Miksi menestyvät yritykset hallitsevat prosessinsa?

Prosessit ovat organisaation toiminnan jatkuvuuden perusta

Mikäli et osaa kuvata sitä mitä teet prosessina, et tiedä mitä teet,”
– William Edwards Deming.

Mitä prosessilla tarkoitetaan?

Sana prosessi voi kuulostaa tavallisen työntekijän korvaan etäiseltä, mutta se on vain yleisnimi työlle, jota teemme, sillä prosesseja on kaikkialla. Kysyttäessä työntekijältä tai vaikka tuotantolaitoksen esihenkilöltä, mitä heidän työtehtäviinsä kuuluu, saakin aika tarkkoja vastauksia siitä miten organisaation prosessit toimivat.

Prosessi on toistuva ja strukturoitu toimintokokonaisuus, jolla pyritään tuottamaan lisäarvoa asiakkaalle tai organisaatiolle. Se koostuu useista vaiheista, joissa syötteitä (esim. raaka-aineita, tietoa) muutetaan tuotoksiksi (esim. tuotteiksi, palveluiksi) määritellyn tavoitteen mukaisesti.

Prosessilla on:

• Selkeä tavoite: Esimerkiksi tuotteen valmistaminen tai palvelun tuottaminen.
• Rajattu alku ja loppu: Prosessi alkaa tietystä syötteestä ja päättyy määriteltyyn lopputulokseen.
• Vastuuhenkilö: Usein prosessilla on omistaja, joka vastaa sen kehittämisestä ja suorituksesta.
• Toistettavuus: Prosessi toistetaan samankaltaisena useita kertoja.

Laadunhallinnan viitekehyksissä korostuu prosessilähtöinen toimintatapa

Esimerkiksi ISO 9000 -standardi, EFQM Excellence -malli, JHS179 -suositus ja TOGAF-malli viittaavat kaikki enemmän tai vähemmän prosesseihin tärkeänä osana toiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Tulokulmat toki ovat hieman erilaisia:

• ISO 9000 -standardin yksi laadunhallinnan periaatteista on ”Prosessimainen toiminta”.
• EFQM Excellence -mallin yksi erinomaisuuden tunnuspiirteistä on ”Ketteryys (prosessien) johtamisessa”.
• JHS 179-suositus kehottaa kuvaamaan toiminta-arkkitehtuurin osana prosessikartan, prosessien välisen vuorovaikutuksen sekä prosessit itsessään.
• TOGAF-mallin arkkitehtuurin kehitysmallin yksi osa-alueista on ”Business Architecture”.

Prosessilähtöisen toimintatavan hyödyt

• Prosessit kannustavat jatkuvaan kehittymiseen ja uuden luomiseen.
• Prosessit virheiden vähentäjänä – hyvin kuvattujen prosessien avulla työt sujuvat laadukkaammin, virheiden syyt ja kehityskohteiden tunnistaminen helpottuu.
• Prosessien avulla kuvaat organisaation tärkeimmät toiminnot – samalla toiminnan selkeyttäminen ja läpinäkyvyyden toteuttaminen mahdollistuu.
• Lisäksi prosessikuvaukset toimivat hyvänä perehdytysvälineenä ja dokumentaationa, josta voi tarkistaa miten tietty asia tehtiinkään.

Prosessien kuvaaminen ei ole vain suurien tai tietyn tyyppisten organisaatioiden tapa toimia. Prosessilähtöinen toiminta on arvokas työkalu kaikenkokoisille yrityksille, jotka haluavat selkeyttää toimintaansa, parantaa laatua ja varmistaa toimintansa jatkuvuuden.

Dokumentoitu prosessitieto on organisaation toiminnan kivijalka, joka tukee sekä arkejen toimintoja että liiketoiminnan johtamista.

Liiketoiminnan johtamisen näkökulmasta prosessilähtöinen toiminta auttaa kohdistamaan resurssit oikein ja saavuttamaan menestystä

Hyvällä prosessienhallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä ja kilpailuetua markkinoilla. Kuvaamalla prosessit, toiminnasta on mahdollista havaita kipupisteitä:

• Tuotantomekaniikasta saatetaan löytää puutteita, joita voidaan korvata paremmilla laitteilla, saavuttaen samalla tehokkuutta, laatua ja välillisesti myös säästöjä pienentyneinä reklamaatiokustannuksina.
• Myynti ja markkinointi -puolella seurataan esimerkiksi sisältömarkkinoinnin tuottamaa liidivirtaa ja optimoidaan sisältöjä tuottamaan laadukkaampia liidejä myynnille.
• Henkilöstöhallinnossa seurataan työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyttä, ja korrelaatioista voidaan kaivaa esiin henkilöstön koulutustarpeita.

Ideana on, että kun yritysten tekeminen on kuvattua, voidaan eri osa-alueita kehittää kohdistamalla resurssit oikein. Prosessien tarkoitus on siis linjata organisaatio saavuttamaan menestystä.

Prosessilähtöistä toimintatapaa hyödyntävät yritykset ovat askeleen edellä muita kun puhutaan liiketoiminnan kehittämisestä

Nykymaailmassa kaikkea toimintaa leimaa jatkuva ja kiihtyvä muutos. Ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan tässä ympäristössä, organisaatio tulee väistämättä taantumaan.

Erityisesti länsimaita koskevia muutoksia ovat tuotantotyön siirtyminen muualle, vastuullisuus ja palveluliiketoiminnan lisääntyminen. Palveluiden saralla myös kilpailu on kovaa. Samanlaisia palveluja tuottavia yrityksiä on monta ja erottuminen tässä joukossa on vähintäänkin haastavaa.

Tässä porukassa voittajia ovat toistaiseksi olleet yritykset, jotka ovat nostaneet pääfokukseen sen tekijän, joka maksaa kaikkien palkat, eli asiakkaan. Taantuvien yritysten yhtenä yhteisenä nimittäjänä taas on ollut pelkkiin kustannussäästöihin keskittyminen ja asiakaskokemuksen unohtaminen.

• Menestyjäorganisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa – he mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti.
• Taustalla vaikuttaa organisaation yhteinen ymmärrys siitä, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluaan paremmin kuin kilpailijansa.
• Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei yksinään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn. 

Tulevaisuudessa pärjäävät sellaiset organisaation, jotka johtavat ja kehittävät prosessejaan asiakasnäkökulmasta ja tuottavat siltä pohjalta parempia tuotteita ja palveluita. Me Arterilla keskitymme auttamaan asiakkaitamme dokumentoimaan toimintaansa tavalla, joka tuottaa heille hyötyä.