Kokonaisarkkitehtuuri projektista prosessiksi – 4 askelta

Kokonaisarkkitehtuurityön lopullinen tavoite on mahdollistaa tietoperusteinen muutoksenhallinta. Tähän voidaan päätyä myös organisaation sisäisistä syistä kuten:

• kokonaiskuvan puutteesta,
• osaoptimoituneesta tai siiloutuneesta kehitystoiminnasta
• tai hallitsemattomista kustannuksista johtuen.

4 askelta kokonaisarkkitehtuurikuvauksien jatkuvaan hyödyntämiseen

Jo arkkitehtuurityön starttiprojektin aikana on syytä määrittää, miten tuotettavaa tietoa tullaan hyödyntämään olemassa olevissa prosesseissa, jotka muuttavat tai päivittävät arkkitehtuuria. Jotta arkkitehtuurityö muuttuu projektista prosessiksi, on ensiarvoisen tärkeää, että:

1. Kokonaisarkkitehtuurin ylläpitoprosessi on kuvattu

Toiminta, jota ei ole kuvattu, ei ole prosessi vaan satunnaista toimintaa. Käytännössä arkkitehtuurin hallintaprosessi on yleensä osa isompaa arkkitehtuurin hallintamallia ja muodoltaan esimerkiksi vuosikellomainen.

2. Prosessilla on omistaja, joka on lopulta vastuussa arkkitehtuurin ajantasaisuudesta

Prosessin omistajan kannattaa toimia myös starttiprojektin vetäjänä.

3. Prosessiin on määritelty arkkitehtuurin kuvauksia tuottavat vastuuroolit

Organisaatioiden kokonaisarkkitehtuurin kuvaaminen on kokoluokaltaan niin suurta, ettei sitä kannata jättää kokonaan yhden henkilön harteille.

4. Kokonaisarkkitehtuurikuvauksia tuotetaan ketterästi ja niitä uskalletaan käyttää päätöksentekoprosesseissa

Tällöin starttiprojekti muutetaan lopulta jatkuvaksi toiminnaksi, jossa tuotettavat kuvaukset priorisoidaan niiden tuottaman arvon perusteella.

Hyödynnä kokonaisarkkitehtuurikuvauksia rohkeasti ja vältä projektimuotoista lähestymistapaa pitkässä juoksussa

Oli tarve mikä tahansa, kokonaisarkkitehtuurin nykytilan kuvaaminen aloitetaan lähes poikkeuksetta projektimuotoisesti. Tässä kuitenkin piilee vaara, että työ myös jätetään projektiksi, jolle löytyy päättymispäivä.

• Arkkitehtuurikuvaukset, jotka jäävät käyttämättöminä pöytälaatikkoon eivät tuota arvoa. 
• Kokonaisarkkitehtuurin avulla monimutkaisen kokonaisuuden visualisoiminen auttaa ymmärtämään kokonaisuutta, jotta sitä olisi helpompi kehittää ja johtaa. 
• Arkkitehtuurityön tuloksia tulisi rohkeasti ottaa käyttöön esimerkiksi johtamisen ja muutoksenhallinnan prosesseissa, mutta myös toiminnan tason ongelmanratkaisuun liittyvässä päätöksenteossa.

Kerro ja näytä kokonaisarkkitehtuurin hyödyistä heille, jotka suunnittelevat organisaatiosi tulevaisuutta

Kokonaisarkkitehtuurin voi nähdä organisaation yhtenä strategiatyökaluna, jonka avulla organisaatio ottaa askeleita kohti visiotaan.

• Kerro ja näytä kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä heille, jotka suunnittelevat organisaation tulevaisuutta ja varmista, että kokonaisarkkitehtuuri on edustettuna organisaatiosi strategiatyössä.
• Pohdi mitä hyötyä arkkitehtuurikuvauksista on organisaatiosi eri sidosryhmille ja viesti hyödyistä heille esimerkiksi liiketoiminnoista vastaavien henkilöiden avulla – löydä jokaiselle kuvauksia tarkastelevalle relevantti näkökulma, jonka tämä ymmärtää.
• Helposti lähestyttävät ja kaikkien saatavilla olevat kokonaisarkkitehtuurikuvauksia hyödynnetään todennäköisemmin kuin sellaisia, joihin uskaltaa koskea vain kokenut IT-asiantuntija. 

Toteuta kokonaisarkkitehtuurikuvauksia eri näkökulmista ja suhtaudu kokonaisarkkitehtuuriin jatkuvana toimintana

• Kuvaukset tulisi aina priorisoida ja kohdentaa eniten arvoa tuottaviin kokonaisuuksiin.
• Kuvauksia voi tuottaa eri näkökulmiin, jotta kuvauksia hyödynnettäisiin laajemmin organisaatiossasi – esimerkiksi IT-näkökulmasta tehdyt kuvaukset eivät välttämättä tuota hyötyä liiketoiminnoista vastaaville henkilöille.
• Kokonaisarkkitehtuurin näkökulmasta kuvaukset eivät siis koskaan ole 100% kattavia. Ne pyrkivät kuitenkin antamaan riittävän käsityksen muutoksen kohteista ja niiden suhteista muihin keskeisiin kokonaisuuksiin.
• Kokonaisarkkitehtuuri, kuten monet muutkin toimintaa kuvaavat menetelmät, vaatii jatkuvaa parantamista, jotta kaikki tavoitteet saadaan saavutettua.
• Parhaaseen lopputulokseen päästäänkin suhtautumalla arkkitehtuuriin jo alusta asti jatkuvana toimintana projektin sijaan.

Opi tunnistamaan, mitkä asiat aiheuttavat haasteita omassa organisaatiossa kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämisessä

• Huonosti asetetut tavoitteet: Onko arkkitehtuurityölle asetettu tavoitteet, joilla pyritään ratkaisemaan organisaation todellisia ongelmia? Onko tavoitteet määritelty tarpeeksi pieniin osiin, jotta niiden saavuttaminen tukee arkkitehtuurityön kehittymistä?
• Kokonaisarkkitehtuurivastaisuus: Onko organisaation johto sitoutunut arkkitehtuurityöhön? Onko kokonaisarkkitehtuurikuvauksien tekemiseen tarpeeksi resursseja, osaamista ja kommunikaatiota osaajien kesken?
• Kokonaisarkkitehtuurin heikko hyödyntäminen: Onko kuvaukset käytössä päätöksenteon tukena? Onko kokonaisarkkitehtuurikuvaukset tehty organisaation tarpeita vastaaviksi? Onko organisaatiossa kiinnostusta ja osaamista kokonaisarkkitehtuurin hyödyntämiseen? Käytetäänkö kokonaisarkkitehtuurin yhteydessä sellaisia termejä, jotka kaikki ymmärtävät?

Kiinnostaako kokonaisarkkitehtuuri? Suosittelemme sinulle näitä sisältöjä:

• Kokonaisarkkitehtuurin pikaopas | ladattava materiaali
• Kokonaisarkkitehtuuri koko organisaation työkaluksi | blogi
• Mistä liikkeelle kokonaisarkkitehtuurikuvauksissa?| blogi