Mikäli et osaa kuvata sitä mitä teet prosessina, et tiedä mitä teet,”
– William Edwards Deming.
Sana prosessi voi kuulostaa tavallisen työntekijän korvaan etäiseltä, mutta on itse asiassa vain yleisnimi työlle, jota teemme. Kysyttäessä työntekijältä tai vaikka tuotantolaitoksen esimieheltä, mitä heidän työtehtäviinsä kuuluu, saakin aika tarkkoja vastauksia siitä miten organisaation prosessit toimivat. Kuva ei välttämättä ole yhtä selkeä siellä, missä yritystä johdetaan, ellei kokonaisuutta ole kuvattu selkeiksi ja mitattaviksi prosesseiksi.
Toimintajärjestelmä näyttää mitä johdetaan
Monissa yrityksissä toiminta- tai johtamisjärjestelmä prosesseineen kuvataan, jotta nähdään selkeästi se, mitä johdetaan.
Toiminnan prosesseja tukee dokumentaatio, joka ohjaa toimintaa. Esimerkiksi myynnin toimintaa tukevat valmiit tarjouspohjat ja esitykset, kun taas tuotantopuolella tuotteen piirustukset ja työohjeet selkeyttävät tekemistä.
Prosessien toteutumista seurataan erilaisilla raporteilla, esimerkiksi poikkeamien kirjaamisella tai reklaamaatioita hoitamalla. Lisäksi hallinnan tukena ovat mittarit, jotka indikoivat eri asioiden kehittymistä ja helpottavat operatiivista johtamista. Kermana kakun päällä hyvässä ja standardien mukaisessa toimintajärjestelmässä yrityksen riskit ja mahdollisuudet on kuvattu, ja niitä katselmoidaan vuosikellon osoittamina ajankohtina.
Tällaisia johtamis- tai toimintajärjestelmällään laatustandardit täyttäviä yrityksiä on Suomessakin tuhansia. Silti jotkin niistä erottuvat edukseen erinomaisella prosessihallinnalla.
Prosessihallinta auttaa kohdistamaan resurssit oikein
Hyvällä prosessihallinnalla voidaan saavuttaa merkittäviä hyötyjä ja kilpailuetua markkinoilla. Kuvaamalla prosessit selkeästi, toiminnasta on mahdollista havaita kipupisteitä. Tuotantomekaniikasta saatetaan löytää puutteita, joita voidaan korvata paremmilla laitteilla, saavuttaen samalla tehokkuutta, laatua ja välillisesti myös säästöjä pienentyneinä reklamaatiokustannuksina.
Myynti ja markkinointi -puolella seurataan esimerkiksi sisältömarkkinoinnin tuottamaa liidivirtaa ja optimoidaan sisältöjä tuottamaan laadukkaampia liidejä myynnille. Henkilöstöhallinnossa seurataan työntekijöiden ja asiakkaiden tyytyväisyyttä, ja korrelaatioista voidaan kaivaa esiin henkilöstön koulutustarpeita.
Ideana on, että kun yritysten tekeminen on kuvattua, voidaan eri osa-alueita kehittää kohdistamalla resurssit oikein. Prosessien tarkoitus on siis linjata organisaatio saavuttamaan menestystä.
Prosessinsa kuvaavat yritykset vastaavat myös tulevaisuuden haasteisiin
Nykymaailmassa kaikkea toimintaa leimaa jatkuva ja alati kiihtyvä muutos. Ilman kykyä johtaa ja kehittää prosessejaan tässä ympäristössä, organisaatio tulee väistämättä taantumaan.
Erityisesti länsimaita koskevia muutoksia ovat tuotantotyön siirtyminen muualle ja palveluliiketoiminnan lisääntyminen. Palveluiden saralla myös kilpailu on kovaa. Samanlaisia palveluja tuottavia yrityksiä on monta ja erottuminen tässä joukossa on vähintäänkin haastavaa.
Tässä porukassa voittajia ovat toistaiseksi olleet yritykset, jotka ovat nostaneet pääfokukseen sen tekijän, joka maksaa kaikkien palkat, eli asiakkaan. Taantuvien yritysten yhtenä yhteisenä nimittäjänä taas on ollut pelkkiin kustannussäästöihin keskittyminen ja asiakaskokemuksen unohtaminen.
Menestyjäorganisaatiot hiovat asiakastyytyväisyyteen vaikuttavat prosessinsa huippuunsa. Ne myös mittaavat ja optimoivat prosessejaan jatkuvasti. Taustaymmärryksenä on se, mitä ja erityisesti miten yritys tuottaa palveluaan paremmin kuin kilpailijansa. Pelkkä prosessien kuvaaminen ja mittaaminen ei sinällään riitä, vaan lisäksi tulee ymmärtää, miten eri ihmisten roolit linkittyvät asiakashyötyyn.
Näkisin, että tulevaisuudessakin pärjäämään tulevat ne, jotka johtavat ja kehittävät prosessejaan asiakasnäkökulmasta ja tuottavat siltä pohjalta parempia tuotteita ja palveluita. Me Arterilla keskitymme jatkossakin auttamaan asiakkaitamme tekemään prosessien polun näkyväksi.
Lue lisää:
