

Olennaisempaa on se, että kokonaisarkkitehtuuria tehdään. Organisaation tulee itse pohtia, mikä heille on paras tapa toteuttaa kokonaisarkkitehtuuria ja mitä resursseja heillä on siihen käytössä – aika, raha ja asiantuntijat.

Toni Vehmaanperä:

Excel lienee suosituin kokonaisarkkitehtuurityökalu. Taulukkojen avulla toteutettava kokonaisarkkitehtuuri kuvaukset vaativat aikaa ja taulukoilla saa tehtyä erilaisia kuvauksia, mutta taulukoiden ylläpito voi olla raskasta. Kokonaisarkkitehtuurityökaluissa on yleensä valmiiksi mietittynä se, miten kuvauksia on järkevää tehdä ja päivittää.

Mikko Tuominen:

Exceleissä voi olla myös se, että tehtyjä kuvauksia ei välttämättä uskalleta käyttää, kun joku toinen on ne vaivalla tehnyt ja taulukon rikkomista voidaan joissain tilanteissa pelätä.

Arterin ARC-ohjelmistossa on pyritty tiedon syöttämisen ja keräämisen helppouteen. ARC-ohjelmistoon voi tuoda tietoa Excel-taulukoinneista ja ohjelmisto yhdistää ohjelmistoon tuodun tiedon esimerkiksi sinne kuvattuihin palveluihin ja tietojärjestelmiin. Näin kuvauksia on mahdollista visualisoida ARCin yhteyskaavion avulla, jonka ansiosta esimerkiksi tietojärjestelmien ja prosessien riippuvuussuhteita on helpompi ymmärtää taulukkokuvauksiin verrattuna.

ARC on lähtökohtaisesti ohjelmisto, jonne kerätään tietoa, ja tietoa rikastetaan visuaalisilla työkaluilla. Markkinoilla olevat kilpailijat taas lähtevät liikkeelle mallintamisen näkökulmasta liikkeelle, joka voi viedä alussa enemmän aikaa. Tässä kohtaa palataan taas siihen, mitä organisaatio tavoittelee ja mitä resursseja on käytössä, kun kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalun hankkiminen on ajankohtaista.

Toni Vehmaanperä:

Kokonaisarkkitehtuurityökalua miettiessä on hyvä lähteä liikkeelle siitä, että tutkii aluksi minkälaista kuvaamista haluaa toteuttaa, eli onko esimerkiksi ArchiMate-kuvaustapa ehdoton. Arterin ARC-ohjelmistolla ArchiMate-kuvaustyyli onnistuu, mutta se ei ole välttämätöntä eikä kyseistä kuvaustapaa tarvitse osata.

ARC-ohjelmistossa kokonaisarkkitehtuurikuvaukset lähtevät liikkelle Excel-tyyppisestä kuvaustavasta, ja taulukoihin syötetyistä tiedoista on mahdollista tehdä erilaisia visuaalisia kuvauksia kuten yhteyskaavioita.

Miten eri viitekehysten hyödyntäminen vaikuttaa työkalun valintaan? Eli esimerkiksi TOGAF, Tiedonhallintamalli tai JHS 179 -suositus.

Toni Vehmaanperä:

TOGAF ei ota kantaa kuvaustapaan, JHS 179  -suositus ohjaa tekemään kuvauksia ArchiMatella. Tiedonhallintalaki on kirjoitettu eri tavalla kuin miten ArchiMaten perusnotaatio ja symboliikka menee – esimerkiksi Tiedonhallintalaista kuvausta tietovaranto tai tietoaineistosta ei löydy selkeää vastaavuutta ArchiMatesta. Tiedonhallintalain mukaista kuvausta en siis lähtisi tekemään ArchiMate-pohjaisella työkalulla.

Mikko Tuominen:

ARCilla voi tehdä ennakkoon päätetyn viitekehyksen mukaisia kuvauksia tai organisaatio voi hyödyntää osia eri viitekehyksistä hyödyntäessään ARC-ohjelmistoa kokonaisarkkitehtuurin mallintamisessa ja hallinnassa.

