Mikä on OKR-malli?

Google, Slack, Netflix, Microsoft ja monet muut kotimaisetkin organisaatiot ovat hyödyntäneet OKR-mallia eli Objectives and Key Results -mallia strategian viemisessä arkeen. Mikä OKR-malli on ja millaisia etuja se tuottaa käyttäjälleen? Tämän tekstin lähteenä on käytetty Henri Soran ja Juuso Hämäläisen Strategia arkeen OKR-mallilla -kirjaa.

Objectives and Key Results -mallin edut:

1. Selkeyttää ja auttaa organisaatiota fokusoimaan toimintaansa.
2. Linjaa toimintaa samansuuntaiseksi koko organisaatiossa.
3. Ohjaa organisaatiota kohti jatkuvaa oppimista.
4. Kasvattaa läpinäkyvyyttä ja vastuunkantoa.
5. Tähtää tuloksien saavuttamiseen nopeammin.
6. Auttaa johtoa näkemään ajantasaisen tilannekuvan strategian toteutumisesta.
7. Kasvattaa työn merkityksellisyyttä.

Avoin keskustelu auttaa toiminnan yhtenäistämisessä ja strategian hienosäätämisessä

OKR-mallissa tavoitteiden asettaminen on läpinäkyvää. Kaikki organisaation tasot näkevät toistensa tavoitteet ja voivat yhdenmukaistaa omat tavoitteensa tukemaan kokonaiskuvaa”, Strategia arkeen OKR-mallilla -kirjassa kerrotaan.

Lean-filosofian mukaan toiminnassa on järkevää keskittyä resurssitehokkuuden sijaan virtaustehokkuuteen ja samaan tähtää OKR-malli:

Strategian kannalta tärkeiden tavoitteiden saavuttamiseen ja tuloksen tekemiseen.

Jatkuva oppiminen – OKR-malli on työkalusi kokonaisuuden kehittämiseen

Mallissa seurataan kokonaisuuksien etenemistä viikko-, kuukausi- ja kvartaalitasolla. Kun organisaatiossa kerätään dataa toiminnasta, on helpompi tunnistaa, mitkä asiat estävät projekteja valmistumasta tai hidastavat prosessien etenemistä.

Lue lisää jatkuvan kehittämisen mallista PDCA eli Plan-Do-Check-Act-mallista tästä. 

Läpinäkyvyys kasvattaa ymmärrystä oman toiminnan vaikutuksesta muiden ja koko organisaation toimintaan nähden

OKR-mallissa koko organisaation tavotteita ja niiden etenemistä seurataan julkisesti. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja jokaisen ymmärrystä siitä, miten oma työ vaikuttaa organisaation tavoitteisiin pääsemisessä.

Malli ei kuitenkaan osoittele tai syyttele ketään haasteiden edessä, vaan se ohjaa ratkaisemaan ongelmatilanteet yhdessä tiimin kesken.

OKR-mallin keskeisenä ideana on nostaa säännöllisesti keskustelun aiheeksi eri toimintojen tavoitteet ja niiden etenemisen esteet, jotta asioihin on mahdollista reagoida ajoissa”, Strategia arkeen OKR-mallilla -kirjassa sanotaan.

3 asiaa, joilla tavoitellaan nopeutta: ketteryys, keskeneräisen työn vähentäminen ja kurottamistavoitteet

Mallin yksi kilpailueduista on se, että sen avulla tavoitteet voidaan saavutta nopeammin. Nopeutta tavoitellaan kolmen toimintaperiaatteen avulla:

1. Ketteryys – toimintaa seurataan viikko-, kuukausi- ja kvartaalitasolla, jolloin haasteisiin pystytään reagoimaan nopeasti ja mahdollisimman ajoissa.
2. Keskeneräisen työn vähentämisellä autetaan henkilökuntaa keskittymään strategian kannalta tärkeisiin kokonaisuuksiin.
3. Kurottamistavoitteet kannustavat yksilöitä ylittämään omat tavoitteensa.

Strategian tilanteesta näkymä organisaation johdolle ja hallitukselle

OKR-mallin avulla johtoporras näkee ovatko strategian mukaiset tavoitteet siirtyneet käytännön tasolle.

Vastaavasti malli sitouttaa myös johdon pitkäjänteiseen tekemiseen, sillä kaikista strategian ulkopuolisista muutosprojekteista tulee keskustella etukäteen ennen kuin niiden toteuttamista harkitaan.

Kvartaalisykli luo pitkäjänteisyyttä ja työrauhaa tekemiseen, mikä taas nostaa yksilön motivaatiota ja keskittymistä organisaation strategian kannalta olennaisiin asioihin.

Mikäli aiemmin tärkeäksi määritetty tekeminen muuttuu seuraavana päivänä vähemmän tärkeäksi, syntyy luonnollisesti ajatuksia siitä, miksi tavotteiden eteen kannattaisi nähdä vaivaa, jos ne kerran muuttuvat lennosta.

Motivaatiotekijänä merkityksellisyys

Miksi työtä tehdään? Mikä on organisaation tarkoitus? Miten yksilön tai tiimin merkitys näkyy toiminnassamme?

