Miksi kuvata palveluita tiedonhallintamallissa?

Tiedonhallintalaki itsessään ei velvoita toimijoita tunnistamaan ja kuvaamaan palveluita, mutta Arterin tiedonhallintamallissa ne kuuluvat kokonaisuuteen. Minun tehtäväni on seuraavaksi kertoa ja vakuuttaa sinut siitä, miksi palveluita on järkevää kuvata tiedonhallintamallissa. 

Johda tiedonhallintaa myös toiminnassa 

Tiedonhallintalaki velvoittaa toimijoita kuvaamaan muun muassa toimintaprosesseja sekä tietojärjestelmiä. Tosiasia kuitenkin on, että tietojärjestelmiä hyödynnetään prosesseissa, joilla toteutetaan palveluita. 

Vaikka tiedonhallintalaki ei suoranaisesti vaadikaan toimijoita kuvaamaan tehtäviä tai palveluita, on niiden tunnistaminen ja läpikäynti kuitenkin käytännössä toteutettava, jotta tiedonhallinta voidaan tarkoitetulla tavalla kiinnittää myös toimintaan ja sen johtamiseen. Tyypillisesti kuvattavat toimintaprosessit kiinnittyvät kuitenkin joko viranomaisen tehtävään, palveluun tai molempiin näistä.  

Arvioi muutosvaikutuksia asiakasrajapinnassa 

Tiedonhallintalain tavoitteena on parantaa suunniteltujen muutosten arviointia, ja lain mukaan muutosvaikutusten arviointi tulee toteuttaa suhteessa laissa säädettyihin kohteisiin. Toiminnan kannalta on kuitenkin hyödyllistä johtaa vaikutusten arviointi tiedoista, tietojärjestelmistä ja prosesseista aina asiakasrajapintaan – eli palveluihin asti.

Näin saadaan kaikista tehokkaimmin käyttöön taustalla vaikuttavan kokonaisarkkitehtuurin hyödyt, osataan johtaa muutosta hallitummin sekä voidaan ennakoida muutosten vaikutus asiakaskokemukseen. Lopulta kuitenkin kaiken toiminnan keskiössä on asiakas. 

 Valjasta kokonaisarkkitehtuuri hyötykäyttöön 

Vaikka lakiteksti ei sitä itsessään mainitse, menetelmä lain dokumentointiin on kokonaisarkkitehtuuri. Sen kaikista keskeisimpiä kuvauksia ovat palvelut, prosessit sekä tietojärjestelmät.

Tiedonhallintalaki velvoittaa toimijoita kuvaamaan vain toimintaprosesseja sekä tietojärjestelmiä, mutta kuvaamalla myös palvelut saadaan aikaiseksi kokonaisarkkitehtuurin kivijalka. Tästä on helppoa laajentaa kuvauksia kohti suurempaa kokonaisuutta. Näin tiedonhallinmallin toteuttaminen ei jää vain osoitukseksi lain vaatimusten täyttämisestä, vaan päästään aidosti hyödyntämään kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä.  

Siirry kohti palvelukokonaisuuden johtamista 

Kun palvelut tunnistetaan ja kuvataan, voidaan niitä lähteä johtamaan strategisella tasolla. Tällöin puhutaan palvelujohtamisesta, jonka avulla hallinnoidaan palveluiden kokonaisuutta sekä hallitaan kehittämistä. Kun yhteinen kokonaiskuva palveluista on selvillä, voidaan päätökset kehittämisprojektien järjestyksestä, menetelmistä ja toteuttamisesta perustaa tiedolle. 

Mikä on tiedonhallintamalli?

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta on tiedonhallintamallin osalta astunut voimaan 1.1.2020. Tiedonhallintamallilla tarkoitetaan mallia tiedonhallintayksikön tiedonhallinnan nykytilasta. Uusi laki määrittelee karkeasti sen sisältöä, mutta toisaalta tiedonhallintamallille ei ole määriteltävissä yhteisiä periaatteita, vaan se on kuvaus kunkin tiedonhallintayksikön nykytilasta, Valtiovarainministeriön suositus.

Arterin ARC-ohjelmisto on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti. Selainpohjaiseen ARC-ohjelmistoon voidaan mallintaa toiminnan osa-alueita strategiasta tietojärjestelmiin, ja se sisältää valmiin viitekehyksen, jonka avulla kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa ketterästi organisaation omien kehitystarpeiden mukaisesti.

Lue lisää:

• Tiedonhallintalaki lyhyesti | blogi
• Prosessien ja järjestelmien rooli tiedonhallintamallissa | blogi
• Tiedonhallintalaki pikaopas| ladattava materiaali