Kuinka onnistua auditoinnin toteutuksessa?

Auditointi on puolueeton arviointi, jonka avulla voidaan tutkia tai todentaa, täyttääkö organisaatio sille asetetut vaatimukset. Monesti tarve täyttää erilaisia vaatimuksia tulee suoraan tai välillisesti asiakkaiden suunnalta. Pitkäaikaisella ja sitkeällä työllä myös auditointien kautta organisaation jatkuvan parantamisen kulttuuria voidaan kehittää, edistää tuloksellisuutta sekä työhyvinvointia.

Audiointi suoritetaan näytteenottoperiaattella, jossa käydään järjestelmällisesti läpi kaikki arvioitavat kohdat. Jokaisesta kohdasta kirjoitetaan sanallinen selitys arvoidun kohteen tilasta, vastuutahosta, ylläpitosuunnitelmasta ja siihen liityvistä asiakirjoista.

Sisäisessä auditoinnissa organisaatiossa työskentelevä toteuttaa auditoinnin, kuitenkin niin, ettei kyseinen henkilö auditoi omaa rooliansa tai tehtäväänsä.

👉 Lataa tämän sivun alaosasta mallipohja sisäisten auditointien raportoinnille klikkaamalla tästä.

Auditointisuunnitelma

Auditointiin valmistautuessa tulee ensimmäiseksi lähteä liikkeelle auditoinnin tarkoituksen määrittämisestä.

Auditointityypit voidaan jaotella neljään tyyppiin:

1️⃣ Tuotteen tai palvelun auditointi: tukee toistuvien ongelmien ratkaisua.
2️⃣ Prosessiauditointi: yleisin auditoinnin muoto, joka voidaan yhdistää tiettyyn teemaan, kuten asiakaskeskeisyyteen.
3️⃣ Järjestelmäauditointi: auditointimuoto, joka sopii sertifiointiin valmistautumiseen tai sertifikaatin muutoksiin valmistautumiseen.
4️⃣ Liiketoiminnan auditointi: sopii tilanteisiin, kun halutaan löytää ajatuksia ja ideoita esimerkiksi järjestelmän kehittämiseksi.

Auditoijan vuosisuunnitelmasta tulisi löytyä tarkat teemat suunnitelluille auditoinneille. Organisaation johdolta tulisi saada painotukset ja tavoitteet auditoinneille, joiden avulla tehtävien auditointisuunnitelman tekeminen helpottuu.

Aikaresurssit, suunnittelutyön tekeminen yhteistyössä johdon kanssa ja liiketoiminnan ja asiakassuhteiden kannalta olennaisiin asioihin keskittyminen ovat tärkeitä tekijöitä sisäisten auditointien tuloksellisuudessa.

Vuosisuunnittelun tukena voit hyödyntää organisaation prosessikarttaa. Ydinprosesseja on hyvä auditoida 12 kuukauden aikana 2-3 kertaa ja johtamisen auditointia kerran vuodessa.

Auditoinnin toteutus ja auditointiprosessi

Arviointien toteutusvaihetta ennen on tärkeää suunnitella auditointien toteutus huolellisesti, jotta itse auditointi sujuisi mahdollisimman hyvin. Hyvin suunniteltuun kokonaisuuteen on myös helpompi tehdä muutoksia kuin suurpiirteiseen suunnitelmaan.

Ennen auditointia:

📌 Käy läpi aikaisempien auditointien raportteja ja huomioita.
📌 Kokoa vaadittava dokumentaatio valmiiksi, kuten vaatimus- ja tulosaineistot.
📌 Selvitä, onko auditoitavalla kohteella ulkoisia vaatimuksia, kuten viranomaisvaatimukset, tuotevaatimukset tai muita organisaation vaatimuksia.
📌 Kysymysten laadinta ja mahdolliset ennakkokysymyksien teko – pohdi myös millaiset kysymykset sopivat päällikön roolissa työskentelevälle ja normaalille työntekijälle.
📌 Määrittele auditointiryhmä – ketkä ovat mukana ja määritä työnjako: kuka dokumentoi, kuka haastattelee.
📌 Päätä haastattelujärjestys ja ketä kaikkia haastattelet – top down, bottom up vai myötä- tai vastavirtaan. Ennakoi myös tilanteet, joissa haastateltava ei pääsekkään esimerkiksi kriisin takia paikanpäälle.
📌 Aikataulun tekeminen – muista jättää varaa muutoksille, aloituskokoukselle ja yhteenvedolle. Päätä myös ennakkoon, mitkä haastattelut teet etänä ja mitkä paikan päällä.
📌 Viesti tulevasta auditoinnista.

Auditoinnin aikana:

📌 Aloituskokous – käy läpi päivän kulku ja mahdolliset muutokset.
📌 Kerää tietoa: kysy, havainnoi, kirjaa ja tarkasta faktat.
📌 Pidä arvioinnin lomassa myös toiminnan kehittämispuoli mielessä – pyydä haastateltavia miettimään, miten toimintaa voitaisiin kehittää.
📌 Käykää auditointityöryhmän kesken läpi ennen auditoinnin päätöskokousta oleellisimmat löydökset läpi ja mitä niistä kerrotaan.
📌 Anna palautetta haastateltaville ja pääseikat poikkeamista. Pyydä myös itse palautetta auditoinnista.
📌 Kerro million toimitat loppuraportin ja varmista sen päätyminen oikeille henkilöille.

