IMS-ohjelmiston prosessit-osiossa on kolme keskeistä kohtaa:
- prosessikartta,
- prosessipuu ja
- kolmisivutekniikka.
Näiden ympärille rakentuu kokonaisuus, jonka tavoitteena on kuvata organisaation toiminta prosesseina. Perustelen seuraavaksi, miksi kyse ei suinkaan ole vain prosessikaavioiden piirtämisestä.
Useimmiten mallintamistyö aloitetaan prosessikartasta, jolloin etsitään vastausta kysymykseen, miten korkeimmalla tasolla hahmotetaan organisaation toiminta.
Prosessikarttaan tulee itsestään selvästi organisaation nimi, jolloin oikein valitun komponentin alta aukeaa mahdollisesti myös organisaatiokaavio.
Nimen jälkeen asetetaan usein johtaminen ylimmäksi, sen alle kuvataan ydinprosessit.
Ydinprosesseilla tarkoitetaan siis niitä prosesseja, joissa on asiakasrajapinta. Ne lähtevät asiakkaan tarpeesta ja päätyvät siihen, että asiakkaalle toimitetaan palvelu tai tuote.
Alimmaksi karttaan sijoitetaan tukitoiminnot. Edellä mainittu on siis yksi mahdollinen tapa kuvata organisaation toiminta kaaviokuvana.
Prosessipuu rakentuu askel kerrallaan
Prosessikartasta lähdetään rakentamaan prosessipuuta alaspäin. Työn aikana pohditaan, kuinka paljon tasoja puuhun rakentuu ja kuinka pian päästään lehtitasolle. Prosessipuun tasojen määrää ei kuitenkaan ole rajoitettu. Jos on tarpeen kuvata prosesseista verkko, se tehdään kaavioihin oikeisiin kohtiin sijoitettujen prosessilinkkien avulla.
Usein nousee myös kysymys siitä, miten toimipisteet ja yksiköt näkyvät prosessipuussa. Prosessipuuta muutettaessa käytetään prosessileikepöytää, joka on osion järein työkalu.
Alimmalla tasolla prosessit kuvataan kolmisivutekniikan avulla. Jokaisesta kuvattavasta prosessista täytetään yhteenvetotiedot, kaavio ja vaiheidenkuvaustaulukko, joilla on kaikilla erilainen näkökulma sisältöön. Vaiheidenkuvaustaulukko taas muodostuu kaavion perusteella automaattisesti.
Kolmisivutekniikan periaatteena on tietojen ja toimintojen erotteleminen.
Kaavioita pyritään pelkistämään siten, että niistä löytyy olennaisin tekeminen, kun taas tietosisältö tarkentuu asteittain käyttäjän tahtotilan mukaisesti (kuten hypertekstissäkin kts. toimintakäsikirja).
Kuvauksissa ollaan siis kaavioissa karkeimmalla ja asiakirjalinkeissä tarkimmalla tasolla.
Kaaviossa aika etenee vasemmalta oikealle ja asiakas kuvataan ylimmällä uimaradalla. Kolmisivutekniikka on kuvattu tarkemmin tässä Prosessienkuvausohjeessa.
Muista prosessiosion linkitykset
IMS-ohjelmiston prosessiosio on toimialariippumaton. Myös prosessikaavioeditori (Blueprint) tukee tätä ominaisuutta tarjoamalla käyttäjälle useita erilaisia mallintamistapoja (eri paketteja). Kaavioita voi siirtää eri IMS-järjestelmistä toiseen tiedostojen avulla (XML-toiminnot).
Prosessiosioon on usein tarkoituksenmukaista tehdä linkkejä sekä muualle IMS-ohjelmistoon että intra- tai internettiin. Sisäiset linkit voivat viitata esimerkiksi työohjeisiin, viiteohjeisiin tai menettelyohjeisiin dokumenttiosiossa tai työn tuloksiin mittaristo-osiossa. Myös palautteiden syöttö (raportit-osiossa) voidaan ohjata aloitettavaksi prosesseista.
Parhaimmillaan prosessiosio siis kokoaa yhteen muiden IMS-osioiden sisällön.
Prosesseista päästään käsiksi ohjaavaan tietoon ja syntyvään ja jäljitettävään tietoon.
Prosessiosion sisältö voidaan siis kiteyttää kolmeen sanaan. Silti sen muuntautumiskyky tukee sekä pienen että laajalle polveilevan organisaation toiminnan kuvauksia. Kolmisivutekniikan mukainen filosofia voidaan ottaa täysimääräisesti käyttöön tai se voidaan sivuuttaa kokonaan.
Käyttöoikeudet voidaan luoda mahdollisimman yksinkertaisesti, tai ne voidaan erotella tarpeen mukaan jopa prosesseittain.
Versioita voi ajan myötä syntyä paljon, tai hyväksyntä voidaan tehdä vain kerran.
Värejä ja kuvia voidaan käyttää runsaasti, tai ne voidaan ohittaa kokonaan.
Koska soveltamismahdollisuuksia on monia, niin lopputulos on aina organisaation itsensä näköinen. Siksi onkin aina niin kiinnostavaa tutustua asiakkaidemme sisältöihin ja kuunnella heidän ajatuksiaan toimintajärjestelmätyöstä.
