Prosessien lyhyt oppimäärä

Mitä prosessilla tarkoitetaan?

Prosessi on toistuva ja strukturoitu toimintokokonaisuus.

• Prosessi koostuu useista vaiheista, joissa syötteitä esim. raaka-aineita tai tietoa muutetaan tuotoksiksi esim. tuotteiksi tai palveluiksi määritellyn tavoitteen mukaisesti.
• Prosesseja pyritään mallintamaan ja kehittämään, jotta prosessin vaikutusalueen laatua, tehokkuutta ja tuottavuutta voitaisiin ohjata ja parantaa.

Näistä tekijöistä tunnistat prosessin

• Selkeä tavoite: Esimerkiksi tuotteen valmistaminen tai palvelun tuottaminen.
• Rajattu alku ja loppu: Prosessi alkaa tietystä syötteestä ja päättyy määriteltyyn lopputulokseen.
• Vastuuhenkilö: Usein prosessilla on omistaja, joka vastaa sen kehittämisestä ja suorituksesta.
• Toistettavuus: Prosessi toistetaan samankaltaisena useita kertoja.

Prosessisanastoa

• Ydinprosessit ovat organisaation keskeisiä prosesseja, jotka palvelevat asiakasta. Asiakas voi olla organisaation ulkoinen tai sisäinen asiakas.
• Tukiprosessi luo edellytyksen toisen prosessin toteutumiselle.
• Osaprosessi on ylemmän prosessin osa purettuna auki.
• Prosessikartassa esitetään organisaation johdon tunnistamat ydin- ja tukiprosessit – eli määritellään kuvattavat prosessit ja niiden keskinäinen suhde toisiinsa. Prosessikartta on yleinen, usein graafinen esitys organisaation eri prosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä.
• Prosessipuu kertoo taas prosessihierarkiasta. 

Mikä on prosessin ja projektin ero?

Prosessit ovat organisaation toiminnan jatkuvuuden perusta, kun taas projektit ovat muutoksen välineitä.

Esimerkki:

• Prosessi: Asiakaspalvelun tikettien käsittely, joka noudattaa aina samaa kaavaa.
• Projekti: Uuden asiakaspalveluohjelmiston käyttöönotto.

Mikä on prosessikaavio?

Prosessikaavio on graafinen esitys, joka kuvaa prosessin vaiheet, tehtävät ja niiden väliset yhteydet. Se auttaa havainnollistamaan, miten prosessi etenee alusta loppuun, ja tarjoaa tavan analysoida, kehittää ja viestiä prosessiin liittyviä asioita.

Alla esimerkkejä prosessien kuvaamistavoista.

Esimerkki prosessikaaviosta, joka on toteutettu uimaratakaavion muotoon

Mikä on prosessien oikea kuvaustaso?

• Prosessien kuvaamisessa ei ole yhtä oikeaa tasoa, vaan se riippuu siitä, mikä tuo eniten hyötyä. Yleisesti prosessienkuvaamisessa keskitytään siihen, että kuvataan prosesseissa toimivien roolien välistä tehtävien virtaa.
• Prosessikuvausten ei tarvitse yksityiskohtaisesti visualisoida jokaista työtehtävää, vaan tarkkuus tulee määrittää sen perusteella, mikä on hyödyllistä kohderyhmälle eli prosessikuvausta hyödyntävälle porukalle.
• Mitä tarkempi kuvaus, sitä enemmän työtä sen kuvaaminen ja ylläpito vaatii.
• Kuvaustason lähtökohtana voi olla yleinen taso, jota tarvittaessa tarkennetaan yksityiskohtaisemmaksi.