Miksi ja miten tehdä laadunhallinnasta läpinäkyvää?

Aiheuttaako yhteisiin toimintatapohin, periaatteisiin tai ohjeistuksiin sitoutuminen haasteita laadunhallinnan osalta?

• Laadunhallinnasta on järkevää tehdä läpinäkyvää, sillä sen avulla saat henkilöstön sitoutumaan yhteisiin toimintapoihin ja periaatteisiin.
• Lisäksi toiminnan läpinäkyvyys edesauttaa tunnistamaan kehityskohteita liiketoiminnasta esimerkiksi vastuullisuusnäkökulmalla tarkasteltuna.
• Laatu kuuluu kaikille ja tiedon panttaaminen harvoin auttaa liiketoiminnan kehittämisessä, siksi viimeistään nyt laadunhallinnasta kannattaa tehdä läpinäkyvää.

Laatu = sidosryhmien odotusten ja vaatimusten täyttämistä

• Fyysisen tuotteen laadulla tarkoitetaan sen kykyä suoriutua tarkoituksenmukaisista tehtävistä tuotteen koko oletetun käyttöikänsä ajan.
• Palvelun laadussa voidaan tarkastella esimerkiksi palvelun toiminnallista laatua eli sitä, kuinka hyvää palvelua asiakkaat ovat saaneet.

Laadun guruiksi – Juran, Deming & Crosby – mainitut henkilöt määrittelevät laadun:

• ”sopivuutta käyttöön ja tarkoitukseen” (Juran).
• ”asiakkaan nykyisten ja tulevien tarpeiden täyttämistä” (Deming).
• ”laatu on ilmaista (mutta sen puute maksaa)” (Crosby).

Laatua tulee johtaa, laadun rakennuspalikat tulee ymmärtää ja toimintaa tulee kehittää systemaattisesti

• Laatu ei synny organisaatiossa itsestään – sitä täytyy johtaa.
• Laatu ei ole yksi kiintopiste tai lopputulos, vaan laatu on monen onnistuneesti suoritetun rakennusvaiheen yhteistyötä.
• Laatu on kokonaisuus, joka syntyy pienistä rakennuspalikoista ja näitä rakennuspalkoita on pystyttävä kehittämään systemaattisesti.
• Laadunhallintaan ei ole olemassa kaikille sopivaa ja kertaluontoista ratkaisua. Organisaation on tunnistettava toimintansa isossa kuvassa omassa toimintaympäristössään, jotta se voi kehittää toimintaansa.

Miksi laadunhallinta kannattaa?

• Tutkimuksissa on todettu, että laatukustannukset voivat olla peräti 20–35 % yrityksen liikevaihdosta.
• Laadunhallinnan yhtenä tavoitteena on vähentää kokonaiskustannuksia.
• Laadunhallinnan avulla saadaan selkeyttä johtamiseen, prosesseihin, toimintoihin ja jatkuvaan parantamiseen, joiden avulla on mahdollista hallita organisaation toimintaa ja tuotannon laatua.
• Laatua tuottavat prosessit aiheuttavat pienempää hävikkiä, synnyttävät vähemmän virheitä ja korjauksia, nopeuttavat vastausaikoja asiakkaille sekä vähentävät työntekijöiden vaihtuvuutta parantuneen työtyytyväisyyden ansiosta.

8 vinkkiä laadunhallinnan läpinäkyväksi tekemiseen

Laadunhallinnan tekeminen läpinäkyväksi on askel kohti järjestelmällistä laadunhallintaa ja vastuullisempia toimintatapoja. Tässä muutamia keinoja, joilla voit kehittää laadunhallinnan läpinäkyvyyttä:

1. Tunnista organisaation toiminta isossa kuvassa, koska vasta sitten yritys voi miettiä, mitä eri vaatimukset tai tarpeet tarkoittavat heidän omassa toiminnassaan: Omaan liiketoimintaan liittyvät toimijat ja niiden vaikutukset on tärkeää tunnistaa ja dokumentoida. Siitä on hyötyä toiminnan suunnitteluun ja johtamiseen silloinkin, kun tavoitteena ei ole sertifikaatti tai jokin muu tunnustus.
2. Dokumentoi ja standardisoi liiketoimintanne ydinprosessit: Selkeytä ja dokumentoi organisaation ydintoiminnot. Prosessien kuvaaminen mahdollistaa niiden ymmärtämisen, mittaamisen ja kehittämisen. Toiminnan kehittymisen mittaaminen on mahdollista vasta sitten, kun olette dokumentoineet lähtötasonne, muutoin toiminnan muutokset tai mittaaminen saattaa perustua mututuntumalle.
3. Dokumentoi toimintaperiaatteenne esimerkiksi laatukäsikirjan, laatupolitiikan tai ohjeistuksien muotoon: dokumentoitu tieto auttaa henkilöstöä ymmärtämään yrityksen laadunhallintakäytännöt ja toimintaperiaatteet.
4. Kouluta, lisää tietoisuutta ja osallista henkilöstöä: Järjestä säännöllisiä koulutuksia, ole vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa laadunhallintaan ja toiminnan kehittämiseen liittyen. Osallista henkilöstöä toiminnan dokumentointiin, mittaamiseen ja kehittämiseen. Tämä auttaa luomaan laadunhallinnasta ymmärrettävää kaikille yrityksen jäsenille ja sitouttamaan henkilöstöä toimimaan yhteisten toimintaperiaatteiden ja tavoitteiden mukaisesti. Tiedon panttaaminen harvoin edistää laatuajattelua tai toiminnan kehittämistä.
5. Toimi jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaan: Hyödynnä yrityksen toiminnassa Plan-Do-Check-Act-mallia, toteuta sisäisiä auditointeja systemaattisesti, kerää palautetta ja reagoi saatuun palautteeseen. Tee päätöksiä tietoperusteisesti.
6. Hyödynnä teknologiaa: Kaikkea ei tarvitse tehdä itse, tekemistä on hyvä ulkoistaa esimerkiksi erilaisille järjestelmille kuten laadunhallintajärjestelmälle, joka helpottaa laadun suunnittelua, seurantaa ja parantamista tai dokumenttien systemaattista hallintaa. Erilaiset järjestelmät ja tekoäly voivat lisätä avoimuutta laadunhallintaan ja tehokkuutta prosesseihin.
7. Kouluttaudu ja hyödynnä konsultteja: Optimoi osaamistasi koulutusten avulla tai hyödynnä kertaluontoisiin kehitysprojekteihin ulkopuolista konsultointiapua. Esimerkiksi laatujärjestelmän rakentamiseen on järkevää hyödyntää ulkopuolista konsulttia, joka osaa kertoa millainen laatujärjestelmä tuottaa hyötyä juuri teidän yrityksellenne.
8. Toiminnan sertifiointi: Sertifiointi kertoo organisaation sitoutumisesta tietynlaiseen toimintatapaan kuten laatuun, tietoturvalliuuteen tai vastuullisuuteen. ISO-standardit ovat kansainvälisesti tunnetuimpia toimintaa ohjaavia viitekehyksiä, jotka edellyttävät niitä hyödyntäviltä yrityksiltä johdon sitoutumista, asiakaslähtöisyyttä ja sidosryhmien vaatimusten ja odotusten huomioimista, prosessien hallintaa, riskien ja mahdollisuuksien arviointia sekä jatkuvaa parantamista. Olemassa olevia viitekehyksiä on järkevää hyödyntää, sillä ne sisältävät paljon kollektiivista tietoa ja todennetusti toimivia toimintamalleja. Lisäksi ISO-standardeja voi hyödyntää, vaikka niiden mukaiselle toiminnalle ei olisikaan tarkoitus hakea sertifikaattia.

Kiinnostaako laadunhallinta? Suosittelen sinulle näitä sisältöjä:

👉 Mitkä ovat ISO 9001 -standardin minimivaatimukset? | ladattava muistilista
👉 Laadunhallintamenetelmät – suunnittele, valvo ja paranna laatua| blogi
👉 Mitä on laadunhallinta IMS-ohjelmistolla?| blogi