Voit kuvata organisaationne auditointiprosessin visuaaliseen muotoon. Näin auditointitoiminnan kehittäminen helpottuu, kun organisaatiossa on yhteiset tavat sisäisten auditointien toteutukselle.

👉 Lataa tästä itsellesi Sisäisen auditoinnin perusteet -pikaopas ja ota haltuun auditoinnin vauhtipyörä!

Auditointiraportti

Auditoinnin päätteeksi arvioinnista laaditaan raportti. Raportille kirjataan sellaiset asiat, jotka ovat:

• poikkeamia toiminnassa, kun käytännössä ei toimita kuten on sovittu tai luvattu meneteltävän.
• kehityskohteita, jossa toimintatapaa, resursseja tai tuloksia voitaisiin parantaa.
• vahvuuksia, jotka ovat vaatimusten mukaisia ja/tai erinomaisesti toteutettuja ja/tai tavoitteita tukevia sekä toimivat esimerkkinä muille.

Raportissa hyödynnetään usein liikennevalomääritelmää, jonka avulla raportin lukija, ymmärtää missä asioissa on kehitettävää ja mitkä asiat ovat hyvällä mallilla.

Kirkasta itsellesi mitä auditointikriteerit olivat eli ne ohjeet, dokumentit, viranomaisvaatimukset, sopimukset, organisaation tavoitteet, joita organisaationne noudattaa.

Käy läpi auditoinnin aikana tehdyt muistiinpanot, pyydetyt kopiot, tulosteet, otetut kuvat, mahdollisesti äänitetyt osiot.

Luonnostele raportti ja pohdi:

• Millaisia positiivisia havaintoja eli esimerkkejä auditoinnissa todettiin – tarkastettu menettelytapa vastaa auditointikriteerejä.
• Millaisia kehitysehdotuksia auditointikeskusteluissa nousi esille, joita mikään vaatimus ei vaadi.
• Mitä poikkeamia auditoinnissa todettiin – toiminta poikkeaa auditointikriteereistä.

Alustavien havaintojen ja yllä olevan luokittelun pohjalta tarkista minkälaisia ja miten luotettavia todisteita kunkin havainnon julkistamiseksi on. Onko havaintoja, erityisesti poikkeamia, joissa perustana on vain yhden henkilön suullinen kertomus, voiko tätä havaintoa varmistaa mistään muista kirjauksista, dokumentaatiosta tai nähdyistä esimerkeistä?

Liitä poikkeamiin mahdollisesti esille saadut arviot syistä, jotka aiheuttavat ko. tyyppisen poikkeaman ja mitä haitallisia seurauksia poikkeamalla on ollut tai voisi olla. Poikkeamissa tulisi jo auditoinnin aikana tutkia onko johto ollut tietoinen ko. tyyppisistä poikkeamista ja mitä mahdollisesti he ovat tehneet tai jättäneet asiaan puuttumatta. 

Vinkkimme raportin kirjoittamiseen:

✅ Esitä asiat selkästi ja rakentavasti.
✅ Tue ja rohkaise – vältä lannistamasta.
✅ Totea ongelmat ja puutteet.
✅ Vältä kysymysten esittämistä raportissa.
✅ Perustele väittämät.
✅ Pyri linkittämään tehdyt havainnot yksikön perustehtävään tai toimintasuunnitelmaan.

Seuranta ja arviointi

Sovi prosessien omistajien tai vastuullisessa roolissa olevien kanssa, kuinka havaintoja ja mahdollisia kehityskohteita tullaan työstämään organisaatiossa eteenpäin.

Voit myös pyytää auditoinnista palautetta ja pohtia itse tai esimerkiksi johtoryhmän kanssa, kuinka hyvin auditoinnin vastaavat niille asetettuihin tavoitteisiin, toteutuuko laadittu vuosisuunnitelma ja pystytäänkö nykyisten auditoijien avulla toteuttamaan tehdyt suunnitelmat?

Sisäistä auditointia voi tehostaa:

✅ Ennakko- ja palautekyselyillä.
✅ Työpajoilla, joissa esimerkiksi auditoija laittaa arviointiin osallistuneet pohtimaan tunnistettuihin kehityskohteisiin ratkaisuja.
✅ Lakisääteisiin vaatimuksiin keskittymällä.
✅ Asiakashaastatteluihin tai prosesseista saatuun dataa analysoiden.

Muita vinkkejä:

✅ Kerro, miksi auditointia tehdään ja mikä on haastattelun tarkoitus.
✅ Muista tarkastaa mielipiteistä faktat.
✅ Mittarit, raportit, palautteet ja tulokset ovat tärkeitä tämän päivän auditoinneissa – hyödynnä niitä ja kysy niiden hyödyntämisestä.
✅ Kerää tietoa: kysy, havainnoi, kirjaa ja tarkasta.
✅ Pohdi auditoitavien ja johtoryhmän kanssa, millaiset asiat tekevät auditoinnista onnistuneen.
✅ Hyödynnä organisaation sisäistä viestintää auditoinnista ja sen hyödyistä kertomiseen.

Suosittelen sinulle myös näitä sisältöjä:

👉 Sisäisen auditoinnin perusteet -pikaopas | pikaopas
👉 Valmiita kysymyksiä sisäisiin auditointeihin | blogi
👉 Prosessien kehittäminen – onko vielä toivoa? | blogi