Laatujärjestelmä, toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Toimintajärjestelmä ja toiminnanohjausjärjestelmä ovat kaksi erilaista käsitettä, jotka liittyvät organisaation toiminnan hallintaan, mutta ne painottavat eri näkökulmia ja tarkoituksia.

• Toimintajärjestelmä on organisaation strateginen kehys,
• kun taas toiminnanohjausjärjestelmä on tietojärjestelmä, joka helpottaa liiketoimintaprosessien hallintaa käytännön tasolla.

Kumpi ensin toimintajärjestelmä vai toiminnanohjausjärjestelmä?

Me Arterilla uskomme siihen, että isosta kuvasta on helpompi mennä kohti yksityiskohtia kuin yksityiskohdista isoon kuvaan:

• Organisaation on järkevää ottaa toimintansa haltuun ensin isossa kuvassa toimintajärjestelmän avulla ja vasta sitten ryhtyä miettimään, kuinka osakokonaisuuksia, prosesseja tai yksityiskohtia on järkevää kehittää esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän avulla.

5 syytä sille, miksi toimintajärjestelmän rakentaminen ennen toiminnanohjausjärjestelmää on järkevää

1. Isosta kuvasta kohti yksityiskohtia:
   • Toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota ymmärtämään toimintaansa isossa kuvassa, sen avulla organisaatiolla on yhtenäinen näkemys omasta toiminnastaan ja toiminnasta on mahdollista tehdä läpinäkyvää toiminnan dokumentoinnin ja kuvaamisen avulla.
2. Edellytykset vaatimustenmukaisuudelle:
   • Jos organisaatio aikoo noudattaa tiettyjä standardeja, kuten ISO 9001 -laatustandardia, on järkevää rakentaa ensin toimintajärjestelmä, joka asettaa perustan vaatimusten täyttämiselle
   • Lisäksi organisaation on tärkeää ymmärtää, mitä ulkoisia ja sisäisiä vaatimuksia sen toiminnalle on, jotta organisaatio pystyy vastaamaan tärkeimpien sidosryhmiensä edellytyksiin ja hallitsemaan oman liiketoimintansa jatkuvuutta. Toimintajärjestelmän avulla organisaatio dokumentoi ja todentaa vaatimusten mukaisen toimintansa.
3. Liiketoimintaprosessien kartoitus:
   • Toimintajärjestelmä tarjoaa puitteet prosessien kartoittamiseen, kuvaamiseen ja ymmärtämiseen. Tämä on keskeistä ennen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa, koska on tärkeää tietää, miten prosessit toimivat ja mitä parannuksia prosesseihin on järkevää tehdä.
4. Systemaattinen riskienhallinta:
   • Toimintajärjestelmä auttaa organisaatiota tunnistamaan ja hallitsemaan riskejä strategisella ja käytännön tasolla. Tämä mahdollistaa paremman valmistautumisen uhkiin sekä mahdollisuuksiin. Lisäksi systemaattinen riskienhallinta auttaa suunnittelemaan toiminnanohjausjärjestelmän, joka huomioi uhat ja mahdollisuudet.
5. Tiedonhallinta:
   • Toimintajärjestelmä tarjoaa perustan organisaation tiedonhallinnalle. Ennen kuin siirrytään automatisoituun tietojärjestelmään, on tärkeää ymmärtää, mitä tietoa tarvitaan ja miten se integroituu organisaation toimintaan. Lisäksi prosessikuvaukset auttavat tunnistamaan missä kohtaa prosessia tietoa syntyy, mihin tietoa käytetään ja mihin tietoa kerätään.