Työelämässä merkityksellisyyden luominen on yksi tämän päivän kuumista puheenaiheista. OKR-mallin avulla organisaatio pystyy viemään konkretiaan saakka sen, miten tiimin tai jopa yksilön työ näkyy strategian toteutumisessa ja visioon pääsemisessä.

Yksinkertaistettuna OKR-malli koostuu kahdesta osasta ja kahdesta onnistumisen edellytyksestä

Kaikki turha pois riisuttuna malli koostuu kahdesta osasta:

1️⃣ Tavoitteista eli laadullisista tavoitteista, jotka kertovat miltä hyvä lopputulos näyttää.
2️⃣ Avaintuloksista eli määrällisistä tuloksista. Avaintuloksien avulla tavoitteet pilkotaan tuloksiksi, joita seurataan. Määrällisesti näitä on hyvä olla korkeintaan viisi per tavoite.

OKR-mallia ei ole standardisoitu, jolloin tarkaa ohjeistusta tai viitekehystä mallille ei ole saatavilla. Erilaisia soveltamiskeinoja löydät esimerkiksi googlaamalla.

Strategia arkeen OKR-mallin avulla -kirja kertoo kahden olennaisen asian vaikuttavan mallin onnistuneeseen käyttöönottoon:

1️⃣ Yksiselitteinen määritelmä sille, mikä OKR-malli on ja miten se toimii omassa organisaatiossamme.
2️⃣ Riittävästi rohkeutta soveltaa mallia organisaatioon sopivaksi.

OKR:n sudenkuopat

Objektives and Key Results -malli on ollut jo muutaman vuosikymmenen olemassa, mutta silti yksinkertainen malli saatetaan joskus ymmärtää väärin.

OKR-malli on konkreettinen malli muutokssen johtamiseen, ja sen avulla nähdään, miten halutut muutokset etenevät”, Strategia arkeen OKR-mallilla -kirjassa kerrotaan.

Vältä mallin sudenkuopat näiden kolmen kohdan avulla:

1️⃣ OKR-malli ei ole mittaristo, joka annetaan ylhäältäpäin.
2️⃣ Vältä ajatusta: ”Onhan meillä olemassa jo tavoitteiden asetantaa ja niiden seuraamista – tässä mallissa ei ole mitään uutta.”
3️⃣ Vältä mallin käyttämistä projektinhallinnassa tai koko organisaation yhteisenä tehtävälistana.

Keskity mallin käyttöönottoprosessissa:

✅ Siihen, että organisaation johto on sitoutunut malliin.
✅ Mallin käyttöönottohankkeelle on määritetty omistaja, johdon sponsori sekä vastuutiimi.
✅ Viesti, viesti ja viesti – kerro useasti miksi ja miten kokonaisuutta edistetään.
✅ Ole avoin ja rehellinen onnistumisten sekä epäonnistumisten suhteen – osallista henkilökuntaa haasteiden ratkomiseen.
✅ Anna aikaa käyttöönotolle, mutta aseta aikaikkuna mallin kokeilemiselle organisaatiossanne.

OKR-malli kehittyy organisaation mukana

Henri Sora ja Juuso Hämäläinen kirjoittava kirjassaan mallille karkean jaon aloittelijoiden ja kehittyneiden mallin käyttäjien erojen ymmärtämiseksi. Tavoitteiden asetanta kärjistettynä kolmeen kehitysvaiheeseen:

1️⃣ Perinteinen: Johto antaa tavoitteen, ja ne jaetaan toimintojen kesken.
2️⃣ Puoliväli: Puolet tavoitteista samansuuntaistetaan johdon kanssa ja tiimi kehittää puolet tavoitteistaan itse strategiaan perustuen.
3️⃣ Itsenäinen: Johto viestii strategian organisaatiolle ja tiimit ehdottovat itse tavoitteensa johdolle.

Tavoitteiden seurantarytmi saattaa vaatia organisaation toimintatapoihin suurtakin muutosta. Toisaalta, joissain organisaatiossa toimintamallit voivat sulautua malliin huomaamatta: viikko-, kuukausi- ja kvartaalitason palavereiden kautta.

👉 Pidä mielessä OKR-mallin hyödyntämisen yhteydessä Deminging laatuympyrä – eli Plan-Do-Check-Act -malli – siitä on apua tässäkin kohtaa. Lue lisää PDCA-mallista tästä. 

Lähde:

• Strategia arkeen OKR-mallilla – Käytännönläheinen opas OKR-mallin käyttöönottoon:  Juuso Hämäläinen ja Henri Sora, Kauppakamari 2020, 1. painos.

Suosittelen sinun tutustuvan myös näihin sisältöihin

👉 Liiketoiminnan kehittäminen alkaa dokumentaation hallinnasta ja toiminnan kuvaamisesta
👉 Kuinka muutosjohtamisen voi visualisoida
👉 Onnistu toiminnan mittaamisessa: Havainnoista mittaamiseen – mittaamisesta tietämykseen