ARC on ohjelmistona sellainen, johon voi luoda asiakkaan omiin tarpeisiin sopivia kuvauksia.

Lähtökohtaisesti viitekehyksen hyödyntäminen ei ole välttämättömyys, mutta viitekehyksen tai eri kehyksien hyödyntäminen helpottaa kuvaustyötä. Esimerkkejä viitekehyksistä ovat Tiedonhallintamalli, tietoturva ja GDPR.

Väite 4. – Kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen on kertaluonteinen projekti ja kuvaustyö on vastuutettava yhdelle henkilölle

Mikko Tuominen:

Kokonaisarkkitehtuuri ei ole projekti vaan prosessi.

Toni Vehmaanperä:

Kokonaisarkkitehtuurikuvauksia on hyvä toteuttaa porukalla ja miettiä vähintään, miten kuvauksista tulee viestiä organisaation sisällä.

Mikko Tuominen:

Ei ole järkevää tehdä isoa projektia yhden henkilön toimesta ja jättää työntulokset käyttämättä.

Mutta esimerkiksi ERP-järjestelmää suunniteltaessa kokonaisarkkitehtuurikuvauksista on projektimaisesti hyötyä: ERP-järjestelmää varten kuvauksien tekeminen – mitä ingtreetioita tulee huomioida, mitkä prosessit tulee huomioida, mitä tietoa ERPin kautta halutaan liikkuvan. Tällaisessa tilanteessa kokonaisarkkitehtuuri tuo apua hankkeen hallittuun läpivientiin.

Kokonaisarkkithetuurikuvauksia voi hyödyntää pienemmissäkin hankkeissa isojen kertaluonteisten projektien rinnalla.

Toni Vehmaanperä:

Organisaation kokonaisarkkitehtuurissa on hyvä olla nimetty omistaja, joka pitää kuvauksien ajantasaisuudesta huolta ja siitä, että organisaatio tuottaa järkeviä kuvauksia, joita joku oikeasti tarvitsee. Kokonaisarkkitehtuurikuvauksille on järkevää myös etsiä käyttökohteita esimerkiksi kertaluonteisen projektin avulla.

Kokonaisarkkitehtuurikuvauksia tehtäessä usein kuvausryhmään kuuluu tietohallintoon kuuluvat, jolloin tuotettavat kuvaukset ovat käytännössä järjestelmäsalkkuja, integraatiokuvauksia ja tietoarkkitehtuurikuvauksia.

Tiedonhallintamallikokonaisuudessa taas asianhallintaan liittyvät henkilöt ovat mukana kuvaustyössä. Organisaatioista löytyy yleensä kokonaisarkkitehti tai erillinen rooli, jolle kokonaisarkkitehtuurikuvauksien toteuttaminen ja ylläpito kuuluu.

Unelmakokoonpano kokonaisarkkitehtuurikuvauksien mallintamisen ja hallinnan osalta olisi sellainen, että organisaatiosta on edustaja jokaisesta osa-alueesta, joita on päätetty lähteä kuvaamaan. Eli esimerkiksi tietojärjestelmistä ja toiminta-arkkitehtuurista vastaava.

Jonkun verran olen törmännyt siihen, että tietohallintolähtöisissä kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin liittyvissä projekteissa, haaveillaan henkilöstä, joka vastaa toiminnan edustajasta, joka kertoo miten prosessit menevät.

Mikko Tuominen:

Tilanne, joissa kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa on onnistuttu erityisen hyvin, projektiin on kuulunut laatupäällikkö, tietohallinnosta joku joka vastaa järjestelmien integraatioista – ei välttämättä tietohallintojohtaja, tietosuojavastaava ja Tiedonhallintamalliin liittyessä asianhallinnasta joku.

Lisäksi organisaation johdosta henkilö, joka katsoo asiaa kokonaisuuden kannalta ja joka vie samalla asiaa johtoryhmän suuntaan, erityisesti siltä kantilta, miten tuotettavia kuvauksia organisaatio hyödyntää jatkossa.

Toni Vehmaanperä:

Kokonaisarkkitehtuurikuvauksien hyödyntämisen draivi lähtee ihannetilanteessa organisaation johdosta. Lisäksi Tiedonhallintamallissa johdon tulee hyväksyä tehty malli, jotta se voidaan todeta olevan valmis.

Väite 5. – Kokonaisarkkithetuurin kuvaamisen voi lopettaa peruskuvauksiin

Toni Vehmaanperä:

Peruskuvaukset on järkevää määrittää itselle, mitä niillä tarkoitetaan. JHS 179 määrittää peruskuvaukset tietyllä tapaa. Me Arterilla olemme määritelleet peruskuvaukset, jotka edustaa yleisimpiä kuvauksia, joita teemme ARC-ohjelmistoon asiakkaiden kanssa eli kuvaukset liittyvät prosesseihin, tietojärjestelmiin, palveluihin, integraatioihin ja tietoryhmiin ja rekistereihin.

Mikäli peruskuvaukset ovat niitä kuvauksia, joita organisaation on tarkoitus hyödyntää ja ylläpitää, peruskuvauksilla voi lähteä liikkeelle ja kuvauksia voi rikastaa myöhemmin.

Mikko Tuominen:

Jos kyseisillä kuvauksilla organisaatio saa aikaan hyötyä eli esimerkiksi kustannusten vähentämistä ja apua toiminnan kehittämiseen, niin peruskuvaukset ovat hyvä lähtökohta kuvauksien toteuttamiselle.

Usein peruskuvauksia rikastetaan ja laajennetaan integraatioihin, tietoon, sidosryhmiin ja rooleihin.

Organisaation omat tarpeet määrittelevät, millaisia kokonaisarkkitehtuurikuvauksia on järkevää tehdä.

Väite 6. – Uuden näkökulman tuominen kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin tarkoittaa sitä, että kuvaustyö on aloitettava alusta

Toni Vehmaanperä:

Usein törmään siihen, että kokonaisarkkitehtuurikuvauksia on tehty vain tiettyä tarkoitusta varten. Tällaisissa tilanteissa kuvauksia tulee yleistää, jotta kuvauksista on hyötyä eri näkökulmista. Eli esimerkiksi tietojärjestelmäalueiden määrittäminen siten, että koko organisaatio ymmärtää ne eikä vain organisaation tietohallinto.

Mikko Tuominen:

ARC-ohjelmisto mahdollistaa useampien määrityksien tekemisen. Esimerkiksi Tietojärjestelmäsalkun voi tehdä omat versionsa tietohallinnolle, jossa on esimerkiksi enemmän teknistä tietoa ja oma salkkunsa prosessiomistajille.

Toni Vehmaanperä:

Kuvauksia tehtäessä on hyvä pohtia, voiko kuvauksissa olevaa tietoa yleistää niin, että sama tieto olisi monistettavissa eri kuvauksia varten. Eli esimerkiksi toimittajalistaukset ja tietojärjestelmäalueet – onko esimerkiksi tietty järjestelmä toimittaja kirjoitettu joka paikkaan samalla tapaa.

Kun asioita tekee toistettavalla tavalla, kuvauksia on helpompi laajentaa ilman, että kuvaustyötä tarvitse aloittaa alusta.

Lisäksi käytettävä terminologia on asia, johon kannattaa laittaa aikaa ja terminologiaa on hyvä haastaa. Eli on järkevää, että organisaatiossa käytetty terminologia on sellaista, joka on ymmärrettävää ja termejä käytetään samalla tapaa riippumatta siitä kuka kuvauksia tekee tai lukee.

Kiinnostaako kokonaisarkkitehtuuri? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Mistä aloittaa kokonaisarkkitehtuurikuvauksien tekeminen? | blogi
👉 Kokonaisarkkitehtuurin pikaopas | ladattava materiaali
👉 Valmis metamalli organisaation kokonaisarkkitehtuurikuvauksille | blogi