Blogi

Kuinka onnistua ohjelmiston käyttöönotossa?

Julkaistu 09.05.2022 kirjoittaja Ella Lindroos

Uuden ohjelmiston käyttöönotto organisaatiossa voi aiheuttaa haasteita. Totuttujen käyttäytymismallien muuttuminen vaatii aikaa ja henkilöstön sitoutumista.

Tässä tekstissä on käydään läpi asioita, jotka auttavat sinua tai organisaatiotanne onnistumaan ohjelmiston käyttöönotossa. Tekstin alaosasta löydät kootusti Arterin asiakkaiden omia vinkkejä ohjelmiston kehittämisen ja käyttämisen tueksi.

10 onnistumisen edellytystä ohjelmiston käyttöönottoprojektille

✅ Tunnista ja määritä muutoksen tarve. Pohdi miksi olette kehittämässä toimintaanne, mitä tavoittelette tulevaisuudessa ja mitä muutos vaatii omalta tekemiseltänne tällä hetkellä = mitkä ovat syyt ohjelmiston hankkimiselle ja mihin tähtäätte ohjelmiston avulla.

✅ Sitoutuminen uuteen toimintatapaan. Isommissa muutoksissa, kuten toimintajärjestelmän käyttöönotossa, johdon ja esihenkilöiden sitoutuminen, tuki ja esimerkin näyttäminen ovat olennaisia tekijöitä muutoksen onnistumisessa. Kun keskeiset henkilöt ovat sitoutuneet muutokseen, on koko henkilöstö helpompi saada mukaan muutokseen.

✅ Käytä aikaa henkilöstön kouluttamiseen, osallistamiseen ja tukemiseen. Osaamisen puute johtaa yleensä siihen, että ohjelmiston käyttöä vältellään. Kouluttamalla henkilökuntaa pystyt ohjaamaan toimintaa ja ajattelutapaa haluttuun suuntaan. Osallistamalla taas sitoutat henkilöstöä muutokseen.

✅ Osallista ohjelmiston käyttöönottoon henkilöitä, joilla on oleellista tietoa ja päätösvaltaa läpikäytävään asiakokonaisuuteen liittyen. Kun ohjelmiston käyttöönottoon osallistetaan henkilöitä, joilla on päätösvaltaa, pystytään erilaisia asioita ratkaisemaan suoraan käyttöönoton yhteydessä ilman, että asiat täytyy ensin hyväksyttää tietyllä henkilöllä tai foorumissa. Näin säästät aikaa, resursseja ja varmistat käyttöönottoprojektin etenemisen sille asetetussa aikataulussa.

✅ Tee selkeä roolijako ja kokoa projektiryhmä huolella. Ennen ohjelmiston käyttöönottoa organisaatiossa on hyvä tehdä päätökset projektiryhmästä ja roolijaosta liittyen uuden ohjelmiston käyttöönottoprojektiin. Anna projektin keskeisille henkilöille päätösvaltaa sekä edellytykset valtuuttaa muuta henkilöstöä toimimaan asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Selkeä vastuutus auttaa käyttöönottoprojektin etenemisessä, sillä ilman selkeää roolijakoa ja vastuutusta, asiat tuppaavat jäävät tekemättä. Mikäli käyttöönottoprojektissanne on mukana ulkoinen konsultti tai kouluttaja, käy läpi myös hänen kanssaan roolijako ja odotukset hänen toiminnalleen.

✅ Aseta ohjelmiston käyttöönotolle tavoitteet ja määrittele, mitä käyttöönoton onnistuminen tarkoittaa organisaatiossanne konkreettisesti. Tavoitteellinen toiminta yleisimmin johtaa haluttuihin tuloksiin ennemmin tai myöhemmin. Muista myös keskustella avoimesti tavoitteistanne käyttöönottoprojektiin kuuluville henkilöille ulkoiset kouluttajat ja konsultit mukaan lukien. Yhteistä tavoitetta kohti on helppo kulkea ja päätöksenteko on helpompaa, kun tavoite on kirkkaana kaikilla mielessä.

✅ Tee aikataulu ja aseta aikaikkunat pienempien kokonaisuuksien hoitamiselle. Ilman aikataulua asiat jäävät roikkumaan eivätkä kokonaisuudet valmistu. Ohjelmiston pääkäyttäjä voi toimia esimerkiksi vastuuhenkilönä aikataulussa pysymisessä. Iso projekti on syytä pilkkoa pienempiin osakokonaisuuksiin ja pienempien kokonaisuuksien aikataulussa pysymisen voi vastuuttaa eri henkilöille.

