Miksi IMS-ohjelmiston Käsikirjat-osio on sekä yksinkertainen että toimiva?

Toimintakäsikirja on ovenavaus organisaation toimintaan. Sen sisältö on tekstiä, kuvia ja linkkejä, parhaimmillaan se on lyhyt ja napakka. Kuinka monta sivua teidän organisaationne tarvitsee? Riittääkö viisi?

Hierarkkinen rakenne

Käsikirjat-osiolla IMS-ohjelmistossa on puumainen rakenne. Ylimmällä tasolla toimintakäsikirjan puu voidaan jakaa vaikkapa näin: johtaminen, resurssit, prosessit ja mittaaminen. Toinen esimerkki jaottelusta voisi olla: johtaminen, strategia, henkilöstö, resurssit, prosessit ja mittaaminen. Jaottelu valitaan usein noudatettavan standardin tai viitekehyksen mukaan.

Kun puumaista rakennetta ryhtyy tarkentamaan, prosessien alle voi luoda vaikkapa tasot ydinprosessit ja tukitoiminnot. Alimmalla tasolla kiteytetään organisaation ydinprosessit sanallisesti ja lisätään kuva prosessiosion prosessikarttaan, josta näkyvät myös asiakasrajapinnan prosessit. Prosessikartan kuva viittaa aina viimeisimpään hyväksyttyyn versioon. Ohjelma näyttää siis aina ajantasaisen tiedon ilman, että linkkiä pitää erikseen päivittää.

Käsikirja koostuu sivuista

Käsikirja IMS-ohjelmistossa on siis yksinkertainen, se koostuu sivuista ja sivuilla on puurakenne. Hierarkkisen puun sivuilla on tekstiä, linkkejä muihin IMS-ohjelmiston osioihin tai muihin organisaation omiin tietojärjestelmiin tai internetin sisältöön, kuten vaikkapa lakeihin ja asetuksiin. Linkit voivat olla tekstin sisällä (hyperlinkkejä) tai sivun lopussa linkkilistassa. Linkkilistaa muokataan IMS-ohjelmiston yleisellä linkityslomakkeella.

Käsikirjan sivu luodaan pienimuotoisella editorilla, jota käytetään myös dokumenttiosion verkkodokumenteissa. Käsikirjalle on mahdollista tehdä erillinen etusivu, ja laittaa siihen vaikkapa organisaation logo. Sivut luodaan ja hyväksytään ja valmis käsikirja saadaan yhdellä komennolla PDF-tiedostoksi, jonka voi jakaa vaikkapa asiakkaille.

Käsikirjan tieto tarkentuu asteittain

Lyhyen ja ytimekkään tekstin avulla käyttäjä saa hyvän yleiskuvan organisaation toiminnasta, mutta halutessaan löytää linkkien avulla juuri häntä kiinnostavaa yksityiskohtaista lisätietoa.

Jos Prosessit-osio onkin IMS-ohjelmiston lippulaiva, niin Käsikirjat on ehdottomasti osioista kaikista yksinkertaisin. Siinä on vähiten toiminnallisuuksia, se on pelkistetty ja editori on vaatimaton.

Mikä siis selittää niin monen asiakkaamme hienot ja toimivat ratkaisut?

Yksi syy tähän on varmaankin ikuisessa kysymyksessä sisällön ja muodon välillä. Kun muoto on vääjäämättä yksinkertainen, niin käyttäjä voi keskittyä sisältöön ja tehdä käsikirjastaan tavoitteen ja tarpeen kannalta olennaisen. Asian voi jaotella sen luonteen mukaan ilman, että täytyy toimia työkalun ehdoilla. Kikkailijat ohittavat käsikirjat, sen avulla ei voi loistaa teknisellä taituruudella.

Mikä on teidän tarpeenne?

Toinen syy on varmaankin yksinkertaisen muodon taipuminen moneen eri tarkoitukseen. Olen esimerkiksi nähnyt Käsikirjat-osiolla tehdyn myynnin käsikirjan, joka sisältää myyjän ohjeet: näillä periaatteilla ja käytännöillä meidän organisaatiomme hankkii lisää liikevaihtoa. Siksi osio ei olekaan IMS-ohjelmistossa nimeltään toimintakäsikirja vaan Käsikirjat. Käsikirjoja voi tehdä monta ja niille voi tietenkin antaa erilaiset käyttöoikeudet.

Kuinka tietoa jäsennellään?

Puurakenne on tietojärjestelmissä perinteinen. Sen avulla pystyy sekä hahmottamaan nopeasti pääkohdat että löytämään haluamansa tiedon nopeasti. Kun on sisäistänyt tietosisällön perusteellisesti, sen voi jaotella tarkoituksenmukaisesti jo ylimmällä tasolla.