Näin IMS-ohjelmisto tukee laadukasta tiedonhallintaa

Tiedonhallinta tarkoittaa järjestelmällistä tiedon käsittelyä, jolla turvataan tiedon saatavuus ja paikkaansa pitävyys. Yhteen lauseeseen tiivistettynä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiolla tai yrityksellä on määritetty yhteiset tavat tiedonhallintaan.

Mitä vaiheita tiedonhallintaan kuuluu?

• Tiedon luonti – Kuka luo ja mitä? Millä työkalulla?
• Tiedon tallennus – Minne ja missä muodossa tieto tallennetaan?
• Tiedon käyttö – Käyttöoikeustasot? Ylläpito.
• Tiedon jakaminen – Jaetaanko tietoa eteenpäin? Sisäisesti, julkisesti?
• Tiedon arkistointi – Tarvitseeko tieto arkistointia?
• Tiedon poisto – Kuka poistaa tiedon? Milloin tietoa voi ja pitää poistaa?

Miten IMS-ohjelmisto auttaa tiedonhallinnassa?

Organisaation omaan IMS-ympäristöön voidaan tallentaa kaikki työtäohjaava dokumentaatio. Sen lisäksi ohjelmiston avulla voidaan määritellä kuka tiedon omistaa, kenen vastuulla tiedon ylläpito on ja ketkä kaikki pääsevät tietoon käsiksi. Näiden lisäksi IMS-ohjelmistoon on mahdollista luoda tiedon hyväksyntä ja katselmointi käytäntöjä. Luonnollisesti tietoa on mahdollista myös arkistoida ja poistaa.

1. Tiedon tallennus: Mitä, minne, missä muodossa? Onko tieto dokumenttina, käsikirjan muodossa vai kenties prosessikaaviona?
2. Vastuun määrittely: Kuka tiedon omistaa, kenen vastuulla tiedon ylläpito on? Mitkä ovat tiedon käyttöoikeusryhmät?
3. Ylläpito: Hyväksynnät ja katselmoinnit, tiedon päivitykset ja korjaukset, tiedon arkistointi ja poisto.

Määritelkää organisaatiossanne ainakin nämä seikat tiedonhallintaan liittyen: tiedon tallentaminen, vastuu & ylläpito

Vastuu: Kuka omistaa dokumentit? Kenen vastuulla?

• Mitkä ovat tiedon omistajan ja vastuullisen erot? Onko tiedon luoja tiedon omistaja vai määritetäänkö tiedon omistaja erikseen?
• Millaisia käyttäjäryhmiä organisaatiostanne löytyy? Millaisia tiimikohtaisia rakenteita tulee huomioida?
• Yhteiset säännöt, poikkeamat sovitusti esimerkiksi toimintokohtaisesti.

Tallennus: Mitä IMSiin tallennetaan? Minne tallennetaan? Missä muodossa?

• Millaista tietoa tallennetaan IMS-ohjelmistoon: Ohjeita, tallenteita, raportteja, prosesseja, muistioita, arkistoja, riskejä, mittaritietoa?
• Minne tietotallennetaan: Dokumentit-, Käsikirjat-osioon vai kenties Prosessit-, Riskit-, Raportit- vai Mittarit-osioon?
• Onko dokumentin muodolla väliä: Word/excel/powerpoint, pdf, verkkodokumentti.
• Mitä dokumenttipohjia IMSiin on organisaatiossanne luotu: ohje, tallenne, verkkodokumentti, dokumenttilinkki.

Ylläpito: Miten tieto pysyy ajantasalla? Miten IMS tukee tätä?

• Tiedon päivitykset ja oikaisut.
• Siivous ja vanhan tiedon poisto.
• Hyväksynnät ja katselmoinnit.
• Versiointi.
• Arkistointi & poisto.
• Dokumenttilinkit (duplikaattien välttäminen).

👉 Lisäksi voit katsoa 21.5.2024 pitämäni webinaarin aiheesta ja saada lisää vinkkejä tiedonhallintaan IMS-ohjelmiston avulla.