Leanin avulla kirkkautta kaaokseen – visualisoimalla teet töitä fiksummin

Miksi visualisointi kannattaa?

Sanotaan, että kuva kertoo enemmän kuin 1000 sanaa. Haluaisitko kiireisessä työympäristössä perehtyä työtilanteeseen silmäillen värikkäitä mittaristoja vai lukemalla tiiliskivimappeja?

Visualisointi on ennen kaikkea tapa siirtää vastaanottajalle tietoa. Toiseksi, se on tapa siirtää tietoa nopeasti. Visualisoimalla voidaan myös viestiä oikea-aikaisesti paikoissa, jossa ohjemappi ei ole käden ulottuvilla. Tästä blogista löydät näppäriä visualisointikeinoja, joilla voidaan sujuvoittaa töitä!

Kanban

Kanban-taulu post-it-lappuineen on ehkä tunnetuin leanin visualisointikeino. Se voi olla fyysinen taulu toimiston seinällä taikka digitaalisessa muodossa, ja siihen merkitään työt, jotka ovat kulloinkin ajankohtaisia ja työn alla. Kanban-taulun tarkoituksena on hallita prosessissa olevan keskeneräisen työn määrää, havaita pullonkaulat ja varmistaa töiden sujuva valmistuminen.

Kanban-taulut ovat vapaasti muunneltavissa tiimin tarpeisiin nähden. Niissä voi monimutkaisimmillaan olla liuta sarakkeita eri työvaiheille, mutta yksinkertaisimmillaan sisältävät kolme vaihetta: to do, doing ja done.

Mitä enemmän keskeneräistä työtä prosessissa on, sitä hitaammin koko prosessi etenee. Töiden sijoittaminen kanban-taululle paljastaakin pullonkaulat ja omalla tavallaan pakottaa tekemään edellisen työn valmiiksi ennen kuin voi aloittaa uutta.

Voit tutustua kanban-taulujen käyttöön asiantuntijatyön ohjauksessa myös järjestämämme QF-koulutuksen avulla. Lue lisää koulutuksesta täältä ja opi pelisäännöt kanban-taulun käyttöön ja päivittäiseen ohjaamiseen.

👉 Lataa itsellesi Kanban-taulut asiantuntijatyön ohjaamisessa -artikkeli tästä. 

Mittarit

Mittarit ovat oivallinen keino visualisoida toiminnan tuloksia. Mittarit ohjaavat toimintaa vahvasti, joten niitä kannattaa hyödyntää toiminnan ohjaamisen ja oppimisen välineenä. Siksi kannattaakin mitata asioita, joihin asiantuntijat voivat itse vaikuttaa.

Saat sitä, mitä mittaat, joten valitse mittarit, jotka viestivät onnistumisesta. Vähemmän on enemmän, joten älä kyllästä huomiokenttää lukemattomilla viisareilla, vaan valitse muutama mittari, joita seurataan ja joiden toteutumisesta ollaan aidosti vastuussa.

Prosessit

Jotta organisaation jäsenet voisivat tähdätä yhteisiin tavoitteisiin ja kehittää organisaation toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla, on tärkeää, että kukin ymmärtää, miten oma työ vaikuttaa koko organisaation toimintaan. Erilaiset prosessikaaviot ovat oivallinen tapa visualisoida ja nitoa organisaation toiminnan tasot yhdeksi kokonaisuudeksi.

Olivatpa prosessikuvaukset paperilla tai IMS-ohjelmistossa, tärkeintä on, että ne ovat näkyvillä. Pöytälaatikossa pölyttyvät prosessikaaviot eivät valitettavasti auta kehittämään toimintaa. Käytä siis prosessikuvauksia toiminnan ohjaajina ja päivitä niitä aktiivisesti toiminnan kehittyessä.

Prototyypit

Kun luodaan jotain ihan uutta, on olemassa kohonnut riski väärinymmärryksille ja niistä johtuville virheille. Prototyypit ovat keino linjata ja jalostaa ideoita, ja ne mahdollistavat palautteen keräämisen jo suunnitteluvaiheessa. Prototyypin voi laatia oikeastaan mistä vain, ja se voi kevyimmillään olla suttu paperilla. Mitä kevyemmän prototyypin teet, sitä nopeammin pääset testaamaan ja kehittämään sitä – ja sitä vähemmän työtä hukkaat, jos se päätyy paperinkeräykseen.

Visuaalinen ja konkreettinen prototyyppi ohjaa työtä tehokkaammin kuin sanallinen ohjeistus. Kaiken lisäksi prototyyppi innostaa tiimiä työskentelemään yhteistä tavoitetta kohti.

Täsmäpalaverit

Visualisoinneista on hyötyä vain silloin, kun niitä käytetään. Ennen pitkää taulut unohtuvat, ellei niitä aktiivisesti huomioida. Tiimin täsmäpalaverit ovat keino käyttää näitä visualisointeja. Lyhyessä 5-10 minuutin päivittäisessä palaverissa keräännytään taulun ympärille pystypalaveriin.

Palaverissa pidetään kaikki tiimin jäsenet ajan tasalla työtilanteesta, tehdään tarvittavat priorisoinnit ja tunnistetaan mahdolliset työtä haittaavat ongelmat.

Samalla visuaaliseen tauluun tehdään päivitykset. Visualisoinnit ohjaavat ja sujuvoittavat työtä, kun niitä käytetään. Ne säilyttävät tehonsa, kun ne pidetään elossa ja ajan tasalla.

Visualisoijan nyrkkisäännöt

1. Visualisoinnista on hyötyä vain silloin, kun se on silmien edessä. Olipa kyseessä vanha kunnon korkkitaulu taikka uusinta teknologiaa hyödyntävä mittaristo, tieto ei ohjaa toimintaa, jos se ei päädy työntekijän tietoisuuteen. Sijoita siis taulut, screenit ja dashboardit paikkaan, josta ne vaivattomasti näkyvät asiantuntijoille.

2. Tiedon visualisoinnissa liika on aivan liikaa. Sekasotkusta on vaikea löytää etsimäänsä ja post-it-lapuilla kyllästetty valkotaulu kääntyy nopeasti itseään vastaan. Visualisoi siis vain se, mikä on oikeasti tärkeää ja mihin haluat ohjata huomion.

3. Mitä ikinä visualisoitkaan, käytä sitä aktiivisesti. Visualisointi on tehokas työkalu, mutta se muuttuu ennen pitkää pölyttyneeksi koristeeksi, ellei sitä käytä.

Lue lisää:

• Viisi vinkkiä etätyöpäivien leanaamiseen | blogi
• Tee työstäsi lean – miten saada aikaan enemmän tekemällä vähemmän | blogi
• Lean periaatteita ja jatkuvan parantamisen kulttuuria | ladattava artikkeli