Kuinka piirtää digitalisaatiolle kartta?

Viime vuosien aikana monessa yrityksessä on otettu aimo harppauksia liiketoimintaprosessien digitalisoinnissa. Etätyöskentelylle on haettu erilaisia muotoja, joissa erilaisten digitaalisten alustojen avulla työskentelyä on pyritty paitsi mahdollistamaan, myös helpottamaan ja tehostamaan.

Ja tämähän on nimenomaan digitalisoimisen tavoite, helpottaa ja tehostaa jokapäiväisiä rutiineja. Yrityksen sisällä tapahtuu prosessien digitalisoimista, joka helpottaa työntekijöiden arkea poistamalla manuaaliset vaiheet. Samalla prosessien läpikulku tehostuu, läpinäkyvyys lisääntyy ja virheet vähenevät.

Myös asiakkaan asiointia halutaan helpottaa digitalisoimalla palveluita. Tässäkin tavoitteet ovat samankaltaisia, poistetaan asiakkaalta kaikki ylimääräinen vaivannäkö, selkeytetään asiointia ja samalla voidaan digitalisoida myös asiakaspalvelun puolella tapahtuvia rutiineita.

1. Aloita strategiasta

Ensin on hyvä pohtia digitalisoimisen strategia.

✅ Mitä haluamme digitalisoimisella saavuttaa?
✅ Mihin asioihin erityisesti kiinnitämme huomiota?

Kaikkea ei voi saada yhtä aikaa, joten yhteisten teemojen löytäminen auttaa fokusoimaan oikeisiin asioihin.

2. Kerää tietoa

Digitalisoimisen tiekartan suunnittelussa seuraava vaihe on tiedonkeruu

✅ Onko kaikki prosessit ja palvelut tunnistettu?
✅ Onko niistä tunnistettu digitalisointitarpeet?
✅ Onko määritelty priorisointikriteeristö?

Kriteeristöön kannattaa sisällyttää esimerkiksi sellaisia asioita kuin palveluvolyymi, tunnistettu asiakassegmentti, palvelun toimivuus ja luotettavuus myös poikkeustilanteessa.

3. Priosoi 

Tiedonkeruun jälkeen tehdään priorisointi.

Priorisoinnissa hyvä nyrkkisääntö on se, että tiekartan alkupäähän kannattaa valita sellaiset prosessit, jotka toistuvat luotettavasti samanlaisina ja niiden lopputulos on ennustettavissa ja samoin palvelut, jotka tapahtuvat rutiininomaisesti ja aina samanlaisina.

4. Tiekartan hyväksyminen

Yllä olevan kuvan mukaisen tiekartan hyväksymisprosessi pitää sisällään:

✅ tiekartan mallintamisen ja sen hyväksymisen,
✅ tiekartan julkaisun sekä
✅ kartan mukaisen toteutuksen vaiheen.

Tiekartan visualisoiminen helpottaa hyväksymisprosessia. Visualisoimistapoja on monia, ARC tarjoaa tähän oivallisen mallintamisvälineen, jonka dynaamisella korostuksella on helppo hahmottaa tiekartalla olevien työpakettien kriteerien- ja strategianmukaisuutta.

Yllä olevassa kuvassa työpaketteina kuvattua tiekarttaa on tarkasteltu kahdesta eri näkökulmasta, palvelun toimivuuden kannalta ja palvelun volyymin kannalta. Klikkamalla kuvaa saat sen isommaksi.

ARCin Roadmap-osiossa voidaan myös seurata työpakettien valmistumista ja niillä toteutettavien kyvykkyyksien toteutumista.

5. Muutosjohtaminen

Jotta tarvittavat muutokset saadaan aikaiseksi digitalisaation saralla, tulee organisaation olla rakenteeltaan riittävän joustava. Yksi tärkeimmistä tekijöistä potentiaalisen muutoksen onnistuneelle läpiviennille on organisaation sitoutunut henkilöstö.

Kuvaamalla organisaation nykytila riittävän tarkalla tasolla, varmistetaan, että askel askeleelta toteutetaan oikeita asioita muutoksen edistämiseksi ja lopulta tavoitetilaan pääsemiseksi. Luomalla organisaation nykytilan kuvauksen, opit aidosti tuntemaan organisaation ja sen eri osien väliset yhteydet.

Nykytilan kuvaus korvaamaton osa muutosjohtamista, sillä se mahdollistaa suunnitelman tekemisen, sekä prosessin seurannan ja mittaamisen muutosmatkan aikana.

Kun esimerkiksi henkilöstön kyvykkyyksistä ja olemassa olevista teknologioista on muodostettu yhteinen ja yhtenäinen näkymä, voidaan muutokseen valmistautua ja siitä voidaan viestiä tehokkaammin.

Muutosjohtamisessa voi myös hyödyntää muutosjohtamisen visualisointia – lue aiheesta lisää täältä. 

Kokonaisarkkitehtuurista apua digitalisaatioon ja digistrategian luomiseen

Kokonaisarkkitehtuurin avulla visualisoit organisaation toiminnan, tuot yhteisön ja fyysisen ympäristön kyvykkyydet esille ja saat mahdollisuuden oivaltaa mitä tietoja tai toimintoja yhdistämällä, kehittämällä tai kasvattamalla tuotat sidosryhmille lisäarvoa.

Yritys, jonka perusarkkitehtuurityö on tehty, voi hyödyntää tuotettua tietoa digitalisaation karttanaan. Vaikkapa mitä prosesseja kannattaisi automatisoida teknologian avulla ja mihin järjestelmiin automatisointi vaikuttaa: mistä tieto tulee, minne se menee, kuka sitä hyödyntää ja minne se arkistoidaan.

Kokonaisarkkitehtuurin avulla varmistetaan organisaatiolla olevan tarvittavat kyvykkyydet – henkilöstö, teknologia ja fyysinen ympäristö – digistrategian toteuttamiseen ja menestymiseen.

Mitkä ovat liiketoiminnan kehittämisen ja kasvattamisen kantilta tärkeät kokonaisuudet digitalisaatiossa?

Työ- ja elinkeinoministeriön mukaan yritysten liiketoiminan digitalisaatiossa tärkeitä kokonaisuuksia kehittämisen ja kasvattamisen kantilta ovat:

📌 työvaiheiden automaatio,
📌 robotisaatio,
📌 koneoppiminen,
📌 tekoäly,
📌 suurten tietoaineistojen analysointi,
📌 virtuaalinen ja lisätty todellisuus sekä
📌 lohkoketjuteknologiat.

Mikäli digistrategianne on vielä suunnittelupöydällä tai kaipaa hiomista, ota yhteyttä, esittelemme mielellämme teille ARCin mahdollisuuksia.

Suosittelemme sinulle:

👉 Selvitä muutosjohtamisen haasteet kokonaisarkkitehtuurin keinoin | blogi
👉 Tulevaisuuden erinomaisuus tehdään ymmärtämällä ekosysteemin toimijoiden vaikutukset toisiinsa | blogi
👉 ARC-ohjelmisto sopii parhaiten eteenpäin katsomiseen | blogi