✅ Käytä aikaa viestimiseen. Ihmisillä on tapana täyttää tietoaukkoja olettamuksilla tai kuulopuheilla. Viestimällä tulevasta, meneillään olevasta ja valmistuneesta projektista pystyt ohjaamaan keskustelua haluttuun suuntaan ja katkaisemaan huhuilta siivet. Hyödynnä yrityksen omaa viestintäosaamista ja viestintäkanavia asiasta sisäisesti kertomiseen. Muista pitää projektiryhmä ajantasalla kokonaisuuden etenemisestä yhteisten tapaamisten tai kirjallisten viestien muodossa.

✅ Varmista resurssit. Hyvin suunniteltu projekti voi kaatua kehnoon resurssointiin. Mikäli aikaa ja resursseja ei ole hyödynnettävissäsi ohjelmiston käyttöönottoprojektiin, asetettuihin tavoitteisiin pääseminen on mahdoton tehtävä. Varmista siis, että käytössäsi ovat tarvittavat henkilö- ja aikaresurssit. Muista myös pääkäyttäjän aika käyttöönottoprojektin jälkeen, hänellä tulee olla jatkossakin aikaa kehittää ja ylläpitää järjestelmää.

✅ Valmistaudu käyttöönottoprojektin jälkeiseen aikaan. Ohjelmiston käyttöönotto on nimensä mukaisesti vasta ensimmäiset askeleet ja suuntaviivat ohjelmiston käytölle. Kun teette projektiryhmän kanssa järjestelmän perusteet kerralla kuntoon, on kokonaisuutta helpompi lähteä kehittämään. Muistattehan käyttöönottoprojektin lisäksi luoda käytännöt tai luoda suunnitelman ohjelmiston kehittämiselle ja ylläpidolle, jotta ohjelmiston kehitystyö ei lopu käyttöönottoprojektiin.

Miten kehittää ja ylläpitää ohjelmiston käyttöä? Näin asiakkaamme toimivat

✏️ Osallista ja valtuuta henkilöstö ylläpitämään ja kehittämään ohjelmistossa olevaa sisältöä. Sisältö, jonka tekemiseen on itse osallistunut tulee todennäköisemmin käyttöön kuin jonkun toisen tekemät ohjeistukset tai kuvaukset. // Finla Työterveys Oy, IMS-asiakas

✏️ Isossa organisaatiossa kokoa kehitysryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti edistääkseen tietyn ohjelmiston tai halutun toiminnan kehittämistä. // Kymsote, IMS-asiakas

✏️ Tue henkilöstöä ohjelmiston käytössä, ole käytettävissä ja anna konkreettista apua. // Woikoski, IMS-asiakas

✏️ Tee ohjelmiston käytöstä helppoa, toteuta dokumentaatio eri kieliversioina ja linkitä ohjelmistossa oleva tieto esimerkiksi intraan tai muuhun käytössänne olevaan järjestelmään. // Snellman, IMS-asiakas

✏️ Vastuuta sisällön ylläpito vastuuhenkilöille, työnjohtajille, esihenkilöille tai prosessista vastaaville. // Kierto Ympäristöpalvelut Oy, IMS-asiakas

✏️ Uskalla rakentaa ja kehittää ohjelmistosta omiin tarpeisiin sopiva järjestelmä ja huomioi ohjelmiston eri käyttäjäryhmien tarpeet: henkilöstö, vastuuhenkilöt ja johto. // Otaverkko, IMS-asiakas

✏️ Hyödynnä ohjelmistoon tuotettua sisältöä toimintanne kehittämisessä esimerkiksi prosessikuvauksia pullonkaulojen tai riskien tunnistamisessa. Järjestä työpajoja organisaation asiantuntijoille, joiden tavoitteena on kehittää toimintaanne tai ohjelmiston käyttöä. Linkitä järjestelmästä löytyvää tietoa systemaattisesti organisaation sisäisen viestinnän sisältöihin. // Helen, IMS- ja ARC-asiakas

✏️ Hyödynnä Arterin asiantuntijoita ja heidän osaamista sekä kokemustietoa järjestelmän kehittämisessä. // PRP-Plastic Oy, IMS-asiakas

✏️ Kehitä yrityksen ja henkilöstön ajattelutapaa ja aseta tavoitteet mihin kaikkeen järjestelmää on tarkoitus käyttää organisaatiossanne. // Joen isännöintipalvelu, IMS-asiakas

✏️ Hoida yksi kokonaisuus kerrallaan ohjelmistossa kuntoon ja hyödynnä organisaation jo olemassa olevaa tietoa sisällön luomisessa ohjelmistoon. // Tuusulan kunta, ARC-asiakas

✏️ Kehitä henkilöstön kyvykkyyksiä koulutusten avulla, esimerkiksi Lean-filosofian ymmärtäminen auttaa prosessien kehitystyössä. // Turun kaupungin hyvinvointitoimiala, IMS-asiakas

✏️ Ohjelmiston onnistunut käyttö lähtee itsestä liikkeelle, ottamalla itse vetovastuun ohjelmiston käyttöönotosta alusta alkaen, homma lähtee oikeille raiteille heti. // Sisäministeriön pelastusosasto, ARC-asiakas

✏️ Joskus järjestelmän sisältö voi vaatia siivousprojektin. Osallista ja valtuuta henkilöstö käymään läpi, päivittämään ja siirtämään oleellinen sisältö ohjelmistoon esihenkilöiden vetovastuulla. // Finla Työterveys Oy, IMS-asiakas

Arterin ohjelmistojen, ARCin ja IMSin, käyttöönotot ovat suunniteltu yhdessä asiakkaiden kanssa

Arterin ohjelmistoja on käytössä useassa sadassa yrityksessä. IMS-ohjelmisto on otettu käyttöön yli 500 yrityksessä ja ARC-ohjelmistoa taas reilussa 150 organisaatiossa.

Sadat käyttöönotot sekä asiakaskeskeinen palvelukehitys ovat auttaneet meitä arterlaisia kehittämään ohjelmistojemme käyttöönotot sellaisiksi, joista on sinulle asiakkaana mahdollisimman paljon arvoa.

Näin IMS-ohjelmiston käyttöönottoa kehitettiin 2021 keväällä – Arterin palvelumuotoilijan, Hanna Ahtolan, kertomana

Ensimmäinen signaali IMSin käyttöönoton kehitystarpeesta olivat asiakasrajapinnasta kasvavassa määrin kantautuvat ideat ja ehdotukset siitä, kuinka palvelusta voisi tehdä paremman.

Asiakaspalautteiden perusteella asiakkaat olivat tyytyväisiä käyttöönottoon, mutta asiakasdatamme kuitenkin kertoi, että käyttöönotto voisi tukea asiakkaiden ensimmäisiä yhteisiä askelia ohjelmiston käytön parissa paremmin. Kun kehitysprojekti sattui sopimaan myös strategisiin tavoitteisiimme, päätimme aloittaa kehittämisen.

Ensin pidimme Arterin sisäisen työpajan, jossa osallistimme omaa henkilökuntaa erilaisten työkalujen ja näkökulmien avulla keskustelemaan nykyisestä käyttöönotosta. Keskustelu teki näkyväksi erityisesti sen, minkä oletamme olevan palvelussa hyvä tai huono ominaisuus.

Tämän jälkeen pidimme tuoreille IMS-asiakkaillemme verkostoitumistilaisuuden, jossa asiakkaat pääsivät muun muassa keskustelemaan keskenään käyttöönotosta ja työstä sen jälkeen.

Keskusteluissa havaittiin toistuvia haasteita, joiden pohjalta syntyi ajatus tarjota tukea näiden tyypillisen haasteiden torjumiseen.

Työ eteni iteratiivisesti haastatellen ja osallistaen asiakkaita mukaan kehittämiseen. Asiakkaat olivat vahvasti yhtä mieltä siitä, että päätöksenteko liian laajasta valikoimasta on hankalaa. Niinpä käyttöönotossa säilyi standardina ennestäänkin tuttu ja asiakkaiden keskuudessa pidetty osiokohtainen toteutus.

Standardipalvelu sai ympärilleen työn etenemistä ja onnistumista tukevia elementtejä, joiden avulla päivitetty palvelukonsepti mahdollistaa entistä paremmin palvelun räätälöitävyyden organisaation tarpeiden mukaan.

Tutustu tarkemmin IMS-ohjelmiston käyttöönottoon eli Toimintajärjestelmän rakenteminen -palveluun tästä ja alla olevan kuvan